Kozármisleny, a lendületes kisváros Pécs szomszédságában robbanásszerű fejlődésen ment keresztül az elmúlt két évtizedben, ami még jelenleg is tart. A lakosságszám több mint a duplájára – 2800-ról 6000 főre nőtt. Kozármisleny minden intézménye újonnan létesült, vagy felújítottá vált és a település pályázati hatékonysága közel 100%-os eredményességet mutat! Nem maradt más hátra, mint ehhez a lendülethez egy lendületes hivatalt szervezni és az állandóan változó, fejlődő környezetben tervezhetővé és átláthatóvá tenni a helyi közigazgatást és közszolgáltatást, gyakorlatilag változatlan humánerőforrással. Ehhez a legjobb időzítéssel nyújtott inspirációt és támogatást az Új Magyarország Fejlesztési Terv ÁROP – 1.A.2 pályázati konstrukciója.

Kozármisleny csak 2005-ben vált nagyközséggé, miután lakossága elérte az 5000 főt, majd ezt követően – szinte azonnal – 2007-ben megkapta a városi címet. Ezek a változások a korábbi körjegyzőségi hivatalból kivált polgármesteri hivatal számára jelentős kihívásokat hoztak. Az ügyintézést nem lehetett a továbbiakban „megszokásból” rutinszerűen, amúgy – a szó legnemesebb értelmében – falusiasan (egyszerűen) intézni. Egyre markánsabb elvárásként fogalmazódott meg mind az ügyfelek, a kiszolgálandó politikusok és vezetők, mind az ellenőrző hatóságok részéről a tevékenységek teljes körű dokumentáltságának, a napi operatív feladatok tervezhetőségének, a szabályozottságnak, az elektronikus dokumentumkezelés és ügyintézés adta racionalizálási lehetőségeknek a teljes körű kihasználási igénye.
A dinamikus fejlődéssel, a nagyberuházásokkal, az infrastrukturális korszerűsítésekkel, a közszolgáltatások minőségének javításával, a feladatok tömeges és egyidejű növekedésével mindinkább követelménnyé vált a testületi munkához, az intézményrendszer működtetéséhez kapcsolódó hivatali tevékenység magas színvonalon történő biztosítása, a hatósági feladatok ügyfélbarát, gyors, egyenletes színvonalú ellátása, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása, a partnerség erősítése.
Az ÚMFT ÁROP 1.A.2. pályázati konstrukciója 2008 májusában jelent meg és kifejezetten polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztését célozta meg. A kiírás tág teret adott a szervezetfejlesztési elképzelésekre, ami egyben azt is jelentette, hogy nem nagyon tudott jó gyakorlatokat, példákat bemutatni a program. Pályázatunkat elsők közt nyújtottuk be. A pályázatban három fő területre koncentráltuk: a döntési mechanizmusok korszerűsítésére, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítására és a partnerség erősítésére. Célként fogalmaztuk meg a helyi ügyek gyors és szakszerű intézését, a bürokratikus akadályok mérséklését, a helyi lakossággal, vállalkozókkal és civil szervezetekkel való partneri kapcsolat kialakítását. A pályázatot szerény költségvetéssel készítettük (6.590 ezer Ft), hiszen ez is pontozási szempont volt – igaz, hogy aztán a „későn” ébredők a második pályázati körben már „dúskálhattak” a támogatási összegekben, mivel kiderült, hogy több pénz van a tervezettnél – megjegyzem: ez nem volt korrekt a kiíró részéről…
Eredményes pályázat után 2009. február 26-án írhattuk alá a támogatási szerződést. Ezt követően lázas keresésbe kezdtünk, hogy a projekt során meghatározott fő területekhez kapcsolódó célok megvalósításához megfelelő, létező eljárásokat, folyamatokat találjunk, ami első ránézésre eléggé lehetetlennek, illúziónikusnak tűnt. Aztán több képlékeny lehetőséget és módszert is megvizsgálva a jól bevált MSZ EN ISO 9001:2009 minőségirányítási szabványnak való megfelelés és folyamatainak bevezetése mellett döntöttük. Az ISO szabvány szerinti folyamatok szinte teljes körűen lefedik, leírják a hivatali folyamatokat, eljárásokat. Ezt kiegészítve még az Általános Értékelési Keretrendszerrel (CAF), valamint az önkormányzati és a hivatali szabályzatok, rendeletek áttekintésével és naprakészen tartásával, a szervezetfejlesztés a mi elvárásaink szerint száz százalékosan biztosíthatóvá vált.
Első lépésként elköteleztük magunkat a hivatal hatékony, törvényes, eredményes és minőségközpontú működésének biztosítása érdekében a minőségirányítási rendszer bevezetése iránt. 2009. szeptember 1-én hatályba léptettük a Hivatal Minőségirányítási Kézikönyvét, amely – a hozzá szervesen kapcsolódó minőségirányítási eljárásokban foglaltakkal együtt – meghatározza a Hivatal minőségirányítási rendszerének működését. A Minőségirányítási Kézikönyv – mint vezetői utasítás – és az ahhoz tartozó eljárások leírása az összes érintett munkatárs számára a Hivatal belső számítógépes hálózatán rendelkezésre áll. Az abban leírtak ismerete és betartása a Hivatallal köztisztviselői jogviszonyban álló valamennyi munkatárs számára kötelező érvényű, így biztosítható, hogy az abban foglaltak a hivatali munkavégzés területén meghatározóak legyenek. 2009. december 18-án a külső audit megtartására került, melynek során a minőségirányítás rendszer megfelelő működését állapították meg, így a Polgármesteri Hivatalunk 2009. december 22-én megkapta az Eurocert Tanúsítványát.
A második lépcsőben a hivatali folyamatok korszerűsítése során CAF bevezetését terveztük. A CAF felmérés kiértékelése 2009. szeptember 30-án megtörtént. A CAF felmérés eredményei egyaránt meghatározták a hivatal szervezeti erősségeit és a fejlesztendő területeket. Az eredmények ismeretében Intézkedési Javaslatot készítettünk a fejlesztendő területekre. Elrendeltük a hivatallal kapcsolatba kerülő ügyfelek, partnerek, egyéb külső személyek tekintetében az ügyfél-elégedettségi kérdőívek használatát. A kitöltött nyomtatványok kiértékelése megtörtént és az ebből levonható következtetések alapján kibővítettük az ügyfélfogadási napokat és módosítottuk az Ügyrendünket. Mindezzel párhuzamosan a hivatali dolgozók esélyegyenlőségi, kommunikációs és csapatépítő tréningen vettek részt.
Harmadik lépcsőként a hivatal meglévő alapdokumentumai, belső szabályzatai kerültek felülvizsgálatra. A felülvizsgálat során 31 db szabályzatot tekintettünk át, illetve hoztunk létre és kialakítottuk ezek naprakészen tartásának rendjét, felelősségi körét. A szabályzataink 2009 decemberétől – egy áttekinthető nyilvántartással, felelősök megjelölésével – elérhetőek a belső számítógépes hálózaton, illetve a nyilvános részek a szervezet honlapján keresztül. A munkaköri leírások teljes körű felülvizsgálata, azok minőségirányítási rendszernek történő megfeleltetése 2009 októberében szintén megtörtént.
Negyedik, egyben befejező lépésként a hivatal vezetése elrendelte az ügyintézési idők mérését. A vezetés célja volt ennek keretében megvizsgálni, hogy az ügyféli igényekhez jobban illeszkedő módon mely igazgatási területeken van lehetőség az ügyintézési határidők csökkentésére. Az ügyintézés határidejét mérő nyomtatványok kiértékelésének eredményeként önkormányzati rendelet tervezetet készítettünk az egyes hatósági eljárások ügyintézési határidejének csökkentésére, melyet a képviselő-testület 2010. január 1-i hatállyal elfogadott és így mintegy 25 db hatósági eljárás ügyintézési határidejének csökkentését rendeltük el.