A jegyzô mint a Polgármesteri Hivatal vezetôje 2000/4

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Humánerőforrás

A jegyzô mint a Polgármesteri Hivatal vezetôje 2000/4

II. évfolyam, 4. lapszám
Szerző(k):
Óvári Péter jegyző Salgótarján



Szervezet és humánerôforrás

Meggyôzôdésem, hogy a feladatok ellátásának csakis egy jól szervezett és felkészült személyi állományú hivatallal lehet megfelelni. A hivatal szervezetét e sokrétű közigazgatási tevékenység szolgálatának rendeltem alá. Kinevezésemet követôen célként határoztam meg az önkormányzati és államigazgatási feladatok egyenrangú kezelését. A hivatal belsô szervezeti egységeinek kialakításával elvégzett változtatás során is e fontos cél vezérelt.

 

A hivatal az alábbi szervezeti egységekre tagolódik:
a) Jegyzôi Iroda (jegyzô vezeti)
– Közgyűlési Osztály,
– Ellenôrzési Osztály.
A jegyzôi iroda keretében tevékenykedik a fôépítész, a személyzeti munkatárs, de az informatika és a gondnoksági csoport is.
b) Hatósági Iroda
– Igazgatási és Közterület-felügyeleti Osztály,
– Építés- és Vállalkozásigazgatási Osztály,
– Adóhatósági Osztály,
– Anyakönyvi és Személyi Okmány Osztály.
c) Oktatási, Kulturális és Sport Iroda
d) Szociális és Egészségügyi Iroda
e) Gyámhivatal
f) Közgazdasági Iroda
g) Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda

A megfelelôen kialakított szervezet nem pótolja a tartalmi munkát, de a jegyzô vezetôi tevékenységét segíti. Az egységes hivatalon belül nagy hangsúllyal szerepelnek, és kiemelt szerepűek a belsô szervezeti egységek vezetôi és helyettesei. Nagyon fontos eleme a vezetôi munkának, hogy a köztisztviselô munkaköri feladatait alaposan ismerje. Ennek alapján készültek el Hivatalunknál az irodavezetôk, helyetteseik és az ügyintézôk munkaköri leírásai. A számonkérés folyamatos, a dolgozók munkájának értékelése munkaértekezlet keretében, illetve a minôsítésük során történik. Emellett jelentôs változásokat vezettünk be az anyagi-erkölcsi elismerések rendszerében.
A béremelések és jutalmazások jelentôsen differenciáltak a korábbiakhoz képest. A hivatal állományának 20-25%-a kiemelt bérezésben és jutalmazásban részesül. Ôket tartjuk a hivatal életében meghatározó, megkerülhetetlen személyeknek. Természetesen a juttatások mellett az elvárások is elsôsorban feléjük fokozottabbak. Az anyagi juttatásoknál az „önmérséklet” híve vagyok a jegyzô, az aljegyzô és az irodavezetôk vonatkozásában.
Ösztönzôként évente 4-6 fô külföldi kiküldetésére is lehetôséget teremtettünk. A követelményszint emelése magával hozta azt is, hogy néhány kollégától megváltunk, helyükre döntôen felsôfokú végzettségű fiatal kollégákat állítottunk be. Több mint húsz fô eredményesen tette le a közigazgatási szakvizsgát, s hasonló nagyságrendben tettük lehetôvé a számítástechnikai képzésben való részvételt is. 10 fô folytat felsôfokú tanulmányokat, s 3 fô másoddiplomás képzésben vesz részt.

A polgármester és a jegyzô kapcsolata

A jegyzô vezeti a polgármesteri hivatalt, de a hivatalt a jegyzôn keresztül a polgármester irányítja. A polgármester és a jegyzô személyes kapcsolata is alapvetôen befolyásolhatja, hogy a szabályozásban foglaltaknak miként felel meg a jegyzô, illetve az egész hivatal.
Véleményem szerint a jegyzô a jól szervezett – jogszerű és szakszerű – önkormányzati, illetve hivatali működés központi szereplôje. Csak a helyzetében „erôs” jegyzô tudja a megfelelô, helyenként kiegyensúlyozó szerepet betölteni a közgyűlés és a hivatal között. Annak ellenére, hogy a jelenlegi szabályozásban a jegyzô feladat- és hatáskörei nem határolódnak el teljesen egyértelműen a polgármesterétôl, a polgármester és a jegyzô szerepében megfelelô helyi szabályozással kiegészítve az irányítás, a jegyzôi hivatalvezetés kiegyensúlyozott rendszere működtethetô. Önkormányzatunknál ezt jól szolgálja a polgármesterrel együttesen szabályozott hivatali ügyrend, de az egyéb belsô szabályzatok és írásos utasítások is együttesen kerülnek kiadásra.
Az eddigi vezetôi tevékenységem során azt tapasztaltam, hogy a jegyzô megnövekedett és sokkal nagyobb kvalifikáltságot igénylô feladatainak csak úgy tud megfelelni, ha helyzete stabil, kapcsolata megfelelô a polgármesterrel, az alpolgármesterekkel, de az egész képviselô-testülettel. A törvényességi felügyeletet is csak akkor tudja kellô hatékonysággal gyakorolni, ha helyzete „erôs”, enélkül sem a polgármester, sem a közgyűlés és annak bizottságai nem fogadják el maradéktalanul sem személyét, sem szakmai véleményét. Egyszóval a jegyzô legyen jó “szövetségi kapitány”. Támaszkodjon „csapatára” és a jó csapatmunka a közigazgatási munkában is eredményességet produkálhat.

A jegyzô és aljegyzô kapcsolata

Megítélésem szerint a jegyzô vezetôi munkája hatékonyságának egyik fontos, talán a legfontosabb fokmérôje, hogy a jegyzô és aljegyzô kapcsolata rendezett legyen. A megfelelô személyi kiválasztás mellett lényeges az aljegyzô feladatkörének alapos és körültekintô meghatározása. Önkormányzatunk gyakorlatában bevált az a döntés, hogy az aljegyzôt nem bíztam meg belsô szervezeti egység vezetésével. A munkamegosztás közöttünk megfelelô és a Hivatalban az aljegyzô nem egy másik “hatalmi centrum” szereplôje. A belsô szabályozásnak megfelelôen az aljegyzô az általam meghatározott feladatokat (pl. törvényességi munka szervezése, jogi feladatok koordinálása, gazdasági településfejlesztési feladatok felügyelete) látja el nagy önállósággal.
Az aljegyzô feladatellátása, szerepvállalása a jegyzô vezetôi felelôsségét nem csorbítja, sôt a jó munkamegosztással erôsíti, segíti a jegyzô vezetôi munkáját. Ehhez azonban elengedhetetlen a kölcsönös bizalom, egymás folyamatos tájékoztatása, vezetôi tekintélyének erôsítése is.
E cikk keretében a jegyzôi munka általam fontosnak tartott, de szűk területérôl adtam rövid ízelítôt, külön cikket lehetne írni a belsô ellenôrzésrôl és az értekezletek rendjérôl is. Úgy gondolom, hogy nemcsak mi jegyzôk látjuk, hogy ma már nem elég rutinból dolgozni, folyamatosan meg kell újulni, s igazodni kell a növekvô új igényekhez.


 

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu