Egy iktató és ügyiratkezelő rendszer bevezetésének tapasztalatai 2007/2

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Közigazgatási reform

Egy iktató és ügyiratkezelő rendszer bevezetésének tapasztalatai 2007/2

IX. évfolyam, 2. lapszám
Szerző(k):
Nikl István–Ulicska László



Az elmúlt évben a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet meghatározta az iktató és ügyiratkezelő rendszerek akkreditációját. A rendelet alapjaiban szabályozza ezen alkalmazások működését, specifikálja az elvégzendő folyamatokat. Ezzel a részletes paraméterezéssel a jogalkotók megteremtettek egy közel szabványos iktató- és ügyiratkezelőrendszer-piacot, ahol az egyes minősítések alá sorolt termékek tudása és funkcionalitása alapjaiban megegyezik, gyakorlatilag nem térnek el egymástól.

 

 

Az önkormányzatoknak 2008. januárjától legalább szűkített minősítéssel rendelkező iktató rendszert kell használniuk. Több hivatalban már év elején elkezdték az átállást a minősített iktatók használatára, de még sok helyen elvégzendő feladatot jelent az akkreditált iktató rendszer beszerzése és 2007. év végi bevezetése. Sok önkormányzat még nem tette meg az érdemi lépéseket, bár a fejlesztő és szolgáltató cégek ostroma folyamatos. Cikkünkkel egy olyan reális képet szeretnék festeni a minősített iktató rendszer bevezetéséért felelős döntéshozók elé, amely segítséget nyújt számukra igényeiknek megfelelő, jól működő iktató bevezetésére.

 

A kormány előirányzata szerint 2009. január 1-től minden önkormányzatnak teljes körű minősítéssel bíró akkreditált iktatót kell üzemeltetnie. A szűkített és teljes körű minősítések közti különbség mindössze abban rejlik, hogy a teljes körű minősítéssel bíró alkalmazás kezeli az elektronikus aláírást is. A legtöbb önkormányzatnak ma még nincs valós igénye az e-aláírás használatára, de érdemes olyan fejlesztő céget választani, aki 2009- ig vállalja a teljes körű minősítés megszerzését, vagy már megszerezte azt. A még távolabbi jövőben az iktató és ügyiratkezelő rendszereknek a kibővített minősítést is el kell nyerniük, amely által képesek lesznek csatlakozni a központi ügyfélkapuhoz.

 

Az önkormányzatoknak általában, de a kisebbeknek még inkább gondot okoz a minősített iktató bevezetéséhez szükséges források előteremtése. Az önkormányzatok többsége a költséghatékonyságot szem előtt tartva a szűkített minősítésű rendszerek beszerzését vállalta fel. Ezek a döntések is jó megoldásként értékelhetőek, mert a szűkített minősítést megszerző cégeknek vállalniuk kell a következő minősítési szint megszerzését. Így érdemes olyan szolgáltatási szerződést kötni már a bevezetés kezdeti fázisában, hogy annak díjai magukban foglalják a következő szolgáltatási szintek elérési költségeit. A cégek gyakran túlmisztifikálják a szoftvereik funkcionalitását, jelentőségét, valamint a szolgáltatás tartalmát, melynek következtében aránytalanul magas ár kerül kifizetésre. Lehetőség szerint meg kell győződni arról, hogy azonos szolgáltatás elérhető-e kedvezőbb áron!

 

A már említett minimális funkcionális különbségek elemzése helyett célszerű megvizsgálni az iktató és ügyiratkezelő szoftvert fejlesztő cég termékskáláját. Jelentős költségcsökkentő tényező lehet, ha az új iktató rendszert ASP-n (hálózatialkalmazás- szolgáltatón) keresztül vehetjük igénybe. Ezzel a megoldással adataink nem saját gépeinken tárolódnak, hanem „utaznak”. Sokan idegenkednek ettől a megoldástól, de érdemes elfogadni azt a tényt, hogy egy megfelelően biztonságos hálózati szolgáltatás használata nagyfokú kényelmet és megtakarítást jelenthet egy önkormányzat számára, sőt kormányzati szinten is támogatják ezt a megoldási módot. Természetesen az asztali alkalmazások használata is hordoz előnyöket, de ezek sokszor jelentőségüket vesztik az ASP-n szolgáltatott alkalmazások kényelmével szemben.

 

Meg kell vizsgálni, hogy a fejlesztő termékeivel törekszik-e az önkormányzat tevékenységeinek teljes lefedésére, mert az oly sokszor és sokak szájából elhangzott kijelentés feltétlenül igaz: „A szigetszerű alkalmazások kora lejárt!”. Mindenkinek célszerű törekednie arra, hogy a hivatalban szigetszerűen működő alkalmazásokat továbbfejlessze, vagy kiváltsa egy minden feladatra alternatívát kínáló komplex termékre, mely csere vagy fejlesztés a költséghatékonyság mellett a munkahatékonyság növekedését is eredményezheti. Így lesz a törvényi előírás miatti muszáj kiadásból gyorsan megtérülő informatikai beruházás. Egy új minősített iktató rendszer bevezetésekor kiemelt hangsúlyt kell fektetni az adatintegráció kérdésére. A régi rendszerből való adatkinyerés sok esetben nehézséget okoz, de ennek a feladatnak az elvégzése szükséges és elengedhetetlen feltétel egy kifogástalanul működő új rendszer bevezetése előtt. Meg kell győződnünk arról, hogy a kiválasztott cég milyen feltételekkel és főleg milyen áron biztosítja az adatkinyerést majd a kinyert adatok integrációját!

 

Nagyon fontos egy új iktató bevezetésekor, hogy megfelelően szervezetre szabottan legyen telepítve, értem itt, hogy a fejlesztő cég igazgatásszervező szakemberei a messzemenőkig paraméterezzék az egyes jogosultsági szinteket úgy, hogy a napi munkavégzés feltételeihez a lehető legjobban idomuljon a rendszer. Erre a folyamatra érdemes időt és figyelmet fordítani, mert megtérül. Az egyes, már akkreditált alkalmazások szolgáltatástartalma sokszor alulkalkulált, a pluszmunkáért pedig aránytalanul magas árat kell fizetni, így a szerződéskötés előtt ezeket a paramétereket is érdemes mérlegelni!

 

Végezetül fordítsunk figyelmet arra is, hogy a rendszer oktatása ne csak egy elvégzendő feladat legyen, hanem a rendszert kezelő munkatárs ténylegesen tudja használni az alkalmazást. Célszerű a bevezetést követő legalább egy napra helyszíni támogatást kérni, és meggyőződni a folyamatos helpdesk rendelkezésre állásáról.

 

A cikkben leírt tapasztalatainkat és véleményeinket a KOLIBRI® e-FORTE® iktató és ügyiratkezelő rendszer bevezetésekor szerzett benyomásaink, valamint ügyfeleink igényei alapján szereztük és állítottuk össze.

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu