Az igazgatási szünet jogintézménye a Ktv. 2007. július 15-i módosításával született meg. A törvény az igazgatási szünet definícióját külön nem tartalmazza, azt maga a jogszabály szövege fogalmazza meg, a Ktv. 41/A. § (9) bekezdése, mely szerint az igazgatási szünet az az időszak, amely alatt a szabadságot ki kell adni, illetve ki kell venni. Hétköznapi nyelven tehát: szabadságolási időszak.
Az igazgatási szünet időtartamán belül az egyes szervezeti egységek esetében a szabadság kiadása, illetve kivétele eltérő időszakban, illetve időtartamban is meghatározható.

Maga a szünet intézménye egyáltalán nem új. Régóta ismert és alkalmazott a magánszférában, hiszen a Munka Törvénykönyve szerint a munkáltató az alapszabadság háromnegyedére vonatkozóan – a munkavállaló előzetes meghallgatása után – maga dönthet. E felhatalmazással a munkáltatók jelentős része él is, főképpen azokban a piaci szektorokban, ahol a munka kifejezetten szezonális jellegű.
Ismert a szünet intézménye az igazságszolgáltatás ágában is. Bár ez idáig a törvénykezési szünet intézményét törvény nem szabályozta, az a bírósági gyakorlat alakult ki, hogy a július második felétől augusztus 20-ig terjedő időszakban a bíróságok működése a gyakorlatban – néhány percsoportot kivéve – ténylegesen szünetel. A Pp. azonban 2009. január 1-vel kezdődően szabályozza a törvénykezési szünet fogalmát azzal, hogy kimondja, a július 15-től augusztus 20-ig terjedő időszak nem veendő figyelembe a határidők számításakor.
A szünet intézménye ezen előzmények után most a közigazgatás szférájában is megjelent, bár gyökeret még nem eresztett. Ennek oka, hogy bár a Ktv.-t módosító törvény részletes vitájában az országgyűlés plenáris és bizottsági ülésein az alábbiakban megfogalmazott kérdések, problémák felvetődtek, és nagyobb részükben tisztázódtak is, a törvény szövege ezeket a válaszokat mégsem tartalmazza egyértelműen.
Zavaró a jogszabály azon megfogalmazása, miszerint az igazgatási szünet elrendelésénél a képviselő-testület figyelembe veszi a Kormány ajánlását. A Kormány még nem adott ki e tárgyban ajánlást. A jogalkalmazó ezért elbizonytalanodhat, hogy ajánlás nélkül vajon alkalmazhatja-e ezt a jogintézményt? Tekintettel arra, hogy a szabadságolási terv összeállításában az önkormányzatok eddig is autonóm módon dönthettek, valamint arra, hogy az ajánlás nem jogszabály, véleményünk szerint az igazgatási szünet a Kormány ajánlása nélkül is elrendelhető. Amennyiben persze időközben a Kormány e tárgykörben ajánlást bocsát ki, az önkormányzat a döntést annak figyelembe vételével hozza meg, azon cél érdekében, hogy egy adott településen az állami szerveknél egyfajta összehangoltabb, ütemezett szabadságolás alakuljon ki, amelyhez igazodni tud az önkormányzat is.
A Ktv. nem ad iránymutatást arra, hogy az igazgatási szünetet a képviselő-testület milyen formában rendelheti el. A Jat. szerint azonban ha a társadalmi-gazdasági viszonyok változása, az állampolgári jogok és kötelességek rendezése azt szükségessé teszi, jogszabályt kell alkotni. A rendeletalkotás mellett szól az is, hogy a jogszabályokra vonatkozó kihirdetési eljárás segítségével a rendelet tartalmazta információk könnyebben jutnak el az állampolgárokhoz, ami jelen esetben igen fontos az igazgatási szünet a lakosságot közvetlenül érintő jellegére tekintettel.
A rendelet megalkotásának időpontja szintén jelentőséggel bír mind a köztisztviselő, mind az állampolgár részére. A Ktv. szerint a munkáltatói jogkör gyakorlója a tárgyévben február végéig köteles szabadságolási tervet készíteni a szabadságok tárgyévi ütemezéséről, illetve az, hogy a Jat szerint a jogszabály hatálybalépésének időpontját úgy kell meghatározni, hogy kellő idő maradjon a jogszabály alkalmazására való felkészülésre, e tárgykörben is figyelmet érdemel.
Milyen előnyökkel és hátrányokkal jár az igazgatási szünet? A Jat. szerint a jogszabály megalkotása előtt elemezni kell a szabályozni kívánt társadalmi-gazdasági viszonyokat, az állampolgári jogok és kötelességek érvényesülését és meg kell vizsgálni a szabályozás várható hatását és a végrehajtás feltételeit.
Nos, bátran állíthatjuk, hogy a legtöbb munkahelyen nehézségekbe ütközik a munkavállalók éves rendes szabadságának kiadása. Sok az elvégzendő illetve határidős munka, nagy a munkateher, illetve a szabadságra ment dolgozót az általa vitt ügyekben a kollégáknak nehéz érdemben helyettesíteni. Ennek következtében felhalmozódnak a ki nem vett szabadságok és a szabadág ideje alatt az ügyekben nincs érdemi ügyintézés. Hasonlóképpen történik ez a közszférában is, így az igazgatási szünet egyik célja ezen probléma kezelése. S bár a köztisztviselő a szabadsága időpontjának megválasztása tekintetében így korlátozva van, el tud menni szabadságra és nem kell a helyettesítése miatt sem aggódnia. Emellett az igazgatási szünet nem a teljes alapszabadságra vonatkozik, csupán annak háromötödét érinti, tehát a 25 napos alapszabadság tekintetében ez tulajdonképpen egy háromhetes időtartamot jelent.
