Egy úttörő megoldás - Bemutatkozik az ESZA Kht. elektronikus pályázatkezelő rendszere 2007/4

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Pályázatok

Egy úttörő megoldás – Bemutatkozik az ESZA Kht. elektronikus pályázatkezelő rendszere 2007/4

IX. évfolyam, 4. lapszám
Szerző(k):
Brenner János



Az Európai Szociális Alap Nemzeti Programirányító Iroda Társadalmi Szolgáltató Kht. új internetes pályázatkezelõ rendszere ez év márciusától kezdte meg mûködését. Az Elektronikus Pályázatkezelési és Együttmûködési Rendszer, rövid nevén EPER, új és kibõvített tulajdonságaival, kényelmi funkcióval nemcsakhogy teljes egészében kiváltja a néhány mûködési területen jogelõdnek tekinthetõ Mobilitás elõzõ rendszerverzióját, hanem képes a komplex pályázati tevékenység összefogására, a feladatok és pályázati szerepkörök összekapcsolására.

 

 

Az EPER rendszerrel kapcsolatban már a kialakítást megelõzõen megfogalmazódtak azok az elvárások és alapkövetelmények, amelyek a könnyû használhatóságot, a tevékenységek átláthatóságát, a távoli munkavégzést és ezen keresztül a hatékonyságot támogatják. Kézenfekvõ megoldásnak az internettechnológia és a vékonykliens alkalmazása látszott, amelyhez mind a pályázók, mind a pályázatkezelõk földrajzi helytõl függetlenül csatlakozhatnak.

 

A munka nulladik lépéseként a pályázati feladatok, a funkciók feltérképezése és az elvárások rögzítése történt meg, azaz elkészült a követelményspecifikáció. A közbeszerzés, a szállító kiválasztása után került meghatározásra a rendszerlogika, és megtörtént a követelmények részletes kibontása. A pályázati ciklust (általánosan) leíró szakaszok modellezésre kerültek, amely modell a pályázatokkal kapcsolatos munkavégzést mérhetõ és ellenõrzött folyamatszakaszokra bontotta. A végleges rendszerkoncepció a pályázati szakértõk és a kivitelezõ Geoview Systems Kft. közötti konzultációk és szoros együttmûködés során alakult ki. A koncepciózus elõkészítõ tevékenység során megfogalmazott konkrét funkció-teljesítmény elvárások amellett, hogy felölelik a pályázatkezelés folyamatának minden mozzanatát, lehetõvé tették a racionális fejlesztési tevékenységet, a feladatok és a logikai kapcsolatok informatikai leképezését. (Közel 800 oldal specifikáció és terv készült el mielõtt egy sor programkód elkészült volna!)

 

A rendszert igen nagyszámú pályázat fogadására, egyidejû kezelésére kellett felkészíteni, ezt a tényt a kialakítás során figyelembe kellett venni. A kialakítás ún. nonstop mûködést tesz lehetõvé. A pályázók és a pályázatkezelõk egyaránt böngészõ segítségével regisztráció, illetve jogosultság-ellenõrzés után érik el a szükséges webfelületet, ahol a szükséges lépéseket elvégezhetik. A kiszolgáló infrastruktúra ún. hibatûrõ elemekbõl úgy lett kialakítva, hogy bármely webkiszolgáló kiesése esetén képes a terhelés automatikus átirányítására. A tudatos munkaszervezés, a távoli elérés biztosítása és a technológia együttesen azt biztosítja, hogy a rendszernek gyakorlatilag nincsenek kapacitáskorlátai. (A rendszer mûködésének elsõ 4 hónapja alatt kb. 15 000 pályázó regisztrált, és 20 000 pályázat került rögzítésre.)

 

Az EPER legfõbb újdonságát azonban a tényleges pályázati munkát támogató üzleti logika jelenti. Ennek köszönhetõ, hogy a pályázatkezeléssel kapcsolatos teljes tevékenységsor elektronikusan támogatott, a pályázati kiírások elkészítésétõl és az ûrlapok összeállításától kezdve a pályázatok beadásán, ellenõrzésén, bírálatán és hiánypótlásán át egészen a szerzõdéskötésig, beszámolókig és pénzügyi eseményekig, illetve a teljes pályázati életciklus monitorozásáig. Három funkciót érdemes kiemelni, amelyek az alkalmazás nagyfokú testreszabhatóságát mutatja (és amihez nem szükséges fejlesztõi közremûködés): dinamikus ûrlapok, amivel a pályázatkezelõ határozhatja meg és állíthatja össze a szükséges adatszerkezeteket; üzenetkezelés, ahol az üzenetek kimenetelétõl (papír, e-mail, vagy belsõ üzenet) függetlenül a kezelõ szerkeszti meg a „körlevél” sablonokat; dinamikus riportok segítségével a kezelõ válogatja ki a lekérdezésre szánt adatmezõket.

 

A rendszer mûködési elvét talán úgy világíthatjuk meg leginkább, ha egy olyan logisztikai rendszerhez hasonlítjuk, amelyben minden pályázati anyag egy kötött pályarendszeren halad, és a kijelölt pályát különbözõ szenzorok, váltók, állomások és beavatkozási pontok szegélyezik, amelyeken való továbbhaladás csak a megfelelõ feltételek teljesülése után lehetséges. A rendszerben a feladatok szervezése ennek megfelelõen történik, azaz adott pályázati státusz eléréskor az elvégzendõ feladat az arra kijelölt és feljogosított felhasználó számára megjelenik. A szükséges munkamûvelet elvégzése után a folyamat a következõ szakaszba léphet.

 

Az ESZA Kht., EPER rendszer segítségével a Szociális és Munkaügyi Minisztérium összes hazai és a Nemzeti Civil Alapprogram pályázatainak teljes körû kezelését biztosítja. Ez évtõl ezen szervezetek hazai forrásokra kiírt pályázatait, ahol az internetes beadás megengedett vagy elõírt követelmény, csak ezen a rendszeren keresztül lehet benyújtani. Természetesen a papíralapú pályázatok feldolgozása is támogatott, csak itt a papíralapú pályázatokat a kezelõszervezet rögzíti a rendszerben, onnantól azonban a további folyamatok elektronikusan zajlanak.

 

A kialakítása során különös figyelmet kapott az intenzív, sokszor lökésszerû terhelések kezelhetõsége, úgy hogy közben az egyes pályázatok kapcsán elvégzendõ feladatok a teljes bírálati szakaszban, illetve a projekt lezárásáig mindvégig támogatottak és határidõcsúszások nélkül elvégezhetõek legyenek. Az elsõ nemzeti fejlesztési ciklus pályázati tapasztalatai azt mutatják, hogy az „intézményesített” pályázatkezelés maradéktalan és szakszerû módon, csak elektronikus munkatámogatás mellett biztosítható. Erre a gondolatmenetre építve került az EPER rendszer kialakításra, amely a pályázatkezelési tevékenység tényleges támogatásával, erõforrás kíméléssel, az ügyintézési ciklus lerövidítésével munkahatékonyságot biztosító korszerû eszközrendszert jelent a felhasználók számára.

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu