Amikor a címnyilvántartást, a címek nyilvántartását említjük, akkor egy olyan egységes, rendszerezett adatbázisra gondolunk, amely tartalmazza az összes különböző címet, ahol – szemléletesen megfogalmazva –, a postás megtalálja a címzettet. Egy cím ún. címelemekből épül fel, pl. a település megnevezése, az irányítószám, a közterület megnevezése és annak jellege (út, utca, tér, …stb.), a házszám vagy a helyrajzi szám, lépcsőház, szint, ajtó.

Egy természetes vagy jogi személy adatai megadása során gyakran kell a lakcímet, illetőleg a székhelycímet rögzíteni. A címadatok különböző nyilvántartásokba kerülnek be, és előfordul néha, hogy egy személy címe különbözőféleképpen van nyilvántartva, vagy ugyanazon a címen lakó személyek címe nem ugyanúgy szerepel a nyilvántartásokban. Azaz ugyanannak a személynek különböző nyilvántartásokban más-más címe lehet, illetve ugyanabban a lakásban vagy házban lakó személyeknek más-más a címük a nyilvántartás szerint. Sőt, még rosszabb esetben nem létező címek is megadásra, majd nyilvántartásra kerülhetnek. Ezekből aztán adódhatnak bonyodalmak. Ezen okok miatt a szakembereket már régóta foglalkoztatta a gondolat, hogy a címeket egyetlen adatbázisba gyűjtsék össze, és a többi, címeket is tartalmazó nyilvántartás feltöltésekor ebből az érvényes és létező címeket tartalmazó közös címnyilvántartásból válasszák ki a rögzítésre kerülő címet.
Országos címnyilvántartás 2007 áprilisától
A Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (KEKKH) a személyi adat- és lakcímnyilvántartás 2007-es megújításának első állomásaként hívta életre a címnyilvántartás országos adatbázisát, amely a tervek szerint az ország összes címét, tehát a nem lakás célúakat is tartalmazza. Az adatbázis megszületésekor az országos személyi adat- és lakcímnyilvántartás adatbázisában (SZL) nyilvántartott lakóhely és tartózkodási hely címek kerültek át a címnyilvántartás adatbázisába, amely a későbbiekben kiegészítésre szorul a nem lakáscélú épületek és az indulás után létrejövő címekkel, és amelyből megszüntetésre kell, hogy kerüljenek a nem létező címek, módosításra a nem megfelelő címek. Tehát ahhoz, hogy egy jó minőségű nyilvántartást kapjunk, folyamatosan kell dolgozni, valamint felül kell vizsgálni az összes címet, ami nagy horderejű munka. A munka megkönnyítése érdekében az adatbázis kezelését támogató informatikai rendszerben a fejlesztőknek köszönhetően több összefüggő változáshoz külön funkciók állnak rendelkezésre, még ha első ránézésre bonyolultnak tűnnek is (pl. klónozás funkció, vagy a közterület átszámozásához külön változás létrehozása), és a használat során keletkezett tapasztalatok, javaslatok alapján folyamatosan fejlesztik, bővítik a rendszer funkcióit.
A címnyilvántartás kulcsszereplői
Az elindulás után a címnyilvántartás vezetése és felülvizsgálata a jegyzők és a népesség-nyilvántartási feladatokat ellátó ügyintézők, a közigazgatási hivatalok és a KEKKH kijelölt munkatársainak feladata. A munka tetemes részét a jegyzők és az ügyintézők látják el, amikor nyilvántartásba veszik az új címelemeket, módosítják, illetve megszüntetik azokat. Ők a címnyilvántartás kulcsszereplői, hiszen Ők azok, akik az ügyiratok alapján, illetőleg fizikailag meggyőződve el tudják dönteni, hogy egy cím valóban megfelelő-e vagy sem. Az eddig is leterhelt jegyzők és ügyintézők munkája a címnyilvántartás vezetésével így megnőtt ugyan, de ők jelentik a garanciát arra nézve, hogy új címek csak megfelelően átgondolva, dokumentumokkal alátámasztva kerüljenek a nyilvántartásba. Az Ő áldozatos munkájuknak eredményeképpen előálló címnyilvántartás a kapcsolódó rendszerek általi felhasználása során erről nem szabad megfeledkeznünk. Továbbá számos egyéb feladatuk végrehajtása során a jegyzők és az ügyintézők is megtapasztalhatják az egységes címnyilvántartás vezetéséből származó előnyöket , tehát végső soron az Ő munkájukat is jelentősen megkönnyíti (gondolok itt a különböző statisztikákra, adatszolgáltatásokra).
További „felhasználók”
Elsősorban a személyi adat- és lakcímnyilvántartás országos adatbázisát kell megemlíteni, amely a címnyilvántartás adatbázisának felállításáig helyettesítette a címek nyilvántartását több-kevesebb sikerrel, ahogy ez az előbbiekben említésre került. Jelenleg minden egyes lakóhely vagy tartózkodási hely bejelentése során ügyvitelileg és informatikailag is ellenőrzésre kerül a cím helyessége. Csak a címnyilvántartásban szereplő címre lehet bejelentkezni.
Ez szintén igaz a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal adatbázisára, a Hivatal országos informatikai rendszere segítségül hívja a címnyilvántartási adatbázist a címek rögzítése során.
A címnyilvántartásra épül a 2007 júliusától működő intézmények, valamint körzetek országos nyilvántartása, amely adatbázisok kezelését támogató programok a címnyilvántartás informatikai rendszerébe kerültek integrálásra tekintettel az összefüggések szorosságára. A 2008-ban indult szervnyilvántartás is ebben a rendszerben található, szintén az említett okok miatt.