A Közös Értékelési Keretrendszer (CAF) egy teljes körű minőségirányítási eszköz, amelynek létrehozását az Európai Minőségirányítási Alapítvány (EFQM) Kiválóság Modellje és a németországi Speyer Közigazgatástudományi Egyetemének modellje alapozott meg. Azon a feltevésen alapul, hogy a szervezeti teljesítményt a vezetés által működtetett stratégián és tervezésen, a munkatársakon, a partneri kapcsolatokon, illetve az erőforrásokon, valamint a folyamatokon keresztül lehet elérni.

A CAF az EU közigazgatásért felelős miniszterei közötti együttműködés fontos eredménye. A rendszer kísérleti változatát 2000 májusában mutatták be, az első módosított változatot pedig 2002-ben indították el. A CAF forrásközpontját (FK) a maastrichti Európai Közigazgatási Intézeten (EIPA) belül hozták létre a közigazgatásért felelős főigazgatók döntése eredményeként.

A 2006. évi CAF-verzió létrehozásában szakértői szinten Magyarország is részt vett mintegy 10 EU-tagországgal, az Európai Közigazgatási Intézettel és az EFQM-mel együtt. Az új verziót az EU közigazgatásért felelős főigazgatóinak fóruma 2006-ban jóváhagyta, a modell a szakmai nagyközönség előtt először a IV. Európai Minőség Konferencián (Tamperében) került bemutatásra.

Kiemelendő, hogy 2000 és 2006 között mintegy 1000 európai közigazgatási szerv kezdte el használni a CAF-ot, saját intézményük hatékonyságának javítására.

Megemlítendő, hogy nemzeti szinten is sok ország kifejlesztette a CAF-ot támogató szervezeti struktúrákat, ideértve a képzést, az e-eszközöket, brosúrákat, a CAF-felhasználói rendezvényeket és a CAF-adatbázisokat. Mindezen tevékenységek valamennyi CAF-szakértő és -felhasználó számára garantálják azt, hogy az Egyesült Királyság soros elnöksége által kitűzött cél – a 2000 nyilvántartott CAF-felhasználó 2010-ben – teljesül. A CAF-fal kapcsolatos magyar segédanyagokat, fejlesztéseket a www.meh.hu honlapon lehet elérni. Itt megtalálható az új CAF-verzió kérdőíve, az új CAFmódszertani útmutató, valamint a bench learning tevékenységet segítő háttéranyag.

CAF-célkitűzések

A CAF könnyen használható eszköz ahhoz, hogy Európa-szerte hozzásegítse a közigazgatási szervezeteket a minőségirányítási módszerek és folyamatok alkalmazásához a teljesítmény javítása érdekében. A metodika olyan önértékelési keretet nyújt, ami koncepcióját tekintve hasonló a nagyobb TQM (teljes körű minőségirányítás) modellekhez, különösen az EFQM-hez, de sajátosan a közigazgatási szervezetekre tervezték, figyelemmel a köztük lévő különbségekre és sajátosságokra.

Főbb jellemzők CAF-tükörben

A CAF alkalmazása a szervezetnek megfelelő keretet nyújt az állandó fejlesztési folyamat beindításához.
A CAF az alábbiakat nyújtja:
• bizonyítékokon alapuló értékelést az
európai országok közszféráiban széles
körben elfogadott kritérium-készlet
alapján;
• az előrehaladás és a teljesítmény kimagasló
szintjei megállapításának lehetőségét;
• az irányítás következetességének kialakítását;
a szervezetfejlesztéshez szükséges
tennivalókra vonatkozó konszenzus
megteremtését;
• az elérni kívánt különböző eredmények
és a támogató gyakorlati megoldások
vagy adottságok közötti kapcsolat
létrehozását;
• a munkatársak körében a fejlesztési
folyamatba történő bevonásuk révén
lelkesedést kiváltó eszközként szolgálhat;
• a jó gyakorlati megoldások előmozdításának
és e megoldások szervezeten belüli
különböző területek közötti, illetve
más szervezetekkel történő megosztásának
lehetőségeit;
• a különböző minőségügyi kezdeményezéseknek
a hétköznapi munkafolyamatokba
történő integrálását szolgálja;
valamint
• a haladás időbeni mérésének eszköze
az időszakos önértékelések révén.

Az értékelési rendszer lényege

A CAF egyik kötelező eleme az értékelési rendszer. Bár az erősségek, fejlesztésre szoruló területek feltárása és az ehhez kapcsolódó fejlesztési intézkedések az önértékelés legfontosabb kimenetelei, a szervezetek néha túlságosan az értékelésre összpontosítanak. Az értékelési rendszert a CAF új változatában megőriztük és továbbfejlesztettük.

A CAF-modell minden egyes alkritériumának és kritériumának értékelése 4 fő célból történik:
1. A fejlesztési tevékenységek követendő
irányainak jelzése;
2 Saját előrehaladásunk mérése;
3. A jó gyakorlati megoldások azonosítása
az adottságok tényezőknek és az
eredményeknek odaítélt magas értékszámok
jelzése alapján;
4. Olyan valós partnerek megtalálásának
elősegítése, akiktől tanulni lehet.

A CAF 2006-os verziója immár az értékelés két módjára ad lehetőséget. A „hagyományos CAF értékelés"-t és a "részletes CAF értékelés"-t a szervezet saját választása szerint alkalmazhatja.

