Az MTA SZTAKI Elektronikus Kormányzat Módszertani Központja a Földmérési és Távérzékelési Intézettel (FÖMI) együttműködve 2007-ben „Az önkormányzati és földhivatali feladatok kölcsönös elektronikus szolgáltatásokkal és adatokkal való támogatása” címmel pilot projekt indítását határozta el. A pilot megvalósításának Tiszaújváros Önkormányzata adott otthont. Jelen cikk a pilot projekt igazgatási tapasztalatait összegzi.

A pilot projekt keretében felmértük az építéshatósági engedélyezési eljárások jogszabályi kereteit és igazgatási folyamatait, különös tekintettel az elsőfokú építéshatóság és a társhatóságok közti kapcsolódási pontokra. A munkánk elsősorban az építéshatóság és a földhivatal együttműködésének vizsgálatára terjedt ki. A pilot projekt bemutatóval zárult, ahol a gyakorlatban sikerült bemutatnunk, mennyivel gyorsabb és hatékonyabb lehetne az ügyintézés, ha a hatóságok nyilvántartásai között létezne online elektronikus kapcsolat.
A hatósági ügyintézés kialakítandó új modellje szerint a hatósági eljárásnak máshol kellene kezdődnie és máshol kellene végződnie. A front-office megközelítés szerint az állampolgár számára érdektelen, mikor, milyen hatósággal, állami szervezettel van kapcsolatban, az ügyében ki, hol, milyen mozzanatot intéz, melyik hatósági adatbázisban hol, milyen adatot kell ehhez bejegyezni, módosítani, esetleg törölni, hány párhuzamos hatósági adatbázisban kell egyszerre az adatait megváltoztatni.
Egy építkezés elindításakor az ügyintézésben a törzsfolyamat az építési engedélyezési eljárás lefolytatása, amelyet az illetékes elsőfokú építési hatóság folytat le. A back-office működése ehhez a következő (átlagos ügyintézést feltételezve):
• Tulajdoni lapot ad a földhivatal
• Építési engedélyezési eljárást folytat le az elsőfokú építési hatóság
• Az építkezés befejeződése után az ügyfél kérelmére használatbavételi engedélyezési eljárást folytat le az elsőfokú építési hatóság
• A földhivatal az ügyfél kérelmére átvezeti a tulajdoni lapon, térképen a változást
Az állampolgárt nem érdekli más, csak a saját pillanatnyi élethelyzete és az elintézendő ügye. Amennyiben épületet, építményt akar építeni, tudja, hogy építési engedélyt kell kérnie. Elég lenne egyszer, egyetlen hivatalba személyesen befáradnia, akkor kitölteni és aláírni az összes szükséges ügyiratot, megadni minden szükséges adatot és felhatalmazást, befizetni minden díjat, illetéket. Az állam feladata, hogy a hatósági ügyintézést hátul, a back-office-ban lebonyolítsa. Az állam tudja a legjobban, hogy milyen adatot hol tart nyilván, melyik hatóság miért felelős. Ez ráadásul az állam saját érdeke is, hiszen az állampolgár nem tudja minden esetben pontosan, mikor, milyen eljárást hol, hogyan kell lebonyolítania, sőt, ami nem áll érdekében, azt esetenként nem is fogja elintézni.
Az ügyfél élethelyzete, egymáshoz kapcsolódó, egymásra épülő elintézendő ügyei szerint ügycsoportokat kellene kialakítani, és az állampolgár számára lehetővé tenni, hogy az összes ügyet egy helyen, egyszerre tudja elindítani.
Ez az elv az építési engedélyezési eljárásnál azt jelentené, hogy az ügyfélnek elég lenne az elsőfokú építéshatósághoz befáradnia az eljárás megindításához, az állami nyilvántartásokban meglévő összes adatot az építéshatóság gyűjtené össze elektronikus úton a társhatóságoktól (pl. tulajdoni lap beszerzése a földhivataltól). Az építkezés befejezése után a használatbavételi engedély iránti kérelmet ismét az ügyfélnek kellene benyújtania, a változás bejegyzését a földhivatalhoz azonban intézhetné az építéshatóság is, hiszen minden információ a birtokában van.
A hatósági ügyintézés új modellje szerint az ügyfél egyetlen hivatallal (front-office-szal) álljon kapcsolatban. A front-office feladata, hogy az ügyintézésben közreműködő hatóságokat megkeresse, az ügyfél felhatalmazása alapján az adatait és az elintézendő ügyet átadja az illetékes hatóságoknak, akik rögzítik a változást az adatbázisukban, és elkészítik a szükséges határozatokat. A front-office feladata az ügyintézési folyamat végén, hogy az ügy elintézéséről az ügyfelet értesítse.
A proaktív ügyintézési szemlélet természetesen a hivatalok belső elektronikus ügykezelésével és a hivatalok elektronikus összekötésével valósítható meg gyorsan és hatékonyan. Az ügyintézőnek a hivatalban az ügyeket belső elektronikus ügyiratkezelő rendszer segítségével kell intéznie, munkáját elektronikus szakhatósági rendszereknek kell támogatnia. A hivatalok között zárt és ellenőrzött hálózati összeköttetés kell (ez az EKG feladata, de még nem kapcsolódott rá minden hivatal), a hivatal-hivatal közti megkeresések ezen keresztül bonyolódhatnak gyorsan és biztonságosan.
A hivatal-hivatal közti elektronikus kommunikáció a jelenleg hatályos jogszabályok szerint már működhetne, a minősített elektronikus aláírás a köztisztviselői körön belüli széleskörű elterjedéséig és a Közigazgatási Gyökér Hitelesítés-szolgáltató valódi működésének megkezdéséig azonban nem várható előrelépés a jelenlegi helyzetből.