Az Egységes Kistérségi Önkormányzati Költségvetési Gazdálkodási Rendszer (OrganP) bevezetésének tapasztalatai Polgármesteri Hivatalban

A Belügyminisztérium által IDEA néven indított fejlesztési program keretében Zalaegerszeg lett a színhelye az első kistérségi mintaprojektnek. A projekt megvalósítására 2002. szeptember 5-én együttműködés jött létre a Belügyminisztérium, a Miniszterelnöki Hivatal, az Informatikai és Hírközlési Minisztérium, valamint Zalaegerszeg MJV Önkormányzata között. Zalaegerszeg vállalta, hogy 2003-ban hivatalában és még két települési önkormányzat hivatalában kiépíti az Egységes Kistérségi Önkormányzati Költségvetési Gazdálkodási Rendszert. A projekt célja az volt, hogy olyan információs rendszert alakítsanak ki, mely az egyébként szerény informatikai felszereltséggel rendelkező vidéki kistelepülések számára is lehetőséget biztosít arra, hogy bekapcsolódhassanak egy olyan integrált gazdasági rendszerbe, mely a legkorszerűbb igényeket is kielégíti, megfelel a rendszer akár egy megyei jogú városról, akár egy körjegyzőségről van szó.
A szakmai megvalósítás előkészítésére a Zalaszám Informatika Kft. És az IBM Magyarországi Kft. vállalkozott.
A szakmai megoldás alapja a BM Központi Hivatalában már sikeresen működő OrganP-n alapuló integrált költségvetési gazdálkodási rendszer volt. A mintaprojekthez később a környező települések közül Gellénháza és a körjegyzőségéhez tartozó önkormányzatok, valamint Bak és Sárhida önkormányzata – így a tervezett hárommal szemben 10 önkormányzat, egy polgármesteri hivatal és kettő körjegyzőségi hivatal – csatlakozott. Csatlakozásuk jogi kerete a projekt koordinációját ellátó Zalaegerszeggel kötött együttműködési megállapodás volt.
A projekt finanszírozását az együttműködő központi szervek vállalták, amelyhez a projektbe bekapcsolódó önkormányzatok jelentős mennyiségű szakmai munkával, a felhasználói oldalról szükséges infrastruktúrával, a résztvevő vállalkozások pedig a szoftverlicenc és szerver biztosításával járultak hozzá.
A megvalósított rendszer a költségvetési gazdálkodás feladatait teljes körűen támogatja, főbb moduljai:
– költségvetés-tervezés, előirányzat-kezelés,
– kötelezettségvállalás,
– pénzügy (vevő folyószámla, számlázás, szállító folyószámla, számla likvidáció, áfa elszámolás, bank, utalások, házipénztári elszámolások),
– tárgyieszköz-gazdálkodás,
– intézményfinanszírozás,
– főkönyv, beszámoló,
– vezetői információ.
Az átadott és használatba vett rendszerszolgáltatásokat üzemszerűen, a régi rendszerekkel párhuzamosan, éles adatokkal használtuk a teljes ügyviteli bevezetésig. Az új rendszer kizárólagos használatára 2004. évtől került sor hivatalunknál. Az előkészítés, szervezés, betanulás adatfeltöltés és tesztelés feladatait a kollégák a napi feladataik mellett, nagyon sok túlmunkával látták el.
ZMJV Polgármesteri Hivatalában a pénzügyi és számviteli folyamatokat feldolgozó integrált ügyviteli rendszer bevezetése alapvetően a Közgazdasági Osztály és az Önkormányzati Osztály tevékenységét érinti, de valamennyi szervezeti egység munkájára befolyást gyakorol. Jelentős változást idézett elő a kollégák megszokott munkamenetében, szükség volt a feladatok újragondolására, a folyamatok megszervezésére. Működése folyamatos, naprakész feldolgozást igényel, amelyhez a társszervektől is pontosan, határidőre és az előírt formában kéri biztosítani az információkat, bizonylatokat. Ilyen módon a rendszer gyorsabb és pontosabb információkat képes szolgáltatni, amely valamennyi területen javítja a feladatellátás színvonalát. A kollégák ismerik és szeretik a rendszert, rutinosan végzik az egyes modulokban a munkakörükhöz kapcsolódó feladatokat. Nagyon nagy szerepe van a gondos adatfelvitelnek már a kötelezettségvállalás szakaszában, mert pontos, megbízható információt csak hibátlanul felvitt adatokból nyerhetünk.
Időközben a Ket. bevezetésével egyidőben (2005. november 1.) a Hivatal bekapcsolódott az OrganP IRKA moduljába, megvalósítva ezzel az ügyiratkezelés és Pénzügyi Információs Rendszer egy, integrált rendszerben történő alkalmazását. (Az Irkára történő átállást az is indokolta, hogy a régi iktatórendszer nem felelt meg a Ket. követelményeinek. Az Irka bevezetése hasonló volt a Pénzügyi modul bevezetéséhez, beleértve a kezdeti nehézségeket is, mivel lényegesen több felhasználónak kellett használatba venni a modult (a pénzügyi rendszerben 17 felhasználó, míg az Irka-ban 27 felhasználó dolgozik). Mára a kollégák már megszokták, és többségük kifejezetten szereti a rendszert, és egyre több ügyintéző is csatlakozni kíván azok közé, akik a saját ügyirataikat az iktatórendszerből le tudják kérdezni.