A CAF 2002 és 2006 fő különbségei

A korábbi CAF-verziók használói nem fogják túl nehéznek találni az új változatban történő eligazodást.

A lisszaboni stratégia kontextusában nagyobb hangsúlyt helyeztünk a korszerűsítésre és az innovációra. Határozottabban jelennek meg a vezetésre és a stratégiára vonatkozó kritériumokban, míg a folyamatok állandó megújításának szükségessége az 5. kritériumban jelenik meg.

A bevezetés és számos újonnan megfogalmazott példa jobban illusztrálja a közszférában meghonosodott minőségirányítás hozzájárulását a jó kormányzás megvalósulásához. Az értékelési rendszer lehetővé teszi a szervezetek számára az értékelési ismereteik elmélyítését, és a fejlesztési intézkedéseikre történő nagyobb mértékű összpontosítást. Az önértékelésre és a fejlesztési intézkedési tervekre vonatkozó útmutatások további felvilágosítást adnak.

Összefoglalva, a CAF-modell szerinti önértékelés lehetőséget ad a szervezet részére, hogy többet tudjon meg önmagáról. Összehasonlítva egy teljes körű minőségirányítási modellel, a CAF-ot kifejezetten felhasználóbarát modellnek terveztük. A CAF továbbra is nyilvános és ingyen hozzáférhető. A szervezetek igényeik szerint szabadon felhasználhatják a modellt.

Nemzeti alkalmazási helyzetkép

Fontos kiemelni, hogy Magyarországon 220 regisztrált alkalmazót tartunk nyilván, amelyek sorában 51 helyi önkormányzat. Az is megjegyzendő, hogy az alkalmazók nemcsak regisztrált szervezetek, hanem a Miniszterelnöki Hivataltól hivatalos módszertani igazolást is kapnak arról, hogy az intézményi önértékelésük megfelel az Európai Unió minőségfejlesztési modelljének. Bízunk abban, hogy e sajátos és igényes minőségfejlesztői körben egyre több önkormányzattal találkozhatunk.

Áttérés a „CAF-ra”

A Győri Polgármesteri Hivatal 2000 novembere óta rendelkezik ISO 9001-2000 minőségbiztosítással. A jövőben szeretné bevezeti az Európai Unió tagállamainak szakértői által kidolgozott Általános Értékelési Keretrendszert (Common Assessment Framework, CAF).

Az Európai Unió tagállamai még 1998-ban határozták el, hogy olyan rendszert dolgoznak ki, amely alkalmas a közigazgatási szervek minőségügyi rendszerének továbbfejlesztésére. A CAF-modell két fő erénye, hogy alkalmazható a közigazgatási szervekre, emellett pedig kompatibilis az európai közigazgatási rendszerekben alkalmazott főbb szervezeti modellekkel.

A CAF segítségével feltárhatók a szervezet feladat-végrehajtásának hatékonyságát befolyásoló problémák, ezután pedig az önkormányzat már képes ezen hibák kiküszöbölésére. A módszer a gyenge pontok mellett a szervezet erősségeit is bemutatja, ezzel támpontokat nyújt a megfelelő minőségfejlesztési stratégiához. Az Általános Értékelési Keretrendszer hazai bevezetése egy egységes közigazgatási minőségügyi rendszer létrejöttét segíti elő. A CAF révén az önkormányzatok, illetve más közigazgatási szervek képesek lesznek teljesítményeik összehasonlítására, amelynek révén fontos információkhoz juthatnak, és amely ösztönzi a működési színvonal emelését.

Győr Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának elsődleges célkitűzése a hatékony és eredményes, korszerű, szolgáltató és ügyfélbarát hivatal létrehozása, ehhez pedig nagyban hozzájárulhat a Közös Értékelési Keretrendszer bevezetése.

Az Európai Unión belül kulcskérdéssé vált a minőség kezelése. Fontos törekvés, hogy a közigazgatási szolgáltatások közel azonos minőségi színvonalon teljesüljenek, ehhez nyújt segítséget az unió közös értékelési keretrendszere, a CAF. Az egységes rendszer elterjedése révén nem csak az egyes tagállamokon belül, de azok között is összehasonlíthatóvá válnak a közigazgatás teljesítményei.

A CAF vizsgálja a szervezeti adottságokat, valamint értékeli a szervezet által elért eredményeket. Lényeges eleme az önértékelési kérdőív kitöltése, amelyet a hivatal vezetői, munkatársai végeznek el. Általános keretet biztosít az értékeléshez a kilenc fő kritérium (a vezetés, a stratégia és tervezés, az emberierőforrásgazdálkodás, az együttműködés és erőforrások, a folyamat- és változásmenedzsment, az ügyfél-, állampolgár-központú eredmények, a munkatársakkal kapcsolatos eredmények, a társadalmi környezetre gyakorolt hatásokkal kapcsolatos eredmények és az alapvető teljesítménycélokkal kapcsolatos eredmények) vizsgálata.

Az önértékelési rendszer segítségével egyszerűen elvégezhető a szervezet kritikai értékelése. A belső értékelés költségtakarékosabb, mint a kívülről irányított értékelések, emellett pedig teret enged az alkalmazottak számára az észrevételeik ismertetésére is. ■