A hatósági ügyintézéstől a megyei főjegyzőségig 2005/4

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Portré

A hatósági ügyintézéstől a megyei főjegyzőségig 2005/4

VII. évfolyam, 4. lapszám
Szerző(k):
Szép Tibor dr.



Pályafutásom csaknem egyidős a rendszerváltás után kialakuló közigazgatással. Ez idő alatt az önkormányzati közigazgatás különböző szintjein, a hatósági ügyintézéstől, a szakmai előterjesztések előkészítésén keresztül, a közép-városi kategóriába tartozó települést kiszolgáló strukturált hivatal vezetésén a regionális célokat is megvalósító megyei önkormányzat hivatalát is beleértve szinte minden területen dolgoztam.

A Szegedi Polgármesteri Hivatal Jegyző Irodáján feladatatom volt figyelemmel kísérni az önkormányzat bizottságainak működését törvényességi szempontból, részt venni az előterjesztések sok szempontú előkészítésében, valamint a bírósági képviselet a közgyűlés döntéseiből eredő esetleges peres (munkaügyi és polgári) ügyekben.
Községi jegyzőként 15 fős hivatalt vezettem, az adott településnagyságnak megfelelő munkamegosztás alapján. Ilyen módon a hivatalvezetés, szervezés, ellenőrzés feladatkörén túl konkrét hatósági munkát végeztem, pl.: szabálysértési ügyintézés, birtokvitás ügyek rendezése. Itt tanultam meg, hogy a szűk értelemben vett közigazgatási munkán túl a hivatali szervezetnek fel kell vállalnia azon helyi igények kielégítését is, melyekhez megfelelő eszközökkel és forrásokkal rendelkezik. Ilyen helyi igény volt az 1993-tól induló földkiadási eljárás, melynek adminisztratív lebonyolítását, nyilvántartását a polgármesteri hivatal magára vállalta, így a törvény rendelkezései alapján létrejött, de a törvényalkotó által anyagilag nem támogatott és felügyelt földkiadó bizottság munkáját az elsők között tudta a hivatal eredményesen befejezni.
1995-ben Kistelek város jegyzőjeként kilenc hónapon keresztül működtem, innen pályáztam meg a szakmai előrelépést jelentő Makó Város Önkormányzata jegyzői állását.
Makó Város jegyzőjeként 131 fős hivatalt vezettem, mely létszám a polgármesteri hivatal szakmai szempontú, két ütemre bontott átalakítása után 99 főre csökkent, majd a „kincstári” rendszerrel járó feladatátcsoportosítással 80 fő státuszban állapodott meg. Ezzel elértük a létszám és a költségek optimális minimumát, mely lehetővé tette (természetesen a megtakarítások mellett) a jövőben vállalt új feladatok és szolgáltatások korrekt és átlátható tervezését.
Makón a hivatal működésének kétirányú fejlesztését tűztem ki célul. Egyrészt – főképp hatósági jogkörben – a speciális (közigazgatási) lakossági szolgáltató funkciók erősítését a feladathoz mért szakszerűséggel, valamint ügyintézési stílussal. Másrészt a köztestületeket (képviselőtestület, bizottságok) kiszolgáló végrehajtó szervezetté alakítását, mely feladat-meghatározás alapján döntés-előkészítő, döntés után végrehajtó munkát végez a nyilvánosság, a pártatlanság, a szakszerűség és a települési önkormányzat iránti lojalitás elveinek figyelembevételével.
Ennek keretében hatályosítottuk és egységesítettük a polgármesteri hivatal és az intézmények helyi normáit és belső szabályzatait (szakmai és pénzügyi szabályzatok), természetesen a helyi specialitások figyelembe vételével. Az így egységesített szabályzati rendszer egyenlő követelményt támasztott az intézmények felé, így alapja lehetett a következetes ellenőrzésnek, valamint adatgyűjtésnek. Az adatgyűjtés kiterjedt a pénzügyi gazdálkodás adataitól, a foglalkoztatottak adatain át, egészen a szakmai adatokig (szociális intézmény esetén az ellátottak adatai). Természetesen nem személyi adatok gyűjtéséről volt szó, hanem olyan statisztikai adatok gyűjtéséről, melyek alapján mérhető a szakmai-, valamint a költséghatékonyság.
A fentiekből következik, hogy az egységesített szabályozás alapján működő önkormányzati rendszeren belül mód volt az intézményi szereplők összehasonlítására, a köztestületek működését érintő döntések megalapozására (legyen az egy adott túlóra igény elbírálása egy intézményben, vagy akár a teljes intézményi kör átalakítása).
