A fejlesztési források pályázati úton való megszerzése, valamint a közbeszerzés az önkormányzati köztisztviselők nem új keletű feladatai, de az Európai Uniós csatlakozás ezen a téren is többletfeladatokat, új kihívásokat hozott számukra.

Ahhoz, hogy ennek eleget tudjunk tenni, szükség van szervezettségre, szakmai felkészültségre és megfelelő motivációra.
Nagykanizsa Megyei Jogú Város Önkormányzata 2002 novembere és 2004. május 1. közötti időszakban 116 pályázatot nyújtott be fejlesztési forrás megszerzésére, melyből 56 pályázatot teljesen vagy részben a polgármesteri hivatal köztisztviselői készítettek. Májustól 3 uniós pályázatunkat fogadtak be és tartottak döntésre alkalmasnak, jelenleg további 4 készül.
Kinek a feladata?
A 2000-ben készült hivatali ügyrend szerint a Polgármesteri Kabinet feladatát képezte a pályázati lehetőségek felkutatása és a pályázati anyagok elkészítésének koordinálása, de ténylegesen ezt a feladatot is az ágazati szervezeti egységek munkatársai végezték. Bár ehhez megfelelő képzettséggel nem rendelkeztek, saját tapasztalataikból okulva tették a dolgukat, miközben a képviselő-testület azon elvárásának is igyekeztek eleget tenni, hogy sikeres pályázatok készüljenek. Tekintettel a pályázati lehetőségek folyamatos bővülésére, a pályázati csomagok bonyolultabbá válására, 2003 áprilisától a Polgármesteri Kabinetben pályázati referens alkalmazására került sor. Mivel így már működőképesebb volt a rendszer, megerősítette azt az elképzelést, hogy az uniós és hazai pályázati lehetőség hatékonyabb kihasználása érdekében a hivatalon belül önálló szervezeti egységet kellene létrehozni.
A Pályázati Iroda négy felsőfokú végzettségű és pályázati gyakorlattal rendelkező köztisztviselővel 2004 májusától működik. Feladata elsősorban a városi stratégiai fejlesztési elképzeléseknek megfelelő pályázati lehetőségek felkutatása, a pályázatok előkészítése, elkészítésének koordinálása a megfelelő szakosztályok, önkormányzati intézmények, gazdasági társaságok vagy külsős szakemberek részvételével, pályázatok önálló készítése, nyomon követés, nyilvántartás, belső monitoring. Természetesen a hivatal szakosztályai ezután sem mentesülnek teljesen a feladat ellátása alól, szakmai tudásuk, tapasztalataik a jövőben is nélkülözhetetlen a pályázatírási munkában. A címzett és céltámogatások pályázatait továbbra is kizárólag a városfejlesztési és beruházási feladatokat ellátó szervezeti egység készíti el.
Képzések kellenek
Ahhoz, hogy a feladatellátáshoz megfelelő felkészültséggel is rendelkezzenek, munkatársaink rendszeresen részt vesznek a köztisztviselői szakmai képzéseken és továbbképzéséken. Valamennyi hivatali köztisztviselő rendelkezik EU-s alapismeretekkel, többen az EU Strukturális Alap forrásainak fogadására irányuló OKJ minősített képzésben is szereztek szakképesítést. A zalaegerszegi EU Információs Pont szakértőinek közreműködésével 2003 novemberétől 30 órás alapozó képzést szerveztünk a pályázatok készítésének technikájáról. A képzésen 25 köztisztviselő és önkormányzati közalkalmazott vett részt. Kezdeményezésünk sikerét bizonyítja, hogy az oktatási intézmények vezetői és a városban működő civil szervezetek is kérték az alapozó képzés megszervezését.
Miután kialakult a szervezet, a megfelelő szakképesítés és gyakorlat hiánya sem gátolja a munkát, már csak a képviselő-testület és a polgármester elvárásainak kell eleget tenni, mely szerint a lehető legtöbb benyújtott pályázat nyertes legyen. Az eredményt a köztisztviselők annyiban tudják befolyásolni, hogy a helyi politika által meghatározott célok eléréséhez – a legjobb tudásuk szerint – befogadásra, döntésre és megvalósításra formailag és tartalmilag alkalmas pályázati anyagokat készítenek. Ennek motiválására készítünk pályázati céljutalmazási szabályzatot, amely a közreműködők sikeres többletmunkájának elismerését célozza.
Az új közbeszerzési törvény hatása
Az uniós jogharmonizáció keretében ez év május 1-jétől számos új elemet tartalmazó közbeszerzési törvény (Kbt.) hatályos, amely lényegesen sokrétűbbé és nehezebbé teszi az ajánlatkérők feladatait. Az alacsonyabb értékhatárok bevezetésével ugrásszerűen emelkedni fog a törvény hatálya alá tartozó beszerzések száma.
A nagykanizsai önkormányzat 1998-2004 években 36 befejezett közbeszerzési eljárást (3 tervezési, 6 lebonyolítási, 27 kivitelezési) folytatott le, 10 jelenleg előkészítés alatt illetve folyamatban van, továbbá a már elhatározott beruházások, fejlesztések megvalósítására várhatóan további 15 közbeszerzési eljárás prognosztizálható a következő másfél évben.
Nagykanizsán az önkormányzati közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatok túlnyomó részét a polgármesteri hivatal látja el. A feladatbővülés és számszerű növekedés kihívást jelent a hivatali köztisztviselőknek, mivel a május 1-ét megelőzően megkezdett eljárásokban továbbra is a régi Kbt., azt követően pedig a jelentősen megváltozott tartalmú új Kbt. szerint kell eljárniuk. A végrehajtási szabályok teljes körű megjelenéséig az önkormányzat (mint ajánlatkérő) feladatait a Közgyűlés – törvényi kötelezettsége szerint – átmeneti Közbeszerzési Szabályzatban (KSZ) rögzítette. Eszerint a hivatal Városfejlesztési Osztályának feladata és felelőssége – a beszerzés tárgya szerint érintett szakmai osztály közreműködésével – az eljárások előkészítése, az ajánlati felhívás, részvételi jelentkezés, a dokumentáció és a szükséges testületi előterjesztések elkészítése, az eljárások lefolytatása, az éves összesített közbeszerzési terv elkészítése valamint az adminisztrációs teendők ellátása. Az éves statisztikai összegzés határidőre történő elkészítéséért és továbbításáért a Kontrolling Osztály felelős, a törvényességi  belső ellenőrzés pedig az Önkormányzati és Jogi Iroda feladata.
Felelősség és munkakör
Az átmeneti KSZ sokkal inkább a hivatali köztisztviselők felelősségére tette a hangsúlyt, mint az önkormányzati képviselők közül választott Közbeszerzési Bizottságra, amiből következik, hogy a köztisztviselők megfelelő szakmai felkészültségét erősíteni kell.
A feladatellátás biztosítása osztályon belüli munkakör átcsoportosítással feszített munkavégzéssel ugyan, de átmenetileg megoldott. Így a korábbi 3 helyett 4 beruházási ügyintéző foglalkozik a közbeszerzésekkel, kapcsolt munkakörben. Legnagyobb problémát az jelenti, hogy a köztisztviselői pálya a megfelelő felkészültségű és gyakorlattal rendelkező műszaki szakemberek számára nem igazán vonzó, ezért a jelenlegi személyi állományból kell képzésekkel kinevelni az utánpótlást, amely rendkívül időigényes és a hivatalnak anyagilag is megterhelő. Ezért a közbeszerzési tanácsadó illetve referens szakképzésben való részvételt támogatjuk és ösztönözzük, valamint minden közbeszerzéssel kapcsolatos képzésen, továbbképzésen részt vesznek munkatársaink.
Halaszthatatlan tehát, hogy a szakszerű, jogszerű és hatékonyabb munkavégzés, főként a jó munkát végző szakemberek megtartása érdekében a feladatot ellátó szervezeti egység jelenlegi formáját és létszámát átgondoljuk, és a közeljövőben végleges megoldást találjunk.