Az államigazgatási eljárásokban több esetben is bekapcsolódik az elsőfokú eljárások során a tűzoltóság, mint tűzvédelmi szakhatóság.

A polgármesteri hivatalok jegyzői legtöbbször az építési, telepengedélyezési és kereskedelmi üzletek működésével kapcsolatos eljárások során keresik meg a tűzoltóságokat. Ezek közül is kiemelkednek az építési ügyek, amely során terület felhasználástól kezdve a tervezésen, használatbavételen, fennmaradáson át a rendeltetés változásig kérik a tűzvédelmi szakhatósági állásfoglalás megadását. Ezen ügyek száma adja általában a tűzoltóságok szakhatósági tevékenységének kb. 70 %-át.
A többször módosított 220/1997. (XII.5.) Korm. rendelet alapján a kiemelt építési hatóságok számának meghatározásával, azok kijelölésével tapasztalatunk szerint a tűzoltóság irányába a megkeresések szakszerűbbek lettek. A személyes kapcsolattartás is egyszerűbb kevesebb ügyintővel. A kötelező megkereséseken kívül is előfordulhat olyan eset, amely tűzvédelmi szakembert igényel az ügy megnyugtató rendezése érdekében. Ilyenkor is megkereshető a tűzoltóság, és ezen esetekben tűzvédelmi szakvélemény keretén belül (amely figyelembe vétele a hatóságnak nem kötelező) informálja a kérelmező szervet a tűzvédelmi tényállásról. Sajnos előfordulhat, hogy hatáskör hiányában a tűzoltóság érdemi elbírálás nélkül visszaküldi az ügyiratot, nem segítve elő az engedélyező hatóság munkáját. Ezen esetekben a személyes ügyintézői, vagy a vezetői szinten történő egyeztetések alkalmával lehet tisztázni a szakmai kérdéseket, illetve a megkeresés igényét, okát.
Az 1998-ban bevezetett új építési jogszabályok alapján az építési hatóságnak kell a szakhatóságokat, köztük a tűzoltóságot is megkeresnie. A rendelkezésre álló 15 napos határidő csak akkor elegendő, ha a tervdokumentáció a tervezők részéről megfelelően előkészített és legyeztetett. Legtöbbször a kisebb, de annál fontosabb ügyekben a szakhatóságnak a tervezőket újból meg kell keresni hiánypótlás miatt. Az új államigazgatási törvény ezekben az ügyekben egyértelműbben rendelkezik, így remélhetően előkészítettebbek lesznek a dokumentációk.
Egyéb tűzvédelmi szakhatósági ügyek
A 2000 óta az elmúlt években sok ügyszámot jelentett a telepengedélyezési eljárások lebonyolítása, mint megújult szakhatósági tevékenység. Három év kihagyása után a többször módosított 80/1999. (VI.11.) Korm. rendelet írja elő a telepengedély alapján gyakorolható ipari és szolgáltató tevékenységek körét, valamint a telepengedélyezés rendjét. Az új jogszabály alapvetően abban különbözik a régitől, hogy a kisiparosokon, vállalkozókon kívül minden jogi személyre, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaságra is kiterjed a rendelet hatálya. Ezen kívül fontos még, hogy a régebben működő és akár telepengedéllyel rendelkezőknek is újból meg kellett kérnie a település jegyzőjétől az újabb telepengedélyt. A rendeletben közel kétszáz ipari tevékenység végzése esetén írták elő az engedélyeztetési eljárást. Ezen belül a tűzvédelmileg fontos tevékenységeket csillaggal jelölték meg a jogszabályban, amely esetekben a tűzoltóságot, mint szakhatóságot kötelezően vonják be az eljárásba. Az EU csatlakozást megelőzően fontos volt, hogy az ipari tevékenység megkezdése előtt, valamint a régi telephelyek esetében újból, minden hatóság és szakhatóság véleményt mondhat arról, hogy biztonságosan végezhető-e abban a környezetben az ipari tevékenység, vagy szolgáltatás.
Egyablakos ügyintézés
A két említett szakhatósági tevékenységet a tűzoltóság a polgármesteri hivatalok jegyzőinek megkeresésére végzi, vagyis az egyablakos ügyintézési rendszer keretén belül az ügyfél csak egy hatósággal tartja a kapcsolatot. A kereskedelmi üzletek engedélyezésénél azonban az ügyfél személyes megkeresésére indítja el az eljárást a szakhatóság. A jogalkotóknak javasolható azonban az, hogy itt is bevezethető lenne (mint régebben volt is) az engedélyező hatóság egyablakos (összefogó) tevékenysége. A többször módosított 4/1997. (I.22.) Korm. rendelet módosításait figyelembe véve a kereskedelmi üzletek működési engedélyezésénél a régebbi jogszabályi előírásnál már könnyebb az engedélyező hatóság ügyintézése, hiszen ha csak az üzlet működtetőjének személye változik, az üzletkör nem, nem fontos a szakhatóságok újbóli bevonása. Ebben az esetben azonban nagyon fontos az alapos vizsgálódás, hogy az előbbi megállapítás, vagyis a változatlanság ténye igaz-e.
A három fő tűzvédelmi szakhatósági tevékenység a tűzoltóság tűzmegelőzési tevékenységének mindennapjait jelenti, azonban ennél több államigazgatási eljárásnál is közreműködnek. A teljesség igénye nélkül a következő eljárásokban is szakhatóság a tűzoltóság: útépítés, vízjogi engedélyek (víz, csapadékvíz, csatorna) a tűzcsapok helyének kijelölése, elektromos vezetékjogi eljárás, hírközlési eljárás (telefonvezetékek, kábeltévé, stb.), szociális otthonok, intézmények működési engedélyezése, oktatási intézmények működési engedélyezése, piacok, vásárok működési engedélyezése, tűzveszélyes folyadéktartályok létesítése, PB gáztartályok telepítése, környezetvédelmi eljárásoknál, főleg tűzveszélyes hulladékok hosszabb tárolási kérdéseinél, stb.. Az egyablakos ügyintézésnél azonban meg kell említeni azt, hogy a mai közigazgatásban a szakhatóság (köztük a tűzoltóság is) a szakmai kérdések tisztázása érekében megkeresi az ügyfelet (helyszíni szemle, adatgyűjtés, stb. érdekében), így közvetlen kapcsolattartás is szükséges. Tény azonban az, hogy a hivatalos levelezés a közigazgatási szervek között zajlik.
Építmények tűzvédelmének fontossága
A fentiekben tárgyalt tűzvédelmi szakhatósági tevékenység közül a legfontosabb az építéssel összefüggő eljárásokban történő közreműködés. A tervezés ugyan íróasztal mellett történik, azonban ekkor a tűzvédelmi szakmai kérdések tisztázása nagyon fontos az ügyfél és a köz érdekében. Ezt elősegíti az építésztervező, nagyobb beruházásoknál a tűzvédelmi szaktervező, és a tűzoltóság, mint elbíráló szakhatóság.
A beruházást követően az épület használatbavétele, majd az azt követő telepengedélyezési és kereskedelmi, vagy másfajta működési engedélyezési eljárásban megjelenő tűzvédelmi szakhatósági tevékenység csak kicsiben különbözik. Egy épület használatbavételét követően a különböző működéshez kacsolódó eljárásokban a tűzvédelmi előírások hasonlóak, minimálisan különböznek. Az ilyen esetekben a tűzoltóság, mint szakhatóság gyorsan tud dönteni az ügyfél javára természetesen. Ez új beruházás esetén nagyon gyors, egyéb esetekben is rövid időn belül döntési helyzetbe kerülhet a tűzvédelmi szakhatóság. Egy régebbi építésű épület, vagy rendeltetés változtatás esetén ez már nem igaz, sőt a legtöbb probléma az ilyen ügyek intézésénél fordul elő. A létesítés és használat kettéválásának megismerése, annak gyakorlati alkalmazása az ügyfelek számára nagyon fontos.
Informatika a tűzvédelmi igazgatásban
Az elmúlt évtizedben a tűzoltóságok is erősítették az ügyfelek irodai kiszolgálását, az ügyfélbarát rendszer működtetését. Az ügyfelek, a lakosság, az állampolgár a tűzoltósággal elsősorban a keletkezek tüzek oltásánál, műszaki mentések végzése során találkozik, erről alkot véleményt. Azonban egyre fontosabb a hatósági, szakhatósági ügyintézés, valamint a tűzvizsgálati eljárások során is a hatékony tűzvédelmi igazgatás jelenléte, megjelenítése, az ügyfelek maximális kiszolgálása. Ebben sokat segít az elmúlt évtizedben megjelent számítástechnika, informatika. Az ország tűzoltóságai közül sokan rendelkeznek saját honlappal, és szinte mindenki e-mail címmel. A fentiekben leírt tűzvédelmi szakhatósági tevékenységek közül a legtöbb esetben az ügyfél egyedül intézi a különböző szakhatóságok részére szükséges dokumentációk, iratok beszerzését, műszaki és tűzvédelmi berendezések felülvizsgálatának elvégzését, stb.. Ennek megismerése a szakmai honlapokon elérhető, a különböző nyomtatványok megismerhetőek. A közigazgatásban dolgozó szervek is megkereshetik e-mail formában a tűzoltóságokat. Az informatika előretörésével ma már a tűzoltóságokon a tűzvédelmi igazgatásban dolgozók rendelkeznek számítógépekkel, internet elérhetőséggel, különböző adatbázisokkal, amelyek feltöltésével gyorsan és hatékonyan tudnak az ügyfelek és a megkereső hatóságok érdekében dolgozni.