„A közigazgatás mint igazgatási tevékenység általában nem öncélú, hanem kívülről meghatározott. A közigazgatás esetében azonban a külső determináns a politika. A közigazgatás bizonyos értelemben – annak alárendelten – a politikai hatalom céljait valósítja meg. Ez a függő viszony azonban nem direkt, nem közvetlen, azaz a közigazgatásnak relatív autonómiája van a politikával szemben. Ez egyrészt azt jelenti, hogy a politikai direkt beavatkozás nem megengedett, és csak áttételesen az állami akaratközvetítő mechanizmuson keresztül, jogszabállyá transzformálódva valósulhat meg, másrészt pedig azt, hogy a közigazgatás önállóan, felelősen gyakorolja jogszabályosan rögzített hatáskörét.”

Olvastam a Közigazgatási szakvizsga Általános Közigazgatási Ismeretek tananyagában, és eszembe jutott az Ötv. azon rendelkezése, mely szerint „a polgármester a képviselõ-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt. A polgármester a jegyzõ javaslatainak figyelembevételével meghatározza a hivatal feladatait, az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elõkészítésében és végrehajtásában.”

Megosztom, hogy ez a szabályozás hogyan érvényesül – korábban nem tapasztalt módon – a polgármester aktív közremûködésével a polgármesteri hivatalunkban. A hivatali tevékenység évenként megszokott értékelése mellett a legfontosabb új és általános célkitûzés, hogy a polgármesteri hivatal önmaga változásával és átalakításával – megújuló tevékenységével, korszerû intézményi struktúrával, szakmai felkészültségével, a humán erõforrás racionalizálásával és kellõ motivációval – mindinkább képes legyen a Polgár város gazdasági programjában rögzítettek megvalósítására.

A polgármester önálló elõterjesztésében határozta meg a megújítás célját, irányait és alapelveit. Javasolta, hogy a hivatal ellátandó feladatait vegyük számba, és tevékenységfajták szerint rendszerezzük és csoportosítsuk, amely elemzés alapját jelentheti a feladatokhoz leginkább illeszkedõ intézményi struktúra kialakításának. Az irodák dolgozói létszáma arányosabb méreteket, az irányítás a koordináció és az ellenõrzés szempontjából optimális létszámokat jelentsen.

A hivatal irodavezetõinek kiválasztása eseteiben érvényesülnie kell a vezetõi képességek, a csapatmunka, a dolgozók képzettsége, a kommunikációs, az analitikus és az innovációs készségek meglétének. A továbbképzési és beiskolázási gyakorlat teljes áttekintése indokolt, melyben a legfontosabb rendezõelv, hogy a támogatott képzés, a megszerzett képesítés a minõségi munkavégzést és a többirányú feladatellátást teljesítse. Ki kell dolgozni a hivatali munkavégzés valódi teljesítményértékelését, szükséges bevezetni a differenciált javadalmazást és a többletmunka elismerését jelentõ premizálási gyakorlatot.

A polgármesteri hivatal feladatai ellátásában a legkorszerûbb technikai eszközök használatát kell biztosítani. Érvényesüljön jobban a város adófizetõinek a pénzébõl a város lakóit szolgáló hivatali ügyintézési szemlélet a hétköznapi ügyfél-hivatalnok találkozásokban.

Szükséges az új módszerek kipróbálása, a hatékony és szakszerû eljárások meghonosítása az önkormányzati feladatellátás során. A helyettesítési képességek erõsítésével, a mobilizálható, több feladat teljesítésére képes köztisztviselõ alkalmazásával az ügyintézések gyorsítása lehetséges. A köz szolgálatát élethivatásaként választó köztisztviselõtõl elvárás, hogy megnyilatkozásaival, közszereplésével, intézkedéseivel, lojalitásával erõsítse a közszolgálatiság presztízsét.

A „megkövesedett” hatósági szerep helyett nagyobb hangsúlyt kell hogy kapjon a jövõben a szolgáltató szellemû hivatali munkavégzés.

A hivatal és a lakosság közötti kapcsolattartás tovább erõsítendõ a folyamatos tájékoztatással, a modern kommunikációs eszközök alkalmazásával, valódi közmeghallgatással, lakossági fórumokkal, a városgyûléssel, valamint a személyes kapcsolatokon keresztül.

A hivatali munkában színvonalas feladatellátásra, az új elvárásokra csak megfelelõ szakképesítéssel, jogalkalmazói tudással, idegennyelv-ismerettel és az általánost meghaladó mûveltséggel rendelkezõ szakemberek képesek az elvárt teljesítményre.

A testületi döntést követõen megtörtént az önkormányzati feladatellátás teljes gyakorlatának vizsgálata, áttekintettük a szervezeti struktúrát és a humánerõforrás- gazdálkodást.

A fenti feladatok végrehajtásához javaslatokat adtak a csoportvezetõk, és áttekintettünk több városi polgármesteri hivatali struktúrát. Figyelembe vettük az ügyfél-elégedettségi mérés során szerzett tapasztalatokat is, és a kistérségi központból adódó szerepünket.

Értékeltük a hivatal informatikai stratégiáját és javaslat készült a technikai feltételek további javítása érdekében az önkormányzat e-közigazgatási koncepciójára. Különös figyelmet fordítottunk az önkormányzat gazdasági programjának végrehajtásához szükséges szervezet kialakítására.

Nagyobb hangsúlyt kaptak a városüzemeltetéssel, városfejlesztéssel kapcsolatos feladatok, melyek önálló irodai keretben fognak mûködni. Figyelembe vettük azt a körülményt is, hogy a polgármesteri hivatal 2008. január 1-tõl körjegyzõségi feladatot is el fog látni.

Módosítás történt a munka- és ügyfélfogadás rendjében, igazodva a lakossági igényekhez a szolgáltató hivatal megjelenítésével.

A megnövekedett hatósági és önkormányzati feladatokat az új struktúrában kevesebb létszámban, arányosabb leterheltséggel kell biztosítani hatékonyabb és színvonalasabb munkavégzéssel.

Közel 10%-kal csökkent a köztisztviselõi létszám nyugdíjazás következtében. Természetesen a létszámcsökkentéssel kapcsolatos pályázati lehetõség igénybevétele érdekében ezeket az álláshelyeket nem tölthetjük be.

Két irodavezetõi állást hirdettünk meg nyilvánosan, és emellett felkértük a polgármesteri hivatal felsõfokú képesítéssel rendelkezõ munkatársait, hogy írásban tegyenek javaslatot arra, hogy melyik irodát milyen elképzelések, vezetõi módszerek, javaslatok megvalósításával tudnák irányítani.

Valamennyi megkeresett munkatárs a remélt elvárásnak megfelelõen széles körû javaslatot adott. Többségében nem csak az adott iroda mûködésére vonatkozott, hanem a polgármesteri hivatal valamennyi tevékenységére, sõt az önkormányzat egyéb tevékenységeire is kiterjedt. Jelenleg a vezetõi kiválasztás szakaszában és a beérkezett javaslatok komplex értékelésénél tartunk. Az eredményesebb vezetõi kiválasztás érdekében szóbeli meghallgatást is tervezünk, mivel a leírt javaslatok alapján az egyes irodák vezetésére több jelölt személye is szóba került. ■