A rendszerváltozást követően a közigazgatás intézményrendszerében jelentős szerkezetátalakítás történt. Ez a szervezeti felépítésben, intézményrendszerben bekövetkezett változás azonban nem jelentette automatikusan a személyi állomány megváltoztatását.

A szakembergárda felkészültségének átalakulása egy hosszú folyamat, amely még napjainkban is tart. Ezen változás elemeként született meg 1992-ben a köztisztviselők jogállásáról szóló törvény (Ktv.), 1995-ben ennek jegyében került sor a képesítési követelményrendszer felállítására. És így született meg 1997-ben a minőségi közigazgatás célrendszeréhez igazodó, a szakembergárda megteremtését, megtartását szolgáló képzettségi pótlék intézménye is.
A közigazgatás folyamatos korszerűsítésének lényeges eleme a minőségi ügyintézésre, feladatellátásra való törekvés. A törvény miniszteri indokolása rögzíti a rendelkezés bevezetésének jogpolitikai célját: a feladatkör szakszerűbb ellátását biztosító, valamint a feladatkörön belüli szakosodást elősegítő további szakképesítés, szakképzettség megszerzésének, elismerésének elősegítése. A képzettségi pótlék tehát a magasabb szaktudás anyagi elismerésének eszközével segíti elő a szakemberek közigazgatás intézményrendszerének keretei között való megtartását.
A szabályozás legfontosabb elemei
A képzettségi pótlék juttatásának több meghatározó eleme van:
Egyrészt csak akkor adható, ha a pótlékra jogosító munkakörök, képzettségek a szervezeti és működési szabályzat keretében kerülnek szabályozásra.
Másrészt a megszerzett képzettség magasabb szintű szakképesítést, szakképzettséget jelent a köztisztviselő korábbi (besorolás alapjául szolgáló), a munkakör betöltéséhez szükséges képzettségéhez képest. A Ktv. a felsőfokú végzettségűek esetén az iskolarendszeren kívüli középfokú szakképzettség, szakképesítés megszerzését ki is zárja a pótlékkal honorálható körből.
Harmadrészt a megszerzett végzettség szükséges a munkakör ellátásához.
Végül, de nem utolsó sorban a finanszírozása is problémát okozhat, ugyanis a személyi előirányzat terhére állapítható meg, ami véges forrás a kötelezettségvállalásokhoz.
A pótlékra jogosító feltételek
A képzettségi pótlék mértékét a Ktv. tételesen meghatározza, tehát ha a munkáltató elismeri, szabályozza a képzettségi pótlék biztosítását, akkor a pótlékra jogot szerző esetében nincs lehetősége a munkáltatónak mérlegelésre, egyéniesítésre, mivel a köztisztviselő a Ktv.-ben meghatározott mértékű pótlékra alanyi jogosultságot szerez.
A munkáltató lehetősége az egyéniesítésre abban áll, hogy a Ktv. nem határozza meg a jogosító szakképzettségeket, valamint munkaköröket. Ennek meghatározása a pótlékot elismerő munkáltató feladata. A részletszabályok, feltételek, jogosító munkakörök, képzettségek megállapításakor figyelemmel kell lenni a közigazgatási szerv feladatrendszerére, célkitűzéseire és a vele szemben támasztott követelményekre.
A Ktv. garanciaként annyit rögzít, hogy normatív szabályozáson (SzMSz) kell alapuljon a képzettségi pótlék megállapítása, de a jogalkotói szándék e körben nyilvánvalóan arra irányul, hogy a fenti szempontok figyelembe vételével lehetővé váljon egyedi feltételrendszer meghatározása minden ilyen juttatást biztosító közigazgatási szervnél. A normativitás annak garanciája, hogy a feltételrendszer megfelel a közigazgatási szerv céljainak (önkormányzatok esetén a képviselő-testület fogadja el, hagyja jóvá az SzMSz-t, így a képzettségi pótlék szabályozását), valamint biztosíték a köztisztviselők felé, hogy nem egyedi mérlegelésen múlik, hogy megkapják-e a képzettségi pótlékot.
A juttatásának lehetőségei
A szabályozás keretében, az előző pontban meghatározott célokra figyelemmel különböző feltételek határozhatók meg. A szabályozás kialakításakor a közigazgatási szervnek széles mozgástere van, így megállapíthatja, hogy:
 A Ktv. 48/A. § (4) bekezdésében meghatározott valamennyi esetben biztosítja-e a képzettségi pótlékot.
 A pótlékra jogosító munkakörök meghatározásakor lehetőség van arra, hogy a kapcsolt munkakörökben dolgozók között is különbséget téve, a több végzettséggel rendelkező köztisztviselő több feladat ellátására való alkalmasságát anyagilag is elismerje.
 A munkakörök meghatározásakor az ügyintézői, vezetői munkakörök között is differenciálhat. A közigazgatási szerv feladataira, céljaira, működésére figyelemmel előnyben részesíthet a pótlék szempontjából vezető állásúakat, vagy esetleg ügyintézőket.
 A munkakörök a tevékenységek alapján is kiemelhetők, lehetnek ugyanis speciális szakértelmet igénylő, a közigazgatási szerv céljaira tekintettel különösen fontos munkakörök. Pl. belső ellenőrzés, európai uniós feladatok, stb.
 Előnyben részesíthető a középfokú iskolai végzettséggel rendelkezők szakismeretének fejlesztése is. Pl. közgazdasági szakközépiskolai végzettséggel rendelkező mérlegképes könyvelői végzettséggel is jelentős szakértelmet szerez, függetlenül attól, hogy nem szerez felsőfokú végzettséget.
