Szituációkincs 2.

Miért (nem) tudunk delegálni, avagy mire jó az ún. feladat-lift?

Biztosan hallottak arról az anekdotáról, amikor az ún. átkosban két közigazgatási vezető találkozott. Ilyenkor egyvalami mindenképpen szóba került. Hogy vagytok, mi újság? Van sok munka? Hány emberrel dolgozol, hányan vagytok? Tudod, vagyunk 24-en, de abból csak 5-6 ember, aki húz, akikre lehet számítani. A másik fele nem bízható meg komolyabb feladattal. S persze a többi csak fogja a helyet, felveszi a fizetését, de nem lehet rájuk számítani.

Ma persze ilyenek feltehetően nincsenek. Vagy ha mégis, akkor a vezető első számú leckéje az, hogy kijárja, vagy kisírja, az ún. mínőségi cserék végrehajtását, már ha erre van kompetenciája vagy bátorsága. S a szembenézés bátorságát azért is érdemes fel- és bevállalni ezen a területen, mivel alkalmas munkatársak hiányában a vezető sohesem fog tudni dolgoztatni, csak – látástól mikulásig – dolgozni. Márpedig ez az alapja annak, hogy egy szervezet első embere élvezni is tudja azt, amit tesz. Ha ez nem áll fenn, akkor csak folyamatosan szenved. Azoktól a (gyakran külső, vagy éppen örökölt) determinációktól, amely miatt mindennel tud foglalkozni, csak a munkatársak vezetésével, vagy a munka érdemleges megszervezésével nem. Mivel, aki magánál okosabb kollégákkal veszi magát körbe, az bérletet vált a szabadsághoz, vagyis az ilyen munkatársak helyett a főnöknek nem kell dolgoznia. Aki fél a nálánál jobb képességű beosztottaktól, az mindig saját magával szúr ki. Ennek az a legegyszerűbb oka, hogy egy vezető csak mindig a munkatársai által lehet sikeres.

S itt érkeztünk el mai témánkhoz, a delegáláshoz, amely valamennyi szervezet sikeres és eredményes működésének legfőbb alapja és záloga.

Mert Murphy nélkül is tudjuk, egy szervezet nem létezik csak úgy önmagában, a kietlen nagy pusztában. Működésére kihatással van minden olyan impulzus, amely a környezetéből éri. S ezek a hatások, főleg a hierarchikus rendszerek világában leginkább feladatok (ukázok, prikázok) s nem pedig új évi jókívánságok formájában érik. Ez olyan akár a Dzsungel Könyvé-ből jól ismert ún. Nagy pofonofon. Ő soha nem kérdezi, hogy felkészültünk e a Lady Macbeth eljátszására. Ha jön, akkor mindig váratlanul és csőstől érkezik, akár egy cunami.

Mikor e faladat-cunami eléri szervezeti partjainkat, mindig a vezető feladata és felelőssége az, hogy ezt a képzeletbeli, de nagyon is valóságos feladat-liftet, vagy (éppen) páternosztert értően, közmegelégedésre kezelje.

Ha a vezető mindent maga intéz, semmit nem oszt ki, akkor agyonnyomják a feladatok és belefullad a saját szervezetébe. Rossz vezetésébe, illetve állandó (minden lépését meghatározó és jellemző) bizalmatlanságába. Ha okosan és jól sáfárkodik a reá bízott és rendelkezésére álló humán erőforrásokkal, akkor a feldat-lift ügyeletes kezelőjeként, a jó gazda gondosságával szétszortírozza, felporciózza az átláthatatlan feladattengert. Fontos, hogy mindezzel nemcsak a munka elvégzésének felszabadító mámorát, hanem a felelősséget is átadja. Utóbbi rendkívül lényeges, mert a felelősség soha ne legyen lepasszolható és megúszható. A delegáláshoz persze nyomban kapcsolható a munka számonkérésnek és behajtásának legalább ilyen izgalmas monitoringja, illetve kontrollingja. Nos, utóbbi az igazán izgalmas és érdemi vezetési feladat.

Talán meglepő, de ezzel az egyszerű feladat-liftes módszerrel nincs az a nagy szervezet és szolgálat, amely ne lenne áttekinthető. S leginkább persze működőképes, amely cselekvésre sarkall minden érintettet, aki által – kis lépésekben, nagy türelemmel – mindig fokozható egy szervezet teljesítőképessége.

Persze joggal merül fel annak kérdése, hogy miként mentoráljuk, inspiráljuk azon kollégáinkat, akik nem éppen mindig a legjobbak? Mielőtt legyintenénk és erről lemondanánk, vegyünk is sorra néhány lehetőséget. Ezek nem csodaszerek, de kipróbálhatóak és működőképesek.

Egy kompetens, a csapatáért felelősséget érző vezető például bármikor megteheti azt, hogy:

– az ügyiraton úgy szignál, hogy abból egyértelműen kiderül: tiszteli, együttműködő partnernek tekinti munkatársait;

– az elkészült aláírásra felterjesztett, jól sikerült termékeknél nyomban, írásban az ügyiraton visszajelzett köszönömmel bármikor (akár mindig) jelezheti elégedettségét;

– indokolt esetben (nagy és kiterjedt szervezetben) időnként felemelheti a telefont, vagy megereszt(het) egy e-mailt, hogy ezzel is pozitív visszajelzést adjon, ha valamivel elégedett;

– még indokoltabb esetben akár személyesen is köszönetet nyilváníthat. Mindez jól egybeköthető egyébként az egészséges lépcsőzéssel, napi levezető sétával. Hiszen nem lehet olyan nagy egyetlen ház sem, amely ily módon ne lenne bevehető, felfedezhető;

– az e-mailekhez a ma oly divatos és személytelen trenddel ellentétben megszólítást ír, sőt, elköszönésnél azt be is fejezi, s az elektronikus termékeket is megköszöni, ha azt részére az érintettek határidőre, megfelelő színvonalon beszállítják.

S ne feledjék el a következőt:

Feladat-lift 1X1:

1. A liftet mindig a főnök kezeli.
2. Ő küldi el liften a feladatokat megoldásra, előkészítésre a munkatársakhoz.
3. Ő fogadja (és értékeli) a hozzá szintén liften visszaérkező produktumokat.

+1 Vagyis: nem olyan bonyolult ez, ha van benne rendszer!

… S végül egy oldott levezetés az ismert dallal: engedjünk a csábításnak és adjuk át magunkat a Dzsungel könyve rejtelmes hangulatának. Mert kicsikét így vagyunk mi együtt, én és a szervezet. Úgy, mint ahogy Beindul a Pofonofon.

Katt ide: http://www.youtube.com/watch?v=Wr95js7flyU

P.S. Beindul a Pofonofon

„Először is, elő a régi elvvel!

Először üss, és utána nyelvelj!

Így a tuti hatás, nem marad el.

Egy jó ütés nagy csodákra képes

Kitüntetés, csillagokkal ékes,

Hálás lehet az, kit Balu nevel.

És laposra ver!

Ha beindul a nagy pofonofon,

Ketten osztozunk meg a pofonokon:

Én adom és te állod majd!

Ha beindul a nagy-nagy pofonofon,

S kinő egy új púp a kobakodon,

Ne bánd, csak a féltés hajt!

Ha cseng a fül és fáj az arc a szájnál,

Valószínű, hogy valamit elhibáztál,

És szól a pofonofon, nem totojáz.

Van itt pofon, picinke, mint a masni;

szolid horog, lendületnyi tasli,

És a balegyenes, ami megmagyaráz.

És gatyába ráz!

Ha beindul a nagy pofonofon,

Ketten osztozunk meg a pofonokon:

Én adom és te állod majd!

Ha beindul a nagy-nagy pofonofon,

S kinő egy új púp a kobakodon,

Ne bánd, csak a féltés hajt!

Nincs mit ints! Megy a bal!

Egy nagy mancs betakar.

Mint egy pincspofa belapul az orr.

És akkor

Szán is már Balu tán, ám a nagy bal után,

megy, sőt száll a szélben a jobb!

Hidd el, hogy a jobb mint a bal, ami sose jobb,

A bal úgy jobb, ha csavarod,

De legjobb az, ha nem te kapod.

A jobb jobb mint a bal, ami sose jobb.

A bal úgy, hogyha jobbodba csavarod,

De legjobb mindig az, ha nem te kapod!

Ha beindul a nagy pofonofon,

Ketten osztozunk meg a pofonokon:

Én adom és te állod majd!

Ha beindul a nagy-nagy pofonofon,

S kinő egy új púp a kobakodon,

Ne bánd, csak a féltés hajt!

Ha ütni kell, ne érd be eggyel,

Ha tűrni kel, tűrj jó kedvvel!

Vagy így, vagy úgy, azt ne feledd el,

Vitázni kár, egy izmos medvvel!

Kár vitába szállni, kár vitába szállni, kár!„

Előretekintés, vagyis találkozzunk két hét múlva!

Szituációkincs 3.: Miért (nem) tudjuk megdönteni önmagunkat, avagy miért kell megdönteni Hajnal Tímeát?

e-Lazíts! „szolgáltatás”: Reflexiók, kérdések, kritikák bármilyen mennyiségben megfogalmazhatók, feltehetők. A Szerző mindenkinek válaszol.

Vissza a Szituációkincs 1. „leckére” >>>