Új típusú modellek alkalmazása a közigazgatásban 2006/2

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Közigazgatási reform

Új típusú modellek alkalmazása a közigazgatásban 2006/2

VIII. évfolyam, 2. lapszám
Szerző(k):
Szabó István dr.



A végeláthatatlan egyeztetésekkel, a gyors, szakszerű döntésekhez szükséges információ hiányával, a nagyberuházások összetettségével és időbeli dimenzióival, a támogatásokhoz kapcsolódó hosszú távú kötelezettségvállalások rendezetlenségével bizonyára a Tisztelt Kollegák is szembesültek már.

 


A jelenlegi helyzet tarthatatlanságát felismerve a Miskolci Polgármesteri Hivatal arra az elhatározásra jutott, hogy megkísérli egy olyan folyamatirányítási modell kidolgozását, mely szabályozott keretek között garantálja a testületi, illetve vezetői döntések és az ezt végrehajtó hivatali szakmai tevékenység legmodernebb menedzsment módszerekkel és információtechnológiai eszközökkel történő lebonyolítását.
Valószínűleg nem kell nagy jóstehetség ahhoz, hogy állítsuk, az önkormányzatoknak és hivatalaiknak új kihívásokkal kell szembesülniük. Az is bizonyosra vehető, hogy az önkormányzatok hatósági feladatai mellett nagyszámú, hosszú távú (több évtizedes) gazdasági folyamatok részeseivé válnak (váltak), amelyek a folyamatosan változó környezeti elemek miatt vélhetően gyakori és nem egyszerű döntési helyzetet teremtenek. Ezek meghozatalához, megoldásához az információs igények exponenciális növekedésével kell számolni.
A hagyományos vezetői rendszerek képtelenek lesznek a felgyorsult folyamatok feldolgozására, racionális döntések előkészítésére.
A globalizáció (glokalizáció) hatásai, az erőforrások jelentős szűkülése, az információs és kommunikációs technikák rohamos fejlődése ki fogja kényszeríteni, hogy a felelős vezetés a legmodernebb szervezési-vezetési, gazdaságmatematikai modelleket alkalmazza eredményes munkájához.
Különösen igaz ez az ún. rosszul strukturált döntési helyzetekben, amiket – némiképpen leegyszerűsítve – az jellemez, hogy a kívánatos célállapotot több, néha egymással is ütköző részcéllal tudjuk csak leírni. Márpedig a nagy horderejű gazdasági, várospolitikai testületi döntések zömmel ilyenek, vagy ilyenek lesznek. A nagy időszükségletű folyamatok állandóan változó peremfeltételek mellett zajlanak, számtalan előre nem látható döntést kell hozni, amelyek hasznossága adott időpontban nem mindig igazolható, vagy cáfolható a formális logika alkalmazásával. Mindezek előrevetítik, hogy a jelenlegi hivatalok által alkalmazott információs technológia és szervezési-vezetési rendszerek alkalmatlannak bizonyulnak majd a feladatok megoldására.
Ugyanakkor azt is tényként kell megállapítani, hogy az önkormányzatok elkezdték az elektronikus közigazgatási rendszerek alkalmazását. Nem véletlen, hogy a fejlesztések szinte kizárólag a hivatal államigazgatási feladatinak elektronizálására irányultak. Az igazgatás egyes részfeladatait külön-külön elektronizálva, jellemzően nyilvántartási (ingatlan, szociális segélyezés, panaszügy stb.) feladatokban testesülnek meg, különböző cégek eltérő, egyedi fejlesztésének eredményeképp. Ez a körülmény fényes jövőt jósol az alkalmazásintegrációs szoftverek forgalmazóinak.
A vállalatirányítási rendszerek egyre szélesebb körben történő elterjedésével megjelentek azon termékek, melyek az önkormányzati hivatalok munkafolyamataihoz szabják integrált rendszerüket. Ez már egy jelentősebb előrelépés, ugyanakkor még mindig kevésnek bizonyul az önkormányzat és a hivatal működési sajátosságait adekvát módon kezelő rendszerekhez képest.
A fentiek miatt indultak meg Miskolc Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalában azok a kutatások, amelyek a fejlett számítástechnikai eszközrendszer előnyeit kihasználva új típusú modell kidolgozását tűzték ki célul. Olyan vezetői-irányítói, egyben információs rendszer kialakítása a cél, amely a döntések meghozatalát segítve, végrehajtását tervezve, szervezve kapcsolódik az integrált adatrendszerekhez.
Tekintettel arra, hogy az önkormányzatiság lényegéből adódóan a képviselőtestület legtöbb döntése vagyoni viszonyokat érint, elsődlegesen az integrált vagyonjogi rendszer létrehozása látszott indokoltnak. A rendszer 16 önálló alrendszerre tagozódik és összességében teljes mértékben lefedi az Önkormányzat vagyonjogi aktusainak problematikáját. Magas fokú integráltsága révén biztosítja „az ügyintézői beavatkozást” nélkülöző naprakészségét. A modell „lelke” a döntéstár, amely bármilyen szintű testületi vagy vezetői döntés végrehajtásának indítója, és azok megvalósulása után a folyamat lezárásának eszköze is egyben.
Terjedelmi korlátok miatt nem részletezhetjük az egyes alrendszerek által megvalósítandó feladatokat, ugyanakkor már megnevezésük is sokat elárul fő rendeltetésükről.
Néhány alrendszer mellett – közel sem teljes körűen – föltüntetésre került az adott terület legjellemzőbb funkciója, feladata, vagy kapcsolódási területe. Mivel szinte mindegyik alrendszer működtetése jelentős folyamatmenedzselési eszköztárat igényel, ez önmagában garancia arra, hogy a döntések végrehajtása nagyságrenddel nagyobb szervezettséget, ezzel egyidejűleg hatékonyságjavulást eredményez.
Ugyanakkor azt is látni kell(ett), hogy a rendszer működtetése megköveteli az őt befogadó környezet irányítási rendszerének megváltoztatását. E feladat megoldására fejlesztettük ki a folyamatorientált irányítási és vezetői információs rendszer modelljét.
A modell jellegét tekintve atipikus, a strukturálatlan problémák kezeléséhez használt döntéstámogató-rendszerek, az ún. vegyes rendszerű projekttámogató eszközök és a kivételek elvén működő vezetési módszer sajátos célorientált kombinációja. Ebből következően – eltérően az integrált vagyonjogi rendszertől, ami jellemzően önkormányzati orientáltságú – a modell általánosan alkalmazható irányítási és információs rendszert jelenít meg.
Ebből adódóan képes az „egyleveles” ügyektől, a több évtizeden át tartó gazdasági aktusok kezelésére is.
Sajátos vezetési stílusa abban rejlik, hogy egy adott feladatsor végrehajtása kapcsán keletkezett elakadás, hiba észlelése során a folyamatirányító alrendszer az adott prioritási szintnek megfelelő vezetőt döntésre kényszeríti, viszont nem terheli felesleges tevékenységgel, ha erre egyébként nincs szükség.
Hogyan tovább?
A feladat első része lezártnak tekinthető. Megszületett két olyan modell, amely reményeink szerint gyökeresen megváltoztathatja a hivatalok munkavégzésének technikai, működési és vezetési gyakorlatát. Hamarosan megkezdjük a tárgyalást azon szakcégekkel, amelyek a modellből megvalósíthatósági tervet, majd működő rendszert képesek alkotni.

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu