Ez a rövid dolgozat nem vállalkozhat arra, hogy a címben megjelölt témáról részletes kifejtést adjon a szakértő olvasó számára. Megteheti azonban azt, hogy felvillant néhány olyan érdekességet és problémát, amellyel Nyíregyháza Megyei Jogú Város – általam 9 éve vezetett – Polgármesteri Hivatalában találkozhatunk.

A közigazgatási hatósági munka színvonalas ellátásának alapvetõ kérdése a szervezet felépítése és a dolgozói kollektíva. Az önkormányzati törvény kimondja, hogy a polgármester a jegyzõ javaslatára elõterjesztést nyújt be a képviselõ- testülethez a hivatal belsõ szervezeti tagozódásának meghatározására. A hivatal létszámát is a képviselõ-testület határozza meg. Azonban ezek a kérdések a gyakorlatban a hivatalt irányító polgármester és az operatív vezetõi feladatokat ellátó jegyzõ kompetenciájába kell hogy tartozzanak.

Az elmúlt évek tapasztalatai azt mutatják, hogy folyamatosan csökkenõ létszámmal kell ellátni az egyre növekvõ feladat- és hatásköröket. Alapvetõ és világos cél az, hogy naponta kell igazodni a változó körülményekhez, a zsugorodó apparátusokat oly módon szervezni, hogy a feladatok ellátása során ne csökkenjen, hanem lehetõleg növekedjen a közigazgatás szolgáltatásait igénybe vevõ ügyfelek elégedettsége.

Nyíregyháza Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalában 1999. január 1-én – jegyzõi munkába állásom napján – 339 fõ volt az engedélyezett létszám az önkormányzati tisztségviselõkkel együtt. Igen érdekes és beszédes szám, hogy most a város közgyûlésének legutóbbi döntése értelmében – 10 fõs létszámcsökkentést követõen – ugyanennyi a hatályos létszám. Persze nagyon sok minden történt a közel 9 év alatt:

• Létrehoztuk új belsõ szervezeti egységként az okmányirodát, melyben jelenleg is 37 munkatársam dolgozik.
• A polgármesteri kabinet megszervezése 5 új státusz megteremtését jelentette a hivatalban.
• A belsõ ellenõrzés térnyerésével az itt dolgozók létszáma is 5 fõvel növekedett.
• A városfejlesztési iroda keretein belül az Európai Unió kihívásaihoz igazodva 6 fõvel bõvült a létszámunk.
• A helyi adóztatás és annak végrehajtása erõsítése érdekében az adóirodán is 7 fõ létszámbõvülés következett be.
• A közterület-felügyelet munkájának erõsítését 7 új munkaerõ beállításával oldottuk meg.
• Az oktatási és szociális területen is néhány fõvel növeltük a létszámot.

Az a tény, hogy összességében most az 1999-es állapotnak megfelelõ a létszámunk, természetesen komoly áldozatok árán valósulhatott meg. 2003-tól folyamatosan létszámcsökkentési és egyéb racionalizálási döntések születtek, amelyeket maradéktalanul végrehajtottunk. Azt örömmel nyugtázom, hogy az esetek közel 90%-ában nyugdíjazás vagy más munkahelyre történõ távozás miatti üres álláshelyek megszüntetésére került sor, valódi létszámcsökkentésre csak nagyon ritkán.

A másik megoldás a feladatok kiszervezése volt. A tapasztalatok visszaigazolták azt, hogy helyes döntés volt az õrzésvédelem, a takarítás és a karbantartás – pályáztatást követõen – külsõ szervekre bízása, költségben és a munka hatékonyságában is komoly eredményeket értünk el. Az ellátandó konkrét feladatainkhoz jobban köthetõ az informatika, ennek hét évvel ezelõtti kiszervezésének helyessége a mai napig a viták kereszttüzében áll, bár személyes meggyõzõdésem, hogy a munka hatékonysága nem attól függ, hogy az informatikusok köztisztviselõként vagy önkormányzati tulajdonú cég alkalmazottaiként látják el feladatukat, sokkal inkább az egyértelmû és ellenõrzött viszonyoktól, illetve szerzõdéses kapcsolatoktól.

Úgy gondolom, hogy a hivatal létszámgazdálkodásában még mindig vannak tartalékok, de az elmúlt évekhez hasonló, jelentõsebb mértékû csökkentés már alapjaiban veszélyeztetné a megbízható feladatellátást.

Ugyancsak kérdésként említettem a szervezeti struktúra folyamatos igazítását a feladatokhoz és a meglévõ létszámhoz. Hivatalunk jelenleg – a 4 tisztségviselõn és azok 6 személybõl álló titkárságán túl – 12 belsõ szervezeti egység keretében látja el feladatkörét, mintegy 300 köztisztviselõvel.

A Megyei Jogú Városok Szövetsége Jegyzõi Kollégiumában évek óta összehasonlítjuk egymás belsõ szervezeti struktúráját. Az látható, hogy rendkívül eltérõ megoldások vannak, amelyek az egyes városok korábbi hagyományaira vezethetõk vissza. Meggyõzõdésem, hogy azok a hivatalok tudnak a leghatékonyabban mûködni, ahol a belsõ szervezeti egységeket erõteljesebben tudják integrálni fõosztálynak vagy igazgatóságnak nevezett forma keretében. Az elsõ számú vezetõ munkáját lényegesen könnyebbé teszi az, ha kisebb, 6-8 fõs középvezetõi team-mel kell együtt dolgoznia, akik az általuk vezetett egységek vonatkozásában teljes felelõsséggel bírnak. Vezetõi pályázatomban 9 évvel ezelõtt elérendõ célként tûztem ki ezt, természetesen a jegyzõ véleménye és akarata önmagában kevés ennek elérésében. Biztos vagyok benne, hogy a köztisztviselõi törvénynek a közelmúltban életbe léptetett változásai segíteni fogják valamennyi jegyzõ kollégám munkáját a szervezeti struktúra hatékonyságának növelésében, valamint az egyéni teljesítmények elismerése terén is.

Hivatalunk 1999 tavaszán a polgármesteri hivatalok közül az országban másodikként kapott ISO-tanusítványt. Ezen minõségirányítási és minõségbiztosítási rendszer továbbfejlesztésével – és 2008. január 1-tõl egy új, hatékonyabb, a közigazgatás követelményeit jobban tükrözõ minõségbiztosítási rendszer bevezetésével – kívánjuk Nyíregyháza megyei jogú város és kistérsége lakossága számára a minõségi közszolgáltatást még inkább elérhetõvé tenni.