Mielőtt a nyílt szoftverekkel kapcsolatos közigazgatási lehetőségekkel foglalkoznánk, röviden beszélni kell a nyílt és a „zárt”, vagy általunk a továbbiakban jogvédettnek nevezett szoftverek közötti különbségekről.

A nyílt szoftvereket általában egy szakmai közösség fejleszti, amely egy adott feladat ellátására képes programrendszert kíván létrehozni.

A fejlesztés koordinálását egy szűk csoport, adott esetben akár egyetlen fő végzi. A szoftver kódja bárki számára hozzáférhető, módosítható. Az egyes javításokat, módosításokat a koordinálók illesztik be az éppen aktuális utolsó változatba, mely a projekt internetes portálján kerül publikálásra. A fejlesztő közösség levelező listát tart fenn a szoftverrel kapcsolatos kérdések megválaszolására, a problémák megbeszélésére. A jól kézben tartott projekt rendelkezik „útitervvel”, ami a fejlesztés egyes fázisainak termékeit és a határidőket tartalmazza. A fejlesztést szokták a „bazár” hasonlattal is jellemezni, mivel egy széles körű, sokat kommunikáló (bőbeszédű), szakmailag jól képzett önkéntesekből álló, nem strukturált fejlesztői közösségről van szó.

Az egyes verziók eleinte akár naponta is megjelenhetnek, a későbbi fázisban azonban (melyet sok ilyen projekt azonban már nem él meg) az egyes verziók közötti eltelt idő meghosszabbodik. Míg korábban az egyes felhasználók igényelte funkciók megvalósítása okozza a verzióváltásokat, később a hibák kijavítása. A termékek dokumentáltsága rossz, vagy nem is létezik. Amennyiben egy verzióhoz készül is dokumentum, a változások átvezetésére nincs garancia, így gyakran előfordul, hogy lényegesen eltér a dokumentáció a tényleges működéstől. A kész termékek közvetlen felhasználásáért elvileg nem kell fizetni, azonban különböző megállapodások rögzítik a továbbadás feltételeit, de ezek általában nem korlátozzák lényegesen felhasználhatóságukat.

A jogvédett szoftvereket vagy zárt szoftvereket eleve kereskedelmi célból értékesítésre készítik. Ezek a szoftverek „copyright”-tal védettek, másolásuk és terjesztésük csak a tulajdonosi jogokat gyakorló (vagy annak képviselőjének) tudtával történhet, a licencszerződéseknek megfelelően. Ennek megfelelően, ezeknek a szoftvereknek gyakorlatilag nincs ingyenesen felhasználható változatuk. A szoftvereket, zárt projektek keretében, adott módszertannal dolgozó „hivatásos” főállású munkatársak készítik. Ezt a fejlesztési módszertant a „katedrális” jelzővel is szokták illetni. A külvilág számára a rendszer mindaddig nem érhető el, amíg egy megfelelő minőségi szintet el nem ér (béta változat). Ezt a változatot tesztelésre kiadják adott számú külső felhasználónak, majd a hibák kijavítása után kerülhet kereskedelmi forgalomba a termék. A termék ebben a fázisban alapvetően már rendelkezik minden fontos funkciójával, az új verziók elsősorban a hibák javítását szolgálják. A termék dokumentáltsága elvileg jó és naprakész.

Napjainkban jelentős nyomás nehezedik a közigazgatásra a nyílt forráskódú, „ingyenes” szoftverek használatára. Az ilyen szoftver mellett érvelők elsősorban az ingyenességet és a szállítótól való függetlenséget szokták hangoztatni.

A nyílt forráskódú szoftverek közvetlen felhasználása azonban komoly szakmai tudást és megfelelően képzett informatikai szervezetet kíván. Amennyiben az intézmény nem rendelkezik megfelelő informatikai szakembergárdával, amely biztosítja a szükséges intézményi támogatást – installálás, karbantartás, oktatás, dokumentálás, help-desk szolgáltatás stb. –, akkor ezt a támogatást piaci szereplőkkel kell megvalósítani. Ennek költsége elérheti, sőt meghaladhatja (kevesebb hozzáértő szakember, bonyolultabb installálás és követés), az adott funkciót szintén ellátó jogvédett szoftver TCO-ját [Total Cost of Ownership – teljes tulajdonlási (bekerülési) költség]. A TCO-t általában három–öt évre számolják. Amennyiben piaci támogatót választunk, nagy intézmények esetén a szállítóváltás ugyan költséges, de nem annyira, mint jogvédett esetben (amenynyiben ez utóbbi esetén egyáltalán van alternatíva).

Elvileg a nyílt forráskódú szoftverek költséggörbe-profilja más, mint a jogvédett szoftvereké: az első időben alacsonyabb (nincs belépési licencdíj), később azonban már hasonló. Megfelelő szerződésekkel (halasztott fizetési konstrukció) azonban jogvédett esetben is kialakítható a nyílt forráskódúaknál szokásos költséggörbe az időben.

Összefoglalásul azt mondhatjuk, hogy mindig az adott intézménynek kell tudni eldönteni, hogy számára az adott helyzetben melyik szoftverfajta előnyösebb. Számos országban a kormányzat kézikönyveket biztosít a közigazgatás intézményei számára, hogy megkönnyítsék a választást. Ezek a kézikönyvek részletesen elemzik, mikor mire érdemes figyelni. A legfontosabb elvük azonban a „value for money” vagyis „értéket a pénzért”. Magyarul válasszuk azt, mely minden szempontot figyelembe véve számunkra közép-hosszú távon a legkifizetődőbb. ■