Az önkormányzatok pénzügyi és vagyongazdálkodási feladataikat szigorú jogszabályi feltételek szerint, megkülönböztetett társadalmi-politikai követelmények és állampolgári figyelem közepette végzik. Az Állami Számvevőszék önkormányzatoknál tartott ellenőrzései rendre megállapítanak olyan eljárási, szervezési tennivalókat, melyek a hagyományos ügyvitel-technikai eszközökkel, elavult számítógépes programokkal már nem teljesíthetők. Ezért – elsősorban a nagyobb önkormányzatok hivatalaiban – mind gyakrabban születik meg az elhatározás a költségvetési gazdálkodás informatikai-ügyviteli eszközeinek korszerűsítésére.

Miskolc MJV Önkormányzata következetesen törekszik arra, hogy hivatalának munkája megfeleljen a fentiekben említett szigorú követelményeknek. A Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Vagyongazdálkodási Főosztálya és az érintett szakosztályok már korábban is munkafolyamataik jelentős részét számítástechnikai támogatással végezték. A létrejött költségvetési informatikai rendszer azonban, bár hasznos, de egymástól elkülönült modulokból állt, ami a továbbfejlesztést már nem tette lehetővé. A Hivatal vezetése ezért úgy döntött, hogy egy korszerű, teljesen integrált rendszert kell a meglévő számítógépes programok helyett bevezetni, úgy, hogy az egységesen alkalmas legyen mind az intézményhálózat, mind – a többcélú kistérségi tárulás keretében együttműködő – más önkormányzatok hivatalainak kiszolgálására is.
A gyors és hatékony megvalósítást elősegítette, hogy Miskolc Megyei Jogú Város részt vesz a közigazgatás-fejlesztés módszertani megalapozására az IDEA program keretében indított kistérségi modellkísérletben, melynek egyik célja a kistérségi együttműködésben alkalmazható informatikai megoldások kidolgozása, országos hasznosítása, s amelynek gyakorlati megoldása éppen a költségvetési gazdálkodási feladatok támogatására irányult. Miskolcon ezért az új informatikai rendszer megvalósítása a modellkísérletben kidolgozott, a Zalaegeszeg-Gellénháza-Bak kistérségi mintaprojektként ismertté vált megoldásra épülhetett.
A kiépítendő integrált költségvetési gazdálkodási rendszernek célkitűzéseink szerint a költségvetés tervezésétől a beszámolók készítéséig a teljes ügyviteli folyamatot át kell fognia: az előirányzat nyilvántartást, a kötelezettségvállalás nyilvántartást, szállítói és vevő számlákat, bizonylatokat, a pénzügyeket, a tárgyieszköz- és készletgazdálkodást, és természetesen a főkönyvi könyvelést, adatszolgáltatást, és vezetői kontrollingot. A rendszerrel szemben követelmény, hogy a gazdasági események teljes életútja szigorúan követhetően, egységes felületen legyen kezelhető, hogy az analitikus és szintetikus könyvelés szinkronja automatikusan és kötelezően érvényesüljön. Ezeket a követelményeket az említett mintarendszer ellenőrzötten teljesítette.
Egy integrált pénzügyi, költségvetési gazdálkodási rendszer bevezetése rendkívül összetett feladat. A korábban egymástól függetlenül dolgozó munkatársak ugyanis egy szigorúbban egymáshoz illesztett, közös adatokat használó rendszerben folytatják munkájukat. Minden ügyviteli művelet csak a közös rendszerben történhet. Az átállás során a munkamegosztás és a munkaköri feladatok megváltozása jelentős kihívás, melyet Miskolc Polgármesteri Hivatalában az érintett munkatársak fogadókészségének, nyitottságának köszönhetően eddig jól sikerült megoldani.
A szervezési előkészítés 2005 októberében kezdődött meg, majd a modellkísérleti megoldásban alkalmazott OrganP Költségvetési Integrált Gazdálkodási Rendszer kezelésének oktatására került sor több ütemben és turnusban (képünkön: Tömböly Lilla, a Zalaszám Informatika munkatársa tart gyakorlati oktatást a hivatal munkatársainak). A rendszert 2006. január 1.-től a hivatal éles üzemben használja. Egyidejűleg történt meg a bevezetés Miskolc Kistérség Többcélú Társulás gazdálkodására vonatkozóan is, és megkezdődött két kistérségi településen a bevezetés előkészítése. A tervek szerint az év második felében mind az önkormányzat intézményei, mind a kistérség településeinek önkormányzati hivatalai csatlakozhatnak az egységes integrált költségvetési gazdálkodási rendszerhez.