Tatabánya Megyei Jogú Város Képviselőtestülete az új, korszerű okmánycsalád kidolgozásával és bevezetésével kapcsolatos feladatokról szóló 2380/1996. (XII.20.) kormány határozata alapján 1999. december 1-vel 225/1999. (X.21.) kgy. számú határozatával létrehozta az Okmányirodát és felhatalmazta a jegyzőt az ezzel kapcsolatos feladatok ellátására.

A megalakulás évében az iroda öt fővel, három munkaállomáson mindössze két irodahelyiségben kezdte meg működését. Induláskor a központi okmányprojektet nem kerülték el a gyermekbetegségek, így a számítástechnikai eszközök telepítésének késése, az irodabútorok szállítási határidejének csúszásai, az alkalmazott szoftverek működésében jelentkező hibák, folyamatos adatátvitel problémák (nem létező kapcsolat vagy annak lassúsága). E kezdeti nehézségek nem segítették elő az Okmányirodák megítélését.
Az évek folyamán számos „rakománnyal” lett gazdagabb a körzetközponti feladatokat ellátó jegyző, amely egyet jelentett az Okmányiroda feladatának bővülésével.
A „rakomány”
2000. Okmányiroda, személyazonosító igazolvány
2000. Lakcímigazolvány
2000. Egyéni vállalkozói igazolvány
2001. Közlekedés-igazgatási feladatok (jogosítvány, gépjármű igazgatási ügyek)
2002. Választással, népszavazással összefüggő feladatok
2003. Útlevél
2004. Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványa
2005. Ügyfélkapu, ügyfél-regisztráció (Ügyfélkapu)
2007. Címnyilvántartás vezetése
Az évek folyamán az Okmányiroda létszámában és terjedelmében is együtt nőtt az újabb feladatokkal. A tatabányai Okmányiroda több, korábban önálló szervezeti egységet olvasztott magába. Elsőként a népesség-nyilvántartási csoportot, majd rövid időn belül az anyakönyvi csoportot is. Ennek nagyon egyszerű, ésszerűségi okai voltak: e két részleg az okmány-nyilvántartás alappillérének tekinthetőek.
Jelenleg az Okmányiroda a városháza épületének földszinti és I. emeleti szárnyában működik. Ügyfélfogadáshoz kapcsolódó ügyintézés 7 irodában működik, 24 munkaállomáson.
Okmányiroda személyi- és tárgyi feltételei
– Okmányiroda körzetéhez tartozó lakosság száma:   90.582 fő
– Okmányiroda alapterülete:      500 m2
– Okmányiroda ügyfélvárakozó alapterülete:   180 m2
A feladatbővüléssel együtt járó mennyiségi és területi terjeszkedés mellett Hivatalunk nagy hangsúlyt fektetett a minőségi ügyintézés feltételeinek megteremtésére. Lényegesen egyszerűbb ügyintézési mechanizmust alakított ki a Hivatal 2001. április 1-jétől az Okmányirodán, ezáltal csökkent a sorbaállási és várakozási idő. Lehetőség van telefonos és interneten történő bejelentkezésre, információkérésre.
Az irodán a GloboMax által kifejlesztett tízpultos, nyolc szolgáltatást nyújtó, tovább bővíthető ügyfélhívó rendszer működik. Az ügyfelek központi egységen kérhetnek ügytípusonként sorszámot. Az ügytípus megfogalmazását, megnevezését az „élet”, a gyakorlati tapasztalatok alapján határoztuk meg. Az ügyfélhívó elősegíti az ütemezett, tervezhető ügyfélfogadást. 2005. szeptember 12-től előzetesen interneten is bejelentkezhetnek az ügyfelek a www.tatabánya.hu városi honlapon. Emellett működik egy ingyenes telefonszám, amelyen szintén kérhető ügyintézési időpont, illetve információs munkatársunk készséggel segíti tájékoztatásával az ügyfeleket.
További lehetőség az ügyfeleink számára, hogy Ügyfélkapun keresztül is fogadunk előjegyzéseket, időpontfoglalásokat. A rendszer indulása 2004. február 2. A szolgáltató rendszer nyújtotta lehetőségek szinte teljes körét (anyakönyvi ügyek kivételével) felajánlottuk az interneten ügyet intéző ügyfelek részére.
Postai szolgáltatás
A másik ügyintézést könnyítő szolgáltatásunk, az illetéktörvény változásával hozható összefüggésbe, ugyanis az okmányirodai eljárásokban 2005. április 1-jétől megszűnt az illetékbélyeg használata, ezt váltotta az eljárások illeték- és díjfizetéseinek postai úton való intézése. Az Okmányiroda havonta közel ötezer ügyet intéz, azaz naponta mintegy kétszázötven ügyirattal foglalkoznak a munkatársak. Az esetek többségében ez illeték- és díjfizetéssel jár, melynek összege havonta meghaladja a több tízmillió forintot. Többek között ezen okok és lakossági igény is indokolta a befizetések helyben történő biztosítását, azaz helyi postai szolgáltatás kialakítását az Okmányirodán. 2005. április 4-én a Tatabánya I. sz. főposta felügyelete alatt postai okmányirodai kirendeltség kezdte meg működését a Fő tér 8 sz. alatti Okmányiroda épületében. Díjtérítés nélkül postai szolgáltatást is ellátnak, így: levélpostai küldemények felvételét, postai értékcikk árusítását, belföldi postautalványok és készpénz-átutalási megbízások felvételét végezik. A postai kezelőablak nyitvatartási ideje megegyezik az Okmányiroda ügyfélfogadási idejével. A lakosság körében igen népszerű okmányirodai posta-kirendeltség időközben újabb kezelőablakot nyitott. A postai szolgáltatással sikerült elérni, hogy az Okmányiroda munkája javuljon, illetőleg gyorsabbá váljon.
Okmányirodánk megítélése jó és egyre jobb, hiszen egyre több ügyfél keresi fel távolabbi településekről is. A dinamikus fejlődés köszönhető mind az ügyfeleknek, mind az Okmányiroda ügyintézőinek.