Okmányirodák a valóságban, avagy az elsô (bal)lépések 2000/2

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Okmányirodák

Okmányirodák a valóságban, avagy az elsô (bal)lépések 2000/2

II. évfolyam, 2. lapszám
Szerző(k):
Vadászi Tiborné Szolnok Polgármesteri Hivatal osztályvezetô



Jómagam és munkatársaim a 2000.év elsô munkanapját nem kis izgalommal vártuk. Nem volt számunka zavartalan az évszázadforduló. Az év végi ünnepek egyikünknek sem jelentette az ilyenkor szokásos kikapcsolódást, pihenést. Szerencsénkre családtagjaink az elôzô egy-két hónap bennünk felhalmozódott feszültségét igyekeztek feloldani. Megértéssel fogadták, hogy az adott helyzetben nem volt más választási lehetôségünk, mint minden energiánkkal arra koncentrálni, hogy január 3-án a lehetôségekhez képest a legfelkészültebben várjuk ügyfeleinket.

 


1999 nyarán a Belügyminisztérium felmérést végzett arról, hogy mely önkormányzatok tudják biztosítani az okmányirodák működési (elhelyezés, technikai kapcsolódás, infrastruktúra) feltételeit. E felmérés során nem sikerült pontos információkat kapni, hogy a feladat milyen helyiségigényű, mennyi munkateher várható, a munkafolyamat hogyan szervezhetô. A bizonytalansági tényezôk még akkor is fennálltak, amikor a BM megállapodás-tervezetét kézhez kaptuk. Nem kevés dilemmát okozott a megállapodás aláírása, az önkormányzat vezetése – mérlegelve megyei jogú városi presztízsünket, a felkészülésre rendelkezésre álló igen rövid idôt – mégis úgy döntött, hogy vállaljuk a helyiség kialakítását és 2000. január 1-jétôl az okmányiroda működtetését.
Munkatársaim közül négyen tanfolyamon vettek részt Kecskeméten, ahol két hét alatt kellett számítástechnikai, jogi és kommunikációs ismereteket elsajátítaniuk és vizsgát tenniük. A tanfolyamtól mindannyian azt vártuk, hogy a résztvevôk megtanulják a munkafolyamat egyes mozzanatait, ismerjék az alkalmazandó technikákat és alkalmazásokat. Ez nem így történt! Az oktatás a leglényegesebb kérdésekben jogszabálytervezetek alapján, jogértelmezési ellentmondások ismertetésével, valamint folyamatos tankönyvkorrekcióval zajlott, és egyáltalán nem volt lehetôség az alkalmazandó szoftverek megismerésére. Helyesnek bizonyult azonban az a döntésünk, hogy a tanfolyamon egy fô a népesség-nyilvántartásból, egy fô pedig az ügyféltájékoztató részlegbôl vett részt, akik már rendelkeztek a várható feladathoz kapcsolódó ismeretekkel.
A 2000. évben a hivatal ügyfélszolgálati irodájának belsô átrendezésével, valamint egy irodahelyiség igénybevételével biztosítható a jelenlegi feladatellátás, a kulturált ügyfélfogadás. Már a kialakításkor látható volt azonban, hogy e helyiség már nem lesz alkalmas a novembertôl, illetve 2001-tôl várható feladatbôvülés fogadására.
Nem kevés izgalommal, a minél szélesebb körű ismeretszerzés igényével és szakmai kihívásként értékelve vettünk részt azon a három technikai próbán, amely az éles rendszer indulását megelôzte. Mi magunk is érzékeltük a projektben részt vevôk erôfeszítéseit, tenni akarását és esetenként bizonytalanságait is.
Eljött az elsô munkanap! Megtippeltünk, hogy a város mely három polgára fog elsôként megjelenni, kettô bejött! Ezen a napon volt minden: szembesültünk 1994-ben lejárt állandó és 1996-ban lejárt ideiglenes személyazonosító igazolvánnyal, vidékrôl beérkezô hetvenéves bácsi határidô nélküli érvényes okmányával és még sok egyébbel. Másnap megérkezett a postától a talált okmányok csomagja, majd megkaptuk a rendôrkapitányságtól a folyamatban lévô ügyeket. Amikor az ötödik napon a huszadik jegyzôkönyvet vettük fel személyazonosító igazolvány elveszítésérôl, egyre inkább tudatosult bennünk, hogy az elôzetes elképzelésünket is felülmúló állampolgári igénnyel állunk szemben és egy igen szerteágazó feladatkörrel. Az is nyilvánvalóvá vált, hogy négy fô okmányirodai munkatárs teljes munkaidôben nem képes a feladatok teljes körű ellátására.
