Az e-önkormányzat kialakítását célzó innovációs programok közül az országban elsőként ért próbaüzemeltetési fázisba „Szombathely Megyei Jogú Város és Kistérsége Területfejlesztési Társulásának közigazgatási alkalmazásokra és a kapcsolódó infrastruktúra” megteremtésére irányuló projektje. Az Európai Uniós támogatással megvalósuló e-Savaria informatikai program keretén belül Szombathelyen és a kistérségi településeken az információ-szolgáltatás korszerűbbé válik, és megteremtődik az elektronikus ügyintézés lehetősége a pályázatban megcélzott szakterületeken.

Előzmények
Szombathely Megyei Jogú Város önkormányzata a közigazgatási rendszer korszerűsítése szempontjából az információs rendszerek által biztosítható szolgáltatási lehetőségek kihasználását fontosnak tartja, ezért 2004-ben elkészítette a város négy évre szóló Városi Informatikai Stratégiáját, valamint a hozzá szorosan kapcsolódó Kistérségi Informatikai Stratégiát is.
A Gazdasági Versenyképesség Operatív Program által meghirdetett 2004-4.3.1 pályázaton az elektronikus önkormányzat megteremtése érdekében Önkormányzatunk sikeresen szerepelt, így 2004 év végén a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően megkezdődhetett a rendszer fejlesztése. A megvalósítás garanciáit és a referenciákat figyelembe véve a T-Systems Hungary Kft. által vezetett konzorcium ajánlata lett a szakmai megoldás kivitelezésére irányuló pályázat nyertese. A konzorciumban, a munkamegosztás szerint, a Geoview Systems az önkormányzati alkalmazások fejlesztését, a Matáv Rt. infrastrukturális hátteret, az adatátviteli rendszerek kialakítását, míg a T-Systems Hungary a fővállalkozási tevékenységet biztosította.

Megvalósítás
1. Projektszervezet
Egy ilyen nagyságrendű projekt sikeres megvalósítása szempontjából a megfelelő projektszervezet létrehozása nélkülözhetetlen volt. A projektszervezet működése érdekében elfogadásra került a Projekt Működési Szabályzat, mely egyértelműen meghatározza a feladatokat és hatásköröket. A projektszervezet 3 szintű tagozódását alakítottuk ki. Az első szint a Projekt Felügyelő Bizottság (2-2 fő), mint legfelső döntéshozó szint, a második szint a Projekt Irányító Bizottság (2-2 fő), mint a projekt operatív végrehajtásáért és szakmai feladatok irányításáért felelős szint, míg a harmadik szint a Projekt Munkacsoportok (10 munkacsoport), akik az egyes szakrendszerek kidolgozásában vesz részt.

2. A projekt célcsoportjai
Az e-Savaria projektben a közigazgatási folyamatok és a feladatok elektronikus támogatását a több egymásra épülő elemből álló informatikai alkalmazás végzi. A projektben résztvevő belső szakemberek a vállalkozói konzorcium tagjaival együttműködve készítettük el a front-office és a back-office rendszereket az új alapokon nyugvó ügymenetszabályok és folyamatok tükrében. Kialakítottuk a hatósági ügyfélszolgálat érdekében nélkülözhetetlen helyi önkormányzati rendeletet is, melyben szabályoztuk az elektronikus ügyintézés menetét és lehetőségeit.
A fejlesztett alkalmazások segítségével az ügyfelek számára átláthatóvá és követhetővé válik az ügyintézés és a döntéshozatali folyamat. A rendszer az adott keretek között automatizálja a különböző feladatok végrehajtását, összekapcsolja a közhivatalokban folyó különböző tevékenységeket. Az elektronikus rendszerek alkalmazása révén lényegesen nő a működési hatékonyság; átláthatóvá, irányíthatóvá, kontrollálhatóvá válnak a hivatali működési folyamatok.

A projekt során elvégzett kiemelt feladatok az alábbiak voltak:

1. A meglévő hivatali folyamatok, ügymenetek felülvizsgálata az ISO minőségirányítási rendszer figyelembevételével és felkészítése a szolgáltató önkormányzati rendszer megvalósítására.
2. Nyomtatványok, adatlapok on-line kitöltése, hitelesítése, továbbítása (kétirányú interaktivitás), a PKI alkalmazásával.
a. A meglévő Digitális Ügyfélszolgálati Rendszer továbbfejlesztése, bővítése az Európai Unió elektronikus ügyintézési szolgáltatásokra vonatkozó ajánlásában (eEurope akcióprogram, Common list of basic public services ajánlás) szereplő 3. szolgáltatási szint elérése, ezáltal a nyomtatványok, adatlapok on-line kitöltése, hitelesítése, továbbítása (kétirányú interaktivitás), a (minősített biztonságú) elektronikus aláírás alkalmazásával.
b. A Hivatali Hatósági Ügyfélszolgálati Rendszer alapjainak elkészítése, különös tekintettel az e-adó rendszer továbbfejlesztése, bővítése, az Európai Unió elektronikus ügyintézési szolgáltatásokra vonatkozó ajánlásában (eEurope akcióprogram, Common list of basic public services ajánlás) szereplő 3. szolgáltatási szint elérése, ezáltal az adózással kapcsolatos nyomtatványok, adatlapok on-line kitöltése, hitelesítése, továbbítása (kétirányú interaktivitás), a – minősített biztonságú – elektronikus aláírás alkalmazásával, továbbá a 4. szolgáltatási szint alapelemeinek kialakítása.
3. A meglévő hivatali és városi e-hivatal rendszer bővítése egy megfelelő jogosítási szintekkel rendelkező összetett moduláris felépítésű e-dokumentumkezelő rendszer létrehozásával, amelynek fő feladata az 1. pontban kidolgozott ügymenet felülvizsgálatra építve a dokumentumok elkészítésének, archiválásának, forgalmának menedzselése hivatali szinten, valamint a külső és belső iratforgalom megfelelő dokumentálása.
4. A városi térinformatikai rendszer, e-térinformatika továbbfejlesztése a portálrendszerbe, mellyel lehetővé válik a meglévő térinformatikai adatok publikálása a digitális ügyfélszolgálati rendszer keretein belül, természetesen az adathozzáférés szempontjából nélkülözhetetlen adatvédelmi és adatszolgáltatási elemek figyelembevételével. Ezáltal az Interneten keresztül elérhető lesz a város komplex műszaki alaptérkép rendszerének publikus grafikus térképei (pl.: rendezési terv, közműtérkép, ortofotó, stb.) és publikus alfanumerikus adatai (pl.: rendezési terv előírások, ingatlan vagyon kataszter adatok, közmű alapadatok, építési alapadatok, demográfiai adatok, stb.).
5. Az e-városüzemeltetési rendszer létrehozása, mely magába foglalja az építéshatósági ügyek távügyintézésének megoldását, mely lehetővé teszi az Interneten keresztüli ügyintézés lehetőségét. A rendszer létrehozásával lehetőség nyílik a strukturált, átlátható, folyamatosan nyomon követhetőségét.
6. Az elektronikus, dedikált ügyintézés alapjainak kialakítása. (PKI)
7. Az egységes WEB alapú joganyag kezelés, e-jogtár megteremtése az internetes technológia alkalmazásával, mely biztosítja a hozzáférést a város, intézményei és a kistérség számára a naprakész joganyagokhoz. Ezáltal a felhasználók naprakész jogszabályok ismerete mellett folytathatják működésüket, ezen felül a rendszerben elérhető lesz számos más jogforrás, tájékoztató és közlemény.
8. Egy kistérségi gyűjtőportál létrehozása, egy komplex információs rendszer kialakítása a vonzáskörzetben lévő kistelepülések, vállalkozások, intézmények, Interneten keresztüli összekapcsolásával. A gyűjtőportál fő célja az e-ügyintézés megvalósítása 1. és 2. szolgáltatási szintjének megvalósítása (on-line információk szolgáltatása a közigazgatási szolgáltatásokról, Nyomtatványok, űrlapok letöltése az ügyintézéshez). Ugyanakkor a gyűjtőportálon célul tűztük ki a kistérséggel kapcsolatos közérdekű, közhasznú információk megjelenítését és naprakész információk szolgáltatások nyújtását.
9. Az m(obil)-önkormányzat megteremtésének szakmai- és az alkalmazás bevezetésének gyakorlati kidolgozása.

3. A megvalósult rendszer főbb elemei
A fejlesztett rendszerek tekintetében fontos megjegyezni, hogy mind internetes (web) környezetben, mind pedig windows form változatban alkalmazható.
A Pilot rendszer során megvalósult alkalmazások:
1. Városüzemeltetés
a. közterület foglalás
b. fakivágás
c. bontási engedély
d. kútfúrás
2. Építésigazgatás
a. építési engedélyezés
b. telekalakítás
3. Térinformatika
a. belső általános alkalmazás
b. belső szakterületi alkalmazás
c. külső web alapú szolgáltatás
4. X-Hivatal
a. elektronikus levelezés
b. elektronikus dokumentumkezelés
c. elektronikus jogtár
d. ügyfélszolgálat
e. faladat kezelő
f. határidőnapló
5. Ügyiratkezelés
a. hagyományos ügyiratkezelés és az elektronikus ügyiratkezelés kialakítása
b. elektronikus ügyfél azonosításának és nyilvántartásának kidolgozása
6. Ügyfélszolgálat
a. időpontfoglalás
b. helyi ügyfélkapu
i. adózás
ii. építésigazgatás
iii. kommunális ügyek
iv. lakossági bejelentések
7. Elektronikus aláírás, PKI tanúsítvány
a. belső személyek (68 fő)
b. külső partnerek
i. adózók (28 fő)
ii. szakhatóság (38 fő)
8. Kistérségi gyűjtőportál (39 települést felölelve)
honlap cím: www.e-kisterseg.hu; www.szombathelyi-kisterseg.hu

4. Mérföldkövek
A projekt megvalósításának végleges határideje 2006. október 21. A projekt ütemezése során alapvető mérföldköveket határoztunk meg, mely a megvalósítás szempontjából kiemelt fontosságúak. A rendszerek éles üzemelésre vonatkozó elkészítése 2005. június 20-i határidőt szabtuk, mely időpontig az alkalmazások elkészítése volt a cél. A második mérföldkőnek a Ket. hatálybalépésének időpontját tekintettük (2005. november 1.), melyet követően a rendszerek szolgáltatói oldalon is megjelennek a lakosság felé. Az éles üzembe helyezés ezt követően történik, majd a komplex üzemelés a projekt lezárásával egyidejűleg fog történni (2006. október 21.).

5. Tapasztalatok
Az e-Savaria projekt kapcsán mind vállalkozói, mind pedig önkormányzati oldalról rengeteg tapasztalat gyűlt össze, melyek közül az alábbiakban néhányat szeretnék kiemelni:
1. Felsővezetői támogatás szükségessége a projekt teljes időszakában
2. A belső hivatali projektszervezet kialakítása és ösztönző rendszer kidolgozása
3. A projekt folyamatosan dokumentálása
4. Úttörő szerep felvállalásának kockázatai
5. Szigorú elszámolások és határidők betartása érdekében hatékony munkavégzés feltételeinek megteremtése
6. Megfelelő projektvezetés kialakítása mind a két oldalon
7. Megfelelő szakmai felkészültség és tenni akaró szakemberek bevonása
8. A Jogalkotás jelenlegi képlékenysége
9. Szakmai ajánlások képlékenysége
10. Új folyamatok kidolgozása, elfogadása és alkalmazása
11. Teljes szemléletváltozás szükségessége
12. Külső kapcsolatok kialakítása
13.  Kistérségi kapcsolatrendszer kialakítása

6. Kapcsolódó fejlesztések
Szombathely Megyei Jogú Város Önkormányzata az elmúlt évtizedben az informatikai adta lehetőségeket megpróbálta minél szélesebb körben alkalmazni a hatékony közigazgatási munka érdekében. Az előzőekben röviden összefoglalt e-Savaria projekt mellett az Önkormányzat az elmúlt években kialakította az elektronikus közgyűlési rendszerét, valamint a belső elektronikus beszerzési rendszerét, továbbá elkészítette az elektronikus névjegykártyáját (CD-névjegy) is.