 A juttatás biztosításával, vagy megtagadásával megkülönböztetheti a munkáltató az iskolarendszerű és az iskolarendszeren kívüli képzettségben részesülőket is.
Szakképzettség-szakképesítés
A Ktv. tudatosan megkülönbözteti az iskolai végzettséget a szakmai képzettségektől. Sok esetben ugyanis a tanfolyami (iskolarendszeren kívüli) képzések szakképzettséget biztosítanak, mely honorálható. De fontos a szabályozás szempontjából, hogy nem minden tanfolyam elvégzése jelent egyben szakképzettség megszerzését is, így ebben az esetben a tanfolyam elvégzése nem jogosíthat képzettségi pótlékra.
Erre a jogpolitikai célra a munkáltató szabályozásának is figyelemmel kell lennie. A képzettségi pótlék keretében azonban a diplomával nem rendelkezők szakmai képzettségeinek elismerésére is lehetőség van, így ezeknek a tanfolyamoknak az elvégzése sem mindig felesleges. Fontos megjegyezni azonban, hogy a képzettségi pótlék az ügykezelők esetében a bérezés kompenzálására nem alkalmazható.
A Ktv. korlátozó rendelkezései között szükséges megemlíteni, hogy a munkáltató által alkotott szabályozás sem teheti lehetővé, hogy képzettségi pótlékra több feltétel teljesítése esetén több alkalommal (halmozottan) kerüljön sor. A szigorítás kompenzálására szolgál, hogy több feltétel teljesítése esetén a magasabb összegre jogosítót kell figyelembe venni.
Köztisztviselő – közalkalmazott
A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. XXXIII. törvény (Kjt.) is rendelkezik a további szakképesítés megszerzésének díjazásáról. A Kjt. azonban a Ktv-hez képest kevésbé szigorú, illetve kevesebb részletszabályt tartalmaz, mely a munkáltató számára nagyobb mozgásteret biztosít.
A Kjt. 66. § (2) bekezdése nem írja elő, hogy a további megszerzett szakképesítés magasabb szintű legyen (azonban az itt is feltétel, hogy a munkakör ellátáshoz szükséges legyen), az azonos szintű szakképzettség, szakképesítés megszerzése is elegendő. További pozitív elem a Kjt-ben, hogy nem csak egy szakképzettség elismerésére ad lehetőséget, a feltétel csak annyi, hogy a munkaideje legalább 10 százalékában használja ezeket a képzettségeket. A Kjt. alkalmazását azonban megkönnyíti, hogy a Kjt. 66. § (6) bekezdése a képzettségi szinteket is pontosan meghatározza. Ezt a Ktv. nem biztosítja a jogalkalmazók számára.
A Ktv. esetében a képzettségi szint, a munkakörhöz szükséges képzettségek meghatározása a 9/1995. (II. 3.) Korm. rendeletben történik, melynek betartása minden köztisztviselőt foglalkoztató számára kötelező. A jogalkotó tehát külön jogszabályban biztosítja a Ktv. rendelkezéseinek részletfeltételeit. A Korm. rendelet rendelkezéseit a képzettségi pótlék megállapításakor is figyelembe kell venni. (Tehát képzettségi pótlék akkor adható például, ha általa használt, de másik munkakörre előírt képzettséget szerzett; vagy a munkakörre előírt azonos képzettségi szinten belül szerez magasabb végzettséget.)
Alternatív megoldások
Amennyiben a közigazgatási szervnél a képzettségi pótlék szervezeti működési szabályzatba foglalására bármilyen okból nincsen lehetőség (Pl. finanszírozási ok, önkormányzati hivatal esetében a képviselőtestület jóváhagyásának hiánya, nehézkessége, stb.), akkor egyedi esetekben, más formában a Ktv. biztosít lehetőséget a képzettség megszerzésének honorálására.
A több lehetőség közül az egyik a teljesítmény-értékelés sokak által vitatott intézménye. Teljesítmény-értékelés keretében a speciális tudás vagy ismeret megszerzése teljesítmény célként tűzhető ki, a képzettség maga, vagy a képzettség eredményében megszerzett tudás pedig elismerhető a köztisztviselő kiváló teljesítménye keretében, ami az alapilletmény megemelésére (maximum 30%-kal) ad lehetőséget. Ezen eszköz alkalmazásának hibája, hogy csak egy évre szól (tárgyévet követően nincs garancia az eltérítés további biztosítására). Előnye azonban, hogy nem jelent hosszú-távú pénzügyi elkötelezettséget. (Míg a képzettségi pótlék, annak megállapítása esetén – jogszabályi, normatív szabályozási változás kivételével – nem visszavonható.)
További lehetőség a képzettség megszerzésének elismerésére a különböző címek adományozása. A törvényi feltételek keretei között – a Ktv. a címadományozáshoz több feltételt is meghatároz – ugyanis a munkáltató a tartósan kiemelkedő munkavégzést a megszerzett további szakképzettség alapján végzett munkára is alapíthatja. A képzettségi pótlékhoz hasonlóan azonban itt is hosszú távú pénzügyi kötelezettségvállalásra kerül sor.
A munkáltatónak a további szakképzettség elismerésére több lehetősége is van a Ktv. szerint, azonban bármelyik lehetőséget is választja a közigazgatási szerv, alkalmazása előtt célszerű hatásvizsgálatot végezni a rövid és hosszú távú előnyökről, hátrányokról, pénzügyi kihatásokról, a köztisztviselőkre gyakorolt negatív és pozitív hatásairól.