Kerületünkben az igazgatási szünet a téli hónapokban egyértelműen a két ünnep közötti munkanapokat célozza, aminek elfogadása könnyebb, mert a dolgozók többsége az ünnepek környékén eddig is szabadságolta magát, illetve az állampolgárok is csak a legsürgősebb ügyeiket intézik ez időben.
A nyári hónapokra eső, egy vagy két hetes időtartamú igazgatási szünet nagyobb körültekintést igényel. A dolgozók pihenése szempontjából a két hetes időtartam optimálisabb, mert szakértők szerint az emberi szervezetnek legalább ennyi időre van szüksége ahhoz, hogy ténylegesen kipihenje magát. Tekintettel arra, hogy a munkavállalók igen nagy része veszi ki a szabadságát augusztus hónapban, a várható jó idő, illetve az ügyek mennyiségének ez időszakra eső csökkenése és az augusztus 20-i munkaszüneti nap miatt, az augusztus hónap lehet a legalkalmasabb a szünet elrendelésére. Hátránya, hogy az augusztus főszezon, amikor az árak magasabbak.
Az igazgatási szünet a polgármesteri hivatalnak költségmegtakarítást is eredményez. A szünet ideje alatt még ügyeleti rendszer működésével is csökkennek olyan működtetési költségek, mint az elektromos áram (villany, számítógép, légkondicionáló), víz, papír fogyasztása, az épületek takarításának, karbantartásának költségei.
Az ügyfelek részéről negatív észrevétel vagy panasz az igazgatási szünet miatt nem érkezett. A kerület és annak környékének lakói időben és több kommunikációs csatornán (hirdetőtábla, kerületi újság, honlap) értesültek a szünetről, így nem érte őket váratlanul. Ezen kívül az ügyintézés természetesen nem állt le teljesen, erre az időszakra a hivatal ügyeleti rendszert dolgozott ki. Meghatározta azokat az ügyeket, melyeknek intézése a szünet alatt is meg kell, történjen, illetve meghatározta ezen ügyek intézésének lehetséges módját az alábbi bontásban:
1. Azokon az irodákon, melyek munkája nem ügyfélközpontú (pl.: a kifejezetten a képviselő-testület munkáját segítő irodák, a humán erőforrás, a jogi munkacsoport, a főépítész irodája), nem volt szükség ügyelet tartására;
2. Azokon az irodákon, melyek kifejezetten a hivatal működését biztosítják (pl.: informatika, gondnokság, pénzügyi iroda) egy-egy személy bent tartózkodott a hivatalban vagy telefonos ügyeleti rendszer működött, vagyis az adott napra kijelölt munkatárs probléma esetén telefonon elérhető volt, szükség esetén pedig be is tudott jönni személyesen megoldani az ügyet;
3. Azokon az irodákon, ahol nem volt szükséges, hogy a kollégák nagyobb számban legyenek jelen, de vannak olyan ügyek, illetve nagyobb eséllyel történnek olyan események, amelyek a személyes jelenlétet állandó jelleggel megkívánják (városüzemeltetés, építéshatóság, szociális ügyek), két vagy három ember is a hivatalban tartózkodott személyes munkavégzés céljából;
4. Azoknál az irodáknál, ahol a munka, főként az ügyfelek vagy a munka jellegéből adódóan, mindenképpen folyamatos kell, legyen (pl.: okmányiroda, anyakönyvi csoport, gyámhivatal, adóügyi iroda, postázó, iktató) a kollégák nagyobb létszámban dolgoztak, de létszámuk itt sem érte el ezen szervezeti egységek teljes létszámának felét.
Az ügyeletet a munkatársak az előre elkészített ütemterv szerint látták el, mely tartalmazta az egyes irodákban történő munkavégzés rendjét a fentiekben részletezettek szerint (dolgozó kollégák száma, neve, telefonos ügyeletet tartók elérhetősége), a munkafolyamatokra vonatkozó esetleges változásokat (amennyiben helyettesítési jogkörben történt az ügyintézés) és az ügyiratok a rendes munkaidőtől eltérő útját (pl.: a beérkező ügyiratok postázóból, iktatóból a címzettekhez való eljuttatása).
Az ügyfelek nagyobb része az okmányiroda szolgáltatásait vette igénybe, egyébiránt az ügyfelek és az intézendő ügyek száma az igazgatási szünet ideje alatt elenyésző volt.
A jövőre vonatkozóan azonban, amennyiben az igazgatási szünet intézményével a közigazgatás egésze megbarátkozik és az általánosan elterjedté válik, az alábbi változtatásokat mindenképpen szükségesnek tartjuk. Egyrészt a szomszédos illetékességű közigazgatási szervek kommunikációját, illetve tényleges egyeztetését az igazgatási szünetük összehangoltabb, ütemezettebb elrendelése érdekében, amivel megelőzhető, hogy egyik vagy másik kerületre/településre nagyobb teher háruljon, illetve az ügyfeleket ne érje kényelmetlenség amiatt, hogy ügyük elintézéséhez nagyobb távolságra kell, utazzanak.
Másrészt érdemes lesz elgondolkozni azon, hogy ahogyan 2009. január 1-től a törvénykezési szünet miatt a bírósági eljárásokban a határidők változnak, úgy az igazgatási szünet is – hasonló törvényi szabályozás révén, – legyen meghatározó tényező a közigazgatási hatósági határidők számításakor.
Cikkünk vitaindító is lehet.