A szabályozás tárgyát képezte minden olyan eljárás, mely kötelezettségvállalással, az önkormányzati vagyon bármilyen irányú hasznosításával járt. Meghatározásra került az önkormányzat által kötött rutinszerű (pl. bérbeadási) szerződések kötelező, jogszerű, és az átlagos piaci színvonalnak megfelelő jogi tartalma. A köztestületek döntésének előkészítéséhez a hivatalnak el kellett végeznie azokat a vagyonhasznosítási elemzéseket, (pl. értékbecslés, költség-, hozamelemzés), melyek a döntéseket megalapozták.
Munkaszervezeti és munkaszervezési kérdésekre részleteiben nem kívánok kitérni, egyetlen módszer kivételével. Bizonyos nagyhorderejű döntések előkészítésénél, tervezésénél szükséges volt átmeneti jelleggel megbontani a hivatal kissé merev irodai struktúráját. Az adott feladat hatékonyabb megoldása érdekében az érintett irodai körből kiválogatott munkacsoport dolgozott önállóan, természetesen egy adott határidőn belül.
Legnagyobb feladatomnak tartottam Makó Város Önkormányzatának szervezeti, szakmai, pénzügyi átalakításában való részvételemet, a képviselőtestület által elfogadott „Feladatellátási koncepció” alapján. Az átalakítás új szakmai és pénzügyi alapra helyezte a polgármesteri hivatal, valamint az intézmények működését, teljes körűen felülvizsgálta és összehangolta az önkormányzati rendeleti szabályozást, erősítette az önkormányzati pénzügyek ellenőrzését és ezáltal következetességét.
Kezdetben Pest megye aljegyzőjeként, majd immáron hatodik éve főjegyzőjeként vezetem a megyei önkormányzat több mint 150 fős hivatalát. A helyi önkormányzati szintről a középszintű közigazgatás szintjére való lépés új típusú kihívásokat jelentett. Települési szinten a helyi lakosság igényeit kielégítő szolgáltatások biztosítása és szervezése kap főszerepet, míg megyei szinten a különböző profilú intézményrendszer működtetése és fenntartása, az ellátások szervezése kerül előtérbe, főként e köré szerveződik az önkormányzat apparátusa. Ezen túlmenően természetesen nagy hangsúlyt kap az önkormányzati feladatok végrehajtása érdekében működő közgyűlés munkájának szervezése, valamint a döntés előkészítés.
Munkám során alapvető célkitűzés, hogy ezt az egyre bővülő intézményrendszert pénzügyi és gazdálkodási szempontból optimális szinten működtessük és fejlesszük. A jóváhagyott költségvetés következetes érvényesítése érdekében központi számviteli szolgáltató és ellenőrző szervezetet hoztunk létre („kiskincstári finanszírozás”). Az általános pénzügyi ellenőrzés helyett kombinált pénzügyi – szakmai ellenőrzést vezettünk be alrendszerenként. A pénzügyi fegyelem, a feszes gazdálkodás elvárás az intézményeinkkel szemben, a megtakarítás ugyanakkor a szakmai innováció terén kamatozik.
A közoktatási intézmények bázisfinanszírozása helyett feladatarányos finanszírozásra tértünk át. Célunk, hogy ezt a finanszírozási formát a teljes intézményrendszerre kiterjesszük, ugyanis meggyőződésem, hogy az azonos feltételrendszer működtetése költséghatékony, de nem teljesen rugalmatlan, hiszen befogadja a különböző szakmai igényekhez igazodó újításokat.
A közigazgatás egy olyan speciális „szolgáltatás”, amely lényege, hogy ne közvetlenül az egyes állampolgár életében legyen érezhető, hanem az életszínvonal emelkedésén, az életminőség javulásán keresztül. Ebből a megközelítésből az ügyfélcentrikusság, elégedettségmérés nem a klasszikus értelemben vett formában valósul meg, hanem az intézményeink által nyújtott szolgáltatások által úgy, hogy a különböző társadalmi, szociális, demográfiai mutatók javulását eredményezik.
A közgyűlés munkáját támogató Hivatal szervezete több ízben is módosításra került, mire a mai struktúra kialakult. A közigazgatási munkában, a megfelelő jogi és szakmai átalakítás után, lehetőség szerint a piaci technikák meghonosítása volt a legfőbb irányelv. A 2000-ben bevezetett minőségirányítási rendszer átfogja a Hivatal teljes tevékenyégét, áthatja az államigazgatási és önkormányzati döntések előkészítési, végrehajtási folyamatait. A szervezet felépítésében, működési rendjében a teljesítmény elv és a hatékonyság prioritást élvez, érvényre juttatjuk a minőséget a mindennapi munkafolyamatok során.
Természetesen az eddigi szakmai eredményeim elérésében segítségemre voltak a mindenkori polgármesterek, közgyűlési elnökök, képviselő testületek, a különböző bizottságok, munkacsoportok, valamint közvetlen kollégáim.

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu