Korunk nagy munkaszervezési kihívása, hogy a kisebb létszámú sokoldalúan képzett komplex feladat végrehajtásra alkalmas a területi közigazgatásban dolgozó köztisztviselők miként tudják a helyi- önkormányzati közigazgatási szervek munkáját segítve „felügyelni.”

A kihívásra a válaszokat a somogyi, kaposvári székhelyű közigazgatási hivatal egyesített csapatmunkával válaszolta meg. Építkezett. Nem szégyellte ötvözni, egyesíteni a bevált baranyai és tolnai jó munkamódszereket. Kreatívan a közös célok érdekében továbbfejlesztette azokat. 2007 elején gyorsan kialakultak az összehangolt szakmai munkavégzés módszerei, a szakmai munkacsoportok. (Építésigazgatási, kisajátítási adó, vállalkozásokkal, ipar és kereskedelem hatósági feladatokkal foglalkozó okmányirodai feladatellátást felügyelő, kisajátítási, az önkormányzatok általános működést segítő, önkormányzati humán szolgáltatások ellátását szervező és működtetését segítő, informatikai, szociális és gyermekvédelmi s felsorolást még folytathatnánk munkacsoportok jöttek létre.
Elemeznek, összefoglalnak, értékelnek, módszerbeli (megelőző felügyeleti munkamódszerekkel) segítséget nyújtanak a felügyelt közigazgatási szerveknek, és ha kell hadra fogható egyesített munkacsapatként tevékenykednek, kiemelkedő munkaterhelésű időszakokban.

S hogy ne rébuszokban beszéljünk, bizonyság legyen a következő példa:
Az autópálya építés az ország kiemelkedő beruházási feladata. Most gőzerővel folynak a M6 autópálya területszerzési feladatai, azaz az építést megelőző kisajátítási eljárások. Az idő mindig szorít – s a gyors intézkedést elősegíti, hogy a hivatal valamennyi elsődleges munkahelyén dolgozó (Kaposvárott, Pécsett, és Szekszárdon dolgozó kompetens kisajátítási ügyintézői – egy időben akár 4-6 ügyintéző is – képes egy adott feladat végzésére.)

A hatékony munkavégzés munkaköri feladat meghatározását a munkavégzés helyének mindhárom megyére vonatkozó kiterjesztésével, és benne, hogy munkatársunk stabilan végezhesse munkáját ún. elsődleges munkavégzési hely meghatározásával oldottuk meg.
A hatékony munkavégzést korszerű informatikai eszközök igénybevételével biztosítjuk.
Az egységes hivatal szakmai munkáját egységes informatikai főosztályunk által kifejlesztett és működtetett rendszer biztosítja. Tavaly az első félév végétől segíti munkánkat a belső intranet hálózatunk, általános és speciális információkat biztosítva, és a gyors információáramlás egyik alapeszköze.
Közös munkánk eredménye szakmai web lapunk. Büszkék vagyunk rá. Önkormányzati ellátásszervező, működést segítő, valamint a hatósági munkát segítő ingyenes szolgáltatásait ma már nemcsak Baranyában, Tolnában és Somogyban veszik igénybe, regisztrált más megyékből származó fel használóink száma meghaladja a 70-t.
Az idő pénz. A gyors, a hivatalból kifelé, és a hivatalt érintő információáramlást biztosítja Elektronikus Adattovábbító Rendszerünk. (A hivatal weblapján működik.)
A korszerű információ technológiai eszközök a szakmai munka segítésének szolgálatában állnak. (Információkat, módszertani anyagokat továbbítunk rajtuk, jelentésgyűjtő felületül is segítségünkre vannak.)
A területileg is nagy kiterjedésű 655 települést magába foglaló Dél- Dunántúlon a munkavégzés feltételeinek megszervezése is új munkamódszereket igényelt. Nem mindegy, hány kocsi és milyen kihasználtsággal fut. Gyors válasz, egyesített gépjármű irányítási rendszer, melyet belső intranet hálózaton gépjármű igénylési rendszer támogat. Ehhez szervesen kapcsolódik a „ki hol van” rendszerünk, a kettő összehangolva adja a költséghatékony fuvarszervezés lehetőségét, és ad lehetőséget arra, hogy a hivatal vezetői a munka jobb megszervezése érdekében folyamatosan lássák, és nyomon követhessék a hivatali feladatvégzést.
A „Ki hol van” rögzíti, hogy ki milyen program miatt – ellenőrzés, vizsgálat, szakmai konzultáció stb. – és hol van, azaz a hivatalban vagy településen, illetve nyomon követi és rögzíti a távolléteket, beteg, szabadságon stb. Naprakész, mert adott pillanatban azonnal segítséget ad pl. rendkívüli feladat végzésénél igénybe vehető kollégákról.
A szekszárdi, kaposvári, pécsi elsődleges munkahelyek logikusan azt követelték volna, hogy a korábbitól nagyobb létszámú kiszolgáló szervezeti egység jöjjön létre. Viszonylag hamar rájöttünk: lakás, családi és számos, az egyénekben rejlő feltételek miatt nem olyan mértékben mobil a hivatal köztisztviselői csapata. Adódott a lehetőség, osszuk meg a feladatokat, a szétválasztható területeknek más-más egységünk legyen a gazdája. Így működik a humánpolitikánk, és minőségügyi rendszerünk.
Az új típusú munkaszervezési módunk a komplex ellenőrzési rendszer működtetése is.
A három megyében – alapvetően a valós tényleges alapszolgáltatások működését segítő önkormányzati ellenőrzési rendszer működik. Az összehangolt ellenőrzés kapcsán 4 év alatt 1315 vizsgálatot végeztünk.
Minden települési önkormányzat munkáját feladatellátást nemcsak dokumentum ellenőrzéssel, hanem helyszíni ellenőrzéssel is kontrollálmi tudjuk. Ellenőrzési rendszerünk komplex, mert egyesítve vizsgálja az önkormányzati funkciók és feladatok ellátást, és vizsgálja a megvalósításukat szolgáló hatósági eszközrendszer alkalmazását is. Egy-egy évben azért, hogy a munka az ellátások szervezésében megállapításainkkal segítséget tudjunk nyújtani egy–egy kistérséget vizsgálunk végig. A funkcionális vizsgálatainkhoz szakmai területi közigazgatási szervek is csatlakoznak.
Joggal kérdezhetik, jobb lett-e? Hatékonyabb-e, mint a korábbi rendszer? A közös szervezeti működés hatékonyabb gazdálkodást biztosít. A nehéz „csúcsra járatott” helyzetekben gördülékenyebb, gyorsabb munkaszervezést biztosít. S ha a segítő, megelőző és ellenőrző funkciók végzését is vizsgáljuk, határozottan pozitív irányú a szolgáltató igazgatás irányába mutat. Távolsága elérhetősége nem változott, s az erőforrások egyesítésével szolgáltatásait bővíteni tudta.