A tapasztalatok azt bizonyítják, hogy helyes volt az okmányiroda–népesség-nyilvántartás–ügyfélszolgálat szoros munkakapcsolatát megteremteni. Az okmányügyintézôk már csak azokkal az ügyfelekkel találkoznak, akiknek minden becsatolandó okmánya rendelkezésre áll, jogosultak a személyazonosító igazolvány kérésére. Ezt azzal tudjuk biztosítani, hogy külön munkatárs fogadja az okmányügyintézés céljából érkezô ügyfeleket, megadja a telefonon és személyesen érdeklôdôknek a szükséges felvilágosítást, felhívja ôket a szükséges alapiratok beszerzési helyére és módjára.
A szolnoki lakcímváltoztatásokkal kapcsolatos bejelentések fogadása az ügyféltájékoztató részlegben történik, onnan kerül át a lakcímjelentô lap feldolgozásra és a lakcímkártya elkészítése céljából az okmányügyintézôkhöz.
E legfontosabb munkaszervezési intézkedésekkel sikerült biztosítani, hogy városunkban nem volt tolongás, nem kellett sorszámot osztani, viszonylag rövid várakozási idô után intézhették ügyeiket a megjelent polgárok.
A kezdeti nehézségek kezeléséhez megítélésem szerint az is hozzájárult, hogy a települések jegyzôi részére az elsô napokban részletes tájékoztatót tartottunk, írásos segédanyagot adtunk, és kértük közreműködésüket az ügyfelek tájékoztatásában. Felhasználtuk a helyi média adta lehetôségeket. A megyei, városi írott sajtóban, a városi televízióban, illetve a helyi rádiókban riportok, információk hangzottak el az ügyintézés módjáról, helyérôl.
Az a tapasztalatunk, hogy az okmányirodák tevékenységével kapcsolatos észrevételekben csak a személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos feladat került elôtérbe. Most már megállapítható, hogy legalább a felét jelenti munkaterheinknek a lakcímigazolványokkal kapcsolatos ügyintézés. Csak Szolnok városban, napi átlagban harminc, de esetenként ötven-hatvan lakcímváltozás bejelentése történik, ehhez kapcsolódik az illetékességi területünkhöz tartozó 18 település beérkezett adatainak feldolgozása, a lakcímkártyák elkészítése és postázása.
Álmainkban sem gondoltuk, hogy ennyi személyazonosító igazolvány elvész, megrongálódik, mióta új típusú és korszerű okmány kérhetô. Nekünk – azon kívül, hogy felvesszük az ügyfél elvesztésrôl, megrongálódásról szóló, büntetôjogi felelôssége tudatában tett nyilatkozatát – nincs más tennivalónk, mint igény esetén kezdeményezzük az új okmány kiállítását.
Az összegzés elkészítésekor e ponton visszakalandoztam annak címéhez és felteszem a kérdést: voltak-e ballépéseink? Kijelenthetem, hogy a szó szoros értelmében nem, nekünk nem. Vannak még egymás között is jogértelmezési vitáink, gyakran elô kell vennünk a most már nagyon hasznos és pontos kezelési útmutatókat, adósak vagyunk a teljes munkafolyamatot átfogó munkaköri elhatárolásokat rögzítô munkaköri leírások elkészítésével, és elôtte állunk a hivatalunkban folyó ISO minôsítési folyamatban e munkaterületre vonatkozó szabványnak megfelelô folyamatleírás megalkotásának.
Úgy ítélem meg, hogy a rendelkezésre álló rövid felkészülési idô alatt és azóta is mindannyian feszített munkatempóban dolgozunk, és a vázolt munkaszervezési intézkedésekkel sikerült a kezdeti zökkenôkön úrrá lennünk. Ezt akár sikerélményként is megfogalmazhatjuk. Szükségesnek látjuk azonban a technikai feltételek bôvítését, új munkaállomás létesítését és az ahhoz szükséges személyi feltétel megoldását.
Közös tanulságként megfogalmazhatjuk, hogy a várható feladatbôvülésre sokkal hosszabb felkészülési idôt kell biztosítani. Idôben történjen meg a munkatársak tanfolyami képzése, a munkafolyamatot segítô informatikai háttér megteremtése, az alkalmazandó szoftverek tesztelése, betanítása. Nem utolsósorban az elhelyezés végleges megoldása feltételezi, hogy feladatbôvülésre sor kerülhessen. Erre is vannak javaslataink, amihez pénzügyi forrás szükségeltetik, ami nem áll önkormányzatunk rendelkezésére.

 

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu