Minősített iratkezelő rendszerek a közigazgatásban 2007/2

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Közigazgatási reform

Minősített iratkezelő rendszerek a közigazgatásban 2007/2

IX. évfolyam, 2. lapszám
Szerző(k):
Dr. Szabó Krisztina osztályvezető ÖTM Iratkezelési Felügyelet



Magyarországon a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) hatálybalépésével összefüggésben merült fel először az iratkezelés területén új, hatékony, költségkímélő eljárások és módszerek kidolgozásának igénye, az elektronikus iratok egyre szélesebb körben való elterjedése és az információ gyors, egyszerű, felhasználói igényeknek megfelelő visszakereshetősége okán.

 

 

Ezen eljárások és módszerek kidolgozása az iratkezelés szakmai irányításának korábbi struktúrájától eltérően központilag irányított folyamatos tevékenységet igényelt, ezért a kormányzat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) módosításával, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet hatálybalépésével egyidejűleg létrehozta a Kormányzati Iratkezelési Felügyeletet (a továbbiakban: KIF).

 

A KIF feladatköréből adódóan folyamatosan gyűjti a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének informatikai feltételrendszerére vonatkozó adatait, koordinálja az infrastruktúrafejlesztésre szolgáló fejlesztési tervek elkészítését, valamint figyelemmel kíséri az iratkezelési informatikai rendszerek, eszközök alkalmazhatóságát és a tanúsítás követelményrendszerét, melyet a 24/2006. (IV. 29.) BMIHMNKÖM rendelet (a továbbiakban: szoftverrendelet) szabályoz.

 

E rendelet, valamint a tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet alapján 2006. májusában került kijelölésre az első tanúsító szervezet, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségének vizsgálatára.

 

Tekintettel arra, hogy a Ket. végrehajtásával összefüggésben nem jelent meg jogszabály a szoftvermegoldásokkal szemben támasztott követelményekről, a szoftverrendelet kettős célt kell hogy betöltsön, és az iratkezelési funkciókon túl, ki kell hogy elégítse az elektronikus ügyintézéssel összefüggő szabályozási igényeket is.

 

A közfeladatot ellátó szervek sokfélesége és anyagi lehetőségeik korlátozott volta miatt szükséges azonban a jogi kötelezés fokozatokban történő bevezetése. Ennek értelmében azok a szervek, amelyek nem kívánnak a papíralapú iktatásról elektronikusra váltani, azok számára továbbra is fennáll a papíralapú iktatás lehetősége. Azok a szervek, amelyek elektronikus iratkezelő rendszert kívánnak bevezetni, vagy meglévő rendszerüket újra cserélni, azok 2007. január 1től már csak tanúsított terméket választhatnak. 2008. január 1ig azonban valamennyi közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus iratkezelő rendszernek tanúsítvánnyal kell rendelkeznie. Ez a tanúsítvány azonban 2009. január 1ig szűkített tanúsítvány is lehet, mely azt jelenti, hogy ezek a programok elektronikus dokumentumkezelésre és az ealáírás megoldás alkalmazására nem képesek. E tanúsítványokat 2009. január 1ig teljes tanúsítványra kell cserélni a fent leírt funkcióknak a szoftverbe építését követően. A szoftvertermékek között a fentieken túl találhatunk még bővített tanúsítványnyal rendelkező szoftvereket is, mely tanúsítvány a Kormányzati Portállal való kommunikáció képességét jelzi.

 

A szoftverrendeletben meghatározott, az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeket 2 részre bonthatjuk. Egy részük az iratkezelésre vonatkozó speciális joganyagból származó funkcionális, más részük pedig műszaki biztonsági követelmény.

 

A funkcionális követelmények közül kiemelném, hogy a szoftverek használatához elegendő kell hogy legyen általános számítógépfelhasználói jártasság, valamint hogy meg kell felelniük a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltaknak, így például legyen lehetőség olyan iktatókönyvrendszer létrehozására, amely igazodik a szerv meglévő iratkezelési szabályzatához, a rendszer biztosítsa az iktatás folytonosságát, az irat legyen iktatókönyvbe iktatható stb.

 

A szoftverrendelet számos követelménye azonban csak 2009. január 1. után lesz kötelezően beépítendő a rendszerekbe. Ezek közé tartozik a megfelelő formátumban érkező elektronikus dokumentumok tárolása, elektronikus ügyiratok létrehozása, azokhoz további iratok csatolása, az elektronikus dokumentumok megváltoztathatatlanságának biztosítása vagy a változások naplózása.

 

Sajnálatos módon azonban ezen időszakot követően is fel kell készülnünk az elektronikus és a papíralapú iratok egyidejű kezelésére, ezért a követelmények között megtaláljuk az elektronikus és papíralapú iratok egymáshoz rendelésének, valamint az iktatási adatbázisok kinyomtathatóságának követelményét is.

 

A szoftverek tanúsítása kétféleképpen képzelhető el. A tanúsítást leggyakrabban a szoftvergyártók kezdeményezik „dobozos termékeikre”. Ez azt jelenti, hogy a gyártók vállalják át a tanúsítás költségeit, mely azonban megtérül számukra, ha tanúsított terméküket több közfeladatot ellátó szervnél is értékesítik. Ebben az esetben előfordulhat azonban, hogy a bevezetés és „testre szabás” során, a felhasználó kérésére változtatásokat kell eszközölni a terméken. Amennyiben ezek a változások érintik valamely a szoftverrendeletben meghatározott követelményt, a változtatást a tanúsító szerv felé jelezni kell, és egy kiegészítő audit keretében kapható tanúsítvány a testre szabott verzióra.

 

Amennyiben azonban valamely szerv dönt úgy, hogy a nála alkalmazásban lévő szoftverre kíván tanúsítványt szerezni, ezt minden további nélkül megteheti az alkalmazásban lévő verzió tekintetében, melynek költségeit azonban egyedül kell hogy viselje.

 

A közfeladatot ellátó szervezetek jelenleg 9 tanúsított szoftver közül válogathatnak, de bízunk abban, hogy a tanúsító szervezetek számának bővülése a tanúsított szoftverek számának növekedését fogja eredményezni, természetesen a korábbi, rendkívül magas szakmai színvonalon. Az iratkezeléssel kapcsolatban kialakult szabályozás és tanúsítási rend ugyanis az iratkezelésért felelős vezetők szakmai támaszát jelenti, mivel az önkormányzatok tekintetében leggyakrabban jogi vagy államigazgatási végzettséggel rendelkező vezetők számára rendkívül nehéz az informatikai termékek megítélése. Az iratkezelési tevékenység szakmai oldalát leginkább az azt végzők képesek megítélni, míg az adatbiztonság kérdése feltétlenül informatikai szakértelmet igényel. E tudásanyag hiányában nem egyszerű egyes pályázatok esetében akár több száz millió forint sorsáról dönteni, és ahogyan azt a KIFhez érkezett megkeresések mutatják, számos esetben valóban rossz döntés születik. A tanúsítás intézménye azonban leveszi e terhet a vezetők válláról, mivel a tanúsító szervezetek az általuk tanúsított szoftverek megfelelőségéért nemcsak erkölcsi, hanem anyagi felelősséggel is tartoznak, így az illetékes vezetők nyugodt lelkiismerettel választhatnak ízlésüknek vagy szervtípusuknak megfelelőt az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium honlapján feltüntetett tanúsított szoftverek közül.

 

A KIF az elmúlt hónapokban egy kérdőívet tett közzé, melynek tanúsága szerint az önkormányzatok nagy része még tanúsítvánnyal nem rendelkező szoftvert használ. Bízom azonban abban, hogy a közeljövőben megvalósuló informatikai fejlesztések nyomán olyan megoldások fognak születni, melyek az önkormányzatok anyagi és informatikai erőforrásaihoz mérten a legkisebb önkormányzat számára is lehetővé teszik az elektronikus iratkezelés, majd az ügyintézés bevezetését.

 

Engedjék meg, hogy záró soraimmal megköszönjem Önöknek, hogy időt szakítottak a KIF által közzétett adatlap kitöltésére. Bízom benne, hogy az adatok feldolgozásával és felhasználásával az Önök érdekeit is képviselni tudjuk. ■

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu