Több új, hamarosan induló elektronikus postai szolgáltatásnak és a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium 2014. július 1-jével hatályos új rendeleteinek köszönhetően a közfeladatot ellátó szerveknek egyszerűbb lesz az elektronikus ügyintézés megvalósítása. Az intézkedés nemcsak a közigazgatást, de az elektronikus iktató- és dokumentumkezelő rendszerek beszállítóit is jelentősen érinti. 

Felgyorsulni látszik a közfeladatokat ellátó szerveknél az elektronikus ügyintézésre való áttérés, s ezzel az állampolgárok élete is egyszerűsödhet, miközben a magyar közigazgatás jelentős költségeket takaríthat meg a papír alapú ügyintézés visszaszorításával. A folyamatot többek közt a Magyar Posta Zrt. 2014. december 1-jétől elérhető új, szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásai (SZEÜSZ), valamint a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) 2014. július 1-jétől hatályos, 27/2014. (IV. 18.) számú rendelete is generálják.

Az előbbi keretében a Magyar Posta várhatóan 2014. december 1-jétől biztosítja a biztonságos elektronikus kézbesítési szolgáltatást, mellyel az intézmények egymás közt, de akár az ügyfelekkel való kommunikációban is elektronikus úton kommunikálhatnak. Ez utóbbi esetében a Magyar Posta igény esetén a feladáskor, illetve a válasz megérkezésekor elvégzi a hiteles konverziót – vagyis a papír alapú dokumentum e-irattá való hiteles konvertálását -, így az ügy papír alapon indítható, illetve a válasz is kézbe vehető hitelesített papír alapú dokumentumként.

Ehhez is kapcsolódik a már említett, 2014. július 1-jével hatályos KIM rendelet, mely szigorít az elektronikus iratkezelésre vonatkozó, eddig is kötelező érvényű követelményeken. „Ezentúl a közfeladatokat ellátó intézmények csak olyan elektronikus iktató- és dokumentumkezelő rendszereket szerezhetnek be, melyek rendelkeznek a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletnek megfelelő minősítéssel. Ez a szabvány azt is kimondja, hogy a szoftvernek majd képesnek kell lennie a Magyar Posta által elindított új elektronikus szolgáltatások kezelésére” – mondta Varga László, a DMSONE Zrt. operatív igazgatója.

A DMSONE Zrt. által fejlesztett irat- és dokumentumkezelő szoftvereket több mint 1000 közfeladatot ellátó intézménynél használják, ezért kiemelten fontos volt, hogy a vállalat szoftvereinek új verziói elsőként teljesítsék a KIM által meghatározott új kritériumokat, és így 2014. július 1-jén megkapta a vonatkozó tanúsítványt. „Nyilvánvalóan ezzel a döntéssel nem azonnal fog megváltozni az intézmények élete a hivatalos ügyintézés tekintetében, mivel alapvetően egy folyamatról van szó, melynek hatása az elkövetkezendő 1-2 évben fog megmutatkozni. A korábbi, puhább szabályozás kapcsán kiadott tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek a lejárati időig alkalmazhatók, de 2015. január 1-jét követően csak azon iratkezelési szoftver részére adható ki tanúsítvány, amely az e rendeletben előírt feltételeknek megfelel. A jogszabályi környezet finomhangolásával sok új fejlesztési utat nyitottak meg az intézmények számára” – tette hozzá a DMSONE Zrt. szakembere.