A Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala közel 20 éves fennállásának legnagyobb szakmai sikerét könyvelhette el, amikor 2009. évben elnyerte a Magyar Közigazgatási Minőség Díjat.

A pályázatot 2004. év óta írja ki a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter a magas minőségi elvárásoknak megfelelő, kiemelkedő teljesítményt nyújtó közigazgatási szervezetek tevékenységének elismerésére. Azon szervezetek pályázhatnak sikerrel, amelyek működésében meghatározóan érvényesül a stratégiai jellegű minőségfejlesztés, a szervezeti teljesítményt mérő Közös Értékelési Keretrendszer (CAF) alkalmazásával támogatják a minőségfejlesztést, folyamatosan figyelemmel kísérik, értékelik a szolgáltatásaikat igénybe vevő ügyfelek elégedettségének alakulását, továbbá az egymástól való tanulás, az összehasonlításon alapuló fejlesztés, valamint a sikeres megoldások saját gyakorlatban való alkalmazásának elvét. A CAF az európai országok közszféráiban széles körben elfogadott és alkalmazott értékelési modell, amely egységes – 28 alkritériumból álló – komplex rendszer szerint méri, hogy a szervezeti teljesítmény, az állampolgárok/ügyfelek vonatkozásában mutatkozó eredményeket a vezetés által működtetett stratégián és tervezésen, a munkatársakon, a partneri kapcsolatokon és az erőforrásokon keresztül az adott szervezet miként tudja elérni.
A pályázat beadása, illetve elnyerése nem volt előzmény nélküli, hosszú évek minőségtudatos munkáját „koronázta meg”. A közgyűlés 1999-ben döntött arról, hogy támogatja a hivatalban az ISO 9001 minőségügyi rendszer kiépítését és az erről szóló tanúsítás megszerzését azzal az elvárással, hogy minőségi közigazgatási szolgáltatást nyújtsunk partnereinknek, ügyfeleinknek. Először 2000 szeptemberében az MSZ EN ISO 9001:1996, majd annak lejártával az MSZ EN ISO 9001:2001 minőségirányítási rendszerszabvány előírásainak megfelelő – a Hivatal összes főfolyamatát átfogó – minőségirányítási rendszert vezetettünk be. 2005-ben – kísérleti jelleggel – végeztük el az első CAF szerinti önértékelést, a modell folyamatos alkalmazására 2007-től került sor. Az értékelő módszert – az öntanulási folyamat okán kezdetben külső tanácsadói segítséggel, majd anélkül, saját személyi-szakmai kapacitással – fejlesztettük tovább. Az első ízben készült anonim kérdőívek értékelésekor még nem, a legújabb felméréskor már konszenzusteremtő megbeszéléseket is tartottunk, továbbá az értékelők körét is kibővítettük, hogy a nagyobb merítési lehetőség alapján önmagunkról teljesebb képet kapjunk.
A fejlesztő munka jól érzékelhető eredményei, a kedvező visszaigazolások indítottak minket arra, hogy – immár elfogultság nélkül –, a minőségdíj pályázat kínálta objektív mérce alapján is megmérettessük magunkat. Az új kihívásnak való megfelelés azonban korántsem volt ilyen magától értetődő és egyszerű feladat. Ezzel akkor szembesültünk, amikor megkezdtük az előkészítő munkát, és egyáltalán megpróbáltuk értelmezni, azaz a saját hivatalunkra adaptálni a pályázati kritériumokat. Közismert, hogy a megyei önkormányzat nem egy klasszikus értelemben vett közigazgatási szerv, a korlátos hatáskörök miatt kevés közvetlen kapcsolata van az állampolgárokkal. Kiindulásként az ügyfél fogalmát magunkra nézve kellett újra értelmezni és stratégiai partnereinket beazonosítani, továbbá kidolgozni annak módszerét, amellyel tőlük információt kaphatunk a hivatali működés minőségére vonatkozóan. Ha a feladat nem is bizonyult könnyűnek, de több tekintetben hasznos volt: a munkafolyamatok teljes vertikumát – az azt meghatározó jogszabályi, gazdasági környezetbe helyezve – át kellett tekintenünk, a kapott belső és külső információkat értékelni, elemezni annak érdekében, hogy az adottságok és az eredmények, továbbá referencia adatok összevetéséből a kellő konklúziókat levonjuk. Nevezetesen melyek azok a területek, ahol saját megítélésünk és partnereinktől kapott visszajelzések szinkronitásából következően az elvárásoknak megfelelő a működés, illetve tevékenységünkben hol vannak azok a pontok – hisz ez a fajsúlyosabb kérdés –, amelyek továbbfejlesztésre szorulnak.
Az itt leírtak talán érzékeltetik, hogy a pályázat előkészítő munka az abban résztvevő kollégáktól egy újszerű szemléletet igényelt és a megszokottól eltérő feladatot jelentett. A mindennapi „rutin” mellett általában kevés lehetőségünk van arra, hogy a saját feladatkör határait átlépve kicsit tágabb léptékben lássuk és összefüggéseiben értékeljük a folyamatokat. A valamennyi szervezeti egységet reprezentáló un. konszenzusteremtő megbeszélések több levonható tanulsággal szolgáltak, és rámutattak arra, hogy a különböző szakmai-egyéni megközelítések szintézise valóban hasznos és előremutató lehet. A munkatársi közösséget dicséri az a konstruktív, egymást segítő hozzáállás, amellyel végül a sikeres pályázat megszületett.
A Hivatal által kidolgozott, a szervezet több éves működését átfogó, és a széles körű – ügyfelek, partnerek körében elvégzett – kérdőíves felmérések eredményeit elemző pályázata nagy örömünkre elnyerte a független Bíráló Bizottság tetszését, akik a helyszínen is meggyőződtek a minőségi munkavégzés és eredményeink valós voltáról, illetve arról, hogy a bemutatott adatok, folyamatok mennyiben adekvátak a mindennapi gyakorlattal.
A Díj az ezzel járó szakmai-erkölcsi elismerés mellett annak jóleső visszaigazolása egyben, hogy országos összehasonlításban is egy jól felkészült, kvalifikált szakembergárda a miénk, amely a sajátos hatásköri viszonyok, a romló gazdasági kondíciók, és az utóbbi időben felerősödő, a köztisztviselőkkel szembeni társadalmi averzió ellenére is felelősségteljes, minőségi munkát tud végezni. A Díj legnagyobb értékét számunkra az adja, hogy az nem csupán egy „felülről jövő” elismerés, hanem elsősorban ügyfeleink, intézményeink, képviselő-testületünk és együttműködő partnerszervezeteink pozitív értékelésén alapul, amely közvetlen és autentikus megítélése munkánknak, egyúttal arra ösztönöz minket, hogy segítségükkel a jövőben is színvonalas közszolgáltatást nyújtsunk.