A projektmenedzsment az egyedi, konkrét kezdési és befejezési időponttal végezhető feladatok, projektek végrehajtását jelenti. A verseny- és a közszféra eltérő feltételei között ugyanazon projektmenedzsmentelvek és -technikák alkalmazása merül fel, miközben az eltérő feltételek eltérő menedzsmenttechnikákat kívánnak, illetve a közszféra feltételeinek – az alapelveknek és a jogszabályi környezetnek projektbaráttá tételét.

A projektmenedzsment elveknek és technikáknak alkalmazása a közszféra keretein belül a projektszerű működés elterjedésével került előtérbe. A projektszemlélet egyrészt finanszírozási megközelítésből vált fontossá, mivel a normatív forráselosztást egyre gyakrabban váltották/váltják fel a pályázati úton elérhető források, másrészt feladat oldalról, mivel az eseti feladatok elvégzése és megszervezése a korábbitól eltérő megoldásokat kívánt. A projektmenedzsment elvek és módszerek kidolgozása eredendően a versenyszféra ösztönzésére és érdekében, a versenyszféra feltételrendszerének keretei között történt. A közszférában eltérő alapelvek és szabályozás, valamint kötöttebb feltételrendszer mellett lehet alkalmazni a versenyszférától átvett piaci mechanizmusokat, azon feltételezésekkel, hogy ami sikeres az üzleti szférában az jól működhet a közszektorban is, illetve, hogy a piaci szektor hatékonyabb.
A projekt
A projekt a szervezet rendszeresen végzett, ismétlődő tevékenységeivel ellentétben az egyedi cél megvalósítását célozza, határozott kezdési és befejezési ponttal. A projektciklus egy kerek egész tevékenységsorhoz köthető, melynek fő fázisaiban – a koncepcióalkotás, a tervezés a végrehajtás és a lezárás szakaszában – jól elkülöníthetőek a projektek megvalósítását lehetővé tevő vezetési-szervezési tevékenység, a projektmenedzsment feladatai. A köz- és versenyszféra projektmenedzsmentje között több alapvető különbség található, míg a közszektorban ügyintézők dolgoznak, akik mások által meghatározott feladatokat látnak el, addig az üzleti szektorban menedzserek, akik döntéseket hoznak, mellyel megváltoztatják és lényeges mértékben befolyásolják a folyamatokat. A közszektor döntési folyamatai elhúzódhatnak a testületi döntéshozatal és a hivatali működés nehézkessége miatt. A közszféra projektmenedzsereinek, mint bármely más köztisztviselőnek hivatalos, formális és írásban rögzített feladatai vannak, és ezen rögzített keretek között végzik munkájukat.
A projektszervezet
A projektmenedzsment feladatok egyik kritikus eleme a projektszervezet létrehozása, mely a projekt időtartamára létrehozott célirányos szervezet, feladata a projekt megvalósításával kapcsolatos feladatok elvégzése vagy elvégeztetése. A projektszervezet a hierarchikus közigazgatási struktúrába többnyire nehezen illeszthető be. A hivatalok, vagy egy közszférabeli szerv projektekbe bevonható köztisztviselői és közalkalmazottai az adott hierarchia és munkamegosztás mellett a projektfeladatokat részben vagy egészben képesek elvégezni, azonban szükségessé válhat külső szervezetek és személyek alkalmazása is. A projektszervezetek jellemző típusai – a dedikált, mátrix illetve a vegyes típusú szervezetek – a már említett sajátosságok mellett megtalálhatóak a közszférában is, többféle módon csatlakoznak az önkormányzati szervezetekhez és kapcsolódnak a hivatali struktúrához.
Baranyai tapasztalatok
A Baranya Megyei Önkormányzat az elmúlt években számottevő pályázati és projektmegvalósítási tapasztalatra tett szert. A közgyűlés 2009 szeptemberében összesen 52 uniós projekt aktuális helyzetéről kapott tájékoztatást. Az önkormányzat és köztisztviselői számottevő tapasztalatot halmoztak fel a pályázati tevékenység és a projektek terén, jelentős mértékben külső közreműködés nélkül valósították meg a projekteket.
Az Állami Számvevőszék a 2009. évi átfogó vizsgálatában megállapította, hogy a Baranya Megyei Önkormányzat „eredményesen készült fel szabályozottság és a szervezettség terén az európai uniós források igénybevételére és felhasználására: kapcsolódtak a gazdasági programhoz, ágazati koncepciókhoz, kialakították – esetenként külső szervezet megbízásával – a pályázatfigyelés, és a fejlesztési feladat lebonyolításának szervezeti és személyi feltételeit.”
A tapasztalatok azt mutatják, hogy helyes az a gyakorlat, hogy a projektmenedzsment elvei és a projektszervezet minden esetben egyedi módon, a projekt jellegétől és az elvégzendő feladatoktól függően, a rendelkezésre álló erőforrások és a közigazgatás sajátosságainak figyelembevételével kerül kialakításra, szükség szerint sor került külső szervezetek bevonására, a külső szervezet és hivatal közötti rendszeres kapcsolattartás szabályozása és a hivatali belső kapcsolódási pontok, felelősök kijelölése mellett.
A Baranya Megyei Önkormányzat aktuális nagy projektjei – Pécs Európa Kulturális Fővárosa 2010 keretében megvalósuló Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont, valamint Nagy Kiállítótér és Múzeumutca, a Baranyai Élménykörút projekt részeként az Orrfűi Aquapark és Aktív Viziturisztikai Központ, valamint a norvég finanszírozási mechanizmus keretében a Baranya Megyei Régészeti Múzeum Rekonstrukciója és új funkciókkal bővítése -esetében is a fenti elvek alkalmazására került sor.
A tapasztalatok alapján azok a következtetések vonhatók le, hogy a magyar közigazgatási jogszabályi környezet nem kedvez a projektszerű működésnek, sem a döntéshozatal módja, sem a hatáskör, a források feletti rendelkezés, az operatív gazdálkodás jogszabályi előírásai, az előirányzatok alapján folytatott gazdálkodás alapelvei és módszerei tekintetében. Az uniós források elérése, felhasználása során, az uniós előírásokon alapuló pályázati rendszer sok tekintetben idegen a magyar államháztartási működési rendtől. A projektek költségvetési éven átnyúló időtartamúak, beépítésük a magyar költségvetési tervezési rendszerbe nehéz.
A projektek megvalósítása során a projektszerű működés a versenyszférára már részletesen kidolgozott és alkalmazott elvei csak korlátozottan alkalmazhatóak, ezért a projektek sikeres megvalósítását célzó javaslatokat a következőkben lehet összefoglalni:
• Feltétlenül szükséges a közigazgatási jogszabályi környezet projektbaráttá tétele;
• Meg kell teremteni a pályázati kiírási feltételek és az államháztartási működési elvek nagyobb összhangját ;
• A pályázatkészítés és projektbonyolítás közszférán belüli feladataihoz külön módszertani útmutatók kidolgozására van szükség ;
• A közigazgatási képzések programjába be kell építeni a pályázati és projektfeladatok közigazgatási alapelveit és feladatait.