„Méltó célra irányítsd cselekedeteid, de ne kérdezd,
elérhető-e a cél. Tetteid modellként, példaként
szolgálhatnak mások számára…”
(Szilárd Leó)

E-döntéshozatal papírtól a workflow-ig

Százhalombatta azon szerencsés települések egyike, ahol még a rendszerváltozás előtt elkezdődött az infokommunikációs eszközök hivatali munkában való használata.
Az első jelentős számítástechnikai fejlesztésre azonban 1990-ben került sor, amikor a géppark ötszörösére nőtt, s létrejött a belső hálózat. Három év múlva, az akkor 66 fős hivatal minden irodájában volt számítógép (40 db), majd 1996-ban további 30-at vásárolt a város a munka hatékonyságának növelésére. Ennek keretében a képviselő-testület tagjai is kaptak asztali számítógépeket. 1996 szeptemberében kezdődött el a testületi munkával kapcsolatos anyagok számítástechnikai adathordozón való (floppy lemez) továbbítása. A használat során felmerült, hogy sokkal rugalmasabb lenne, ha a képviselők saját maguk, bármely nekik megfelelő időpontban kezdeményezhetnék az anyagok átvételét a számítógépükre. Az adattovábbítás – gazdaságilag és technikailag – optimális megoldásaként a Polgármesteri Hivatalban Windows 3. 5 NT szerver üzembe helyezésével (megfelelő jogosultság és védelmi rendszer biztosítása mellett), valamint két zöldszámos telefonvonal kiépítésével, modemes kapcsolaton keresztül valósult meg. Az előterjesztések nem hivatalban készülő mellékletei digitálisan, szkenner segítségével képi formátumban voltak elérhetőek. Az eszközök bővítésével és a szoftverek frissítésével 2003-ig működött így az adattovábbítás.
Százhalombatta Város Önkormányzata Képviselő-testülete 2003 februárjában döntött úgy, hogy az intelligens város „létrehozása” csakis rendszerszemléletű moduláris számítástechnikai fejlesztés segítségével valósulhat meg. Ennek érdekében a képviselők részére laptopot biztosított, szélessávú internet hozzáféréssel. Mérföldkőnek tekinthető az, hogy egy a számítástechnikai cég bevonásával kifejlesztettük a Lotus Notes alapon működő önkormányzati munkát támogató rendszert (ÖMTR). Ez a workflow rendszer gyakorlatilag a teljes döntéshozatali folyamat támogatására alkalmas, az előterjesztések kezelésétől a döntések végrehajtásáig. A keretrendszer tartalmaz teljes körű levelezést, egyéni és csoportos naptár- és feladatkezelést is.
Az ÖMTR szigorúan szabályozza az előterjesztések hozzáférését. A rendszer az ülések előkészítésének folyamatát a munkaterv készítésétől a képviselők tájékoztatásáig támogatja, így a képviselők folyamatosan kapják meg elektronikusan a jóváhagyott előterjesztéseket. Ez természetszerűleg a képviselők számára is kihívást jelentett. Nem egyforma lelkesedéssel fogadták a rendszer bevezetését, és a papír alapú anyagok kiiktatását, de mára már természetessé vált számukra, hogy az előterjesztéseket ebben a formában kapják meg. A rendszer a kezdeti nehézségek ellenére nagyban megkönnyíti az Ő munkájukat is, mivel összeszedetten, rendszerezetten, együtt tekinthetik át az előterjesztéseket az esetleges módosító indítványokkal, valamint a bizottságok állásfoglalásával. Így jobban átláthatók számukra az egyes témák kapcsán megfogalmazódott álláspontok, és megalapozottabban tudják meghozni döntéseiket. Emellett, az időt-rabló adminisztratív munkától (mi-hová tartozik) is megszabadítja őket a rendszer.
Az ÖMTR beváltotta a hozzá fűzött reményeket, így Százhalombatta képviselő-testülete úgy döntött, hogy a nem képviselő bizottsági tagok számára is e rendszeren keresztül kívánja biztosítani a munkájukhoz szükséges előterjesztéseket és információkat.  A döntésnek köszönhetően 2007 decemberétől nekik is lehetőségük van – a részükre vásárolt laptop használatával-, WEB-es felületen, böngésző használatával elérni a dokumentumokat.
Az alkalmazás többek között lehetővé teszi még, az egyes (képviselő-testületi, bizottsági) ülésekhez meghívó generálását, továbbá minden üléshez rögzíthető jegyzőkönyv, vagy csatolható bármilyen formátumú állomány. A rendszer lehetőséget biztosít továbbá a rendeletek nyilvántartására, és automatikusan kezeli a rendeletek hatályosságának jelölését. A helyi jogszabályoknak a www.szazhalombatta.hu hivatalos városi honlapra történő publikálása is automatikus.
A rendszer hatékonyan támogatja az ülésen meghozott határozatok végrehajtásának követését is. Minden kiadott feladatról értesítést küld e-mailben a kijelölt felelősök részére, legyen az egy határozat végrehajtásával összefüggő feladat, vagy egy előterjesztés előkészítésére, véleményezésére vonatkozó feladat. Képes arra is, hogy az elvégzett feladatokkal kapcsolatos beszámolóikat a felelősök a rendszerben rögzítsék és ezek alapján a rendszer automatikusan állítja össze a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló tájékoztatót. Egy másik funkció lehetővé teszi a közigazgatási hivatalok felé az előírt adatszolgáltatás elektronikus formában való előállítását. Az ÖMTR kiegészítő szolgáltatásai a hivatali hierarchia alapján kiadott feladatkezelés és ISO dokumentációkezelés.
Összefoglalva, az önkormányzati munkát támogató rendszer jelentős mértékben megváltoztatta önkormányzatunk működését, egyszerűsítette a Polgármesteri Hivatal munkáját és ami szintén nem elhanyagolható szempont: összességében lényegesen kevesebb költséggel tudjuk az ülések előkészítését megszervezni, mint korábban.
Rendszerünket szívesen bemutatjuk azon kollégák részére, akiknek érdeklődését cikkünk elolvasása felkeltette.