Az MTA SZTAKI Elektronikus Kormányzati Módszertani Központja 2008 januárjában pilot projekt indítását kezdeményezte Nagykálló Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában. A pilot lezárásaként december negyedikén Nagykállóban bemutatón kerültek demonstrálásra az eredmények.

A projekt célja egy olyan működési modell bemutatása volt, amely az önkormányzatok polgármesteri hivatalában működő államigazgatási feladatokat ellátó szervek, és a szintén államigazgatási feladatot ellátó más szervezetben működő bármely hivatal kölcsönös elektronikus adatkapcsolatának megvalósítására vonatkozik. A projekt egy igazgatási vízión keresztül mutatja be az elképzelt működést.
A pilot-projektben az MTA SZTAKI EKMK, Nagykálló Város Önkormányzata, az Észak-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatal Szociális és Gyámhivatala Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kirendeltsége vettek részt. A piaci szereplők oldaláról a pilot projekt megvalósításában közreműködött a WSH Kft., a Geoview Systems Kft. és a Neosoft Kft.
A bemutatón demonstrálásra kerülő igazgatási folyamat lényege: a szülő, a gyermeke tulajdonában álló telekre családi házat szeretne építeni. Az építendő házból a szülő tulajdonjogot kér magának, és az építkezéshez bankkölcsönre lenne szüksége.
A szülő az építésügyi engedélyezési kérelmet elektronikusan nyújtja be az I. fokú építéshatósághoz. Az építéshatóság jogsegélykérést küld az eljárás során a gyámhivatalnak. (eseti gondnok rendelése gyermek-szülő érdekellentét miatt)
A bemutatásra került folyamat lépései:
1. Az Ügyfél elektronikusan bejelentkezik Nagykálló e-közigazgatási demo alportálján, elvégzi a személyazonosítást a Magyarorszag.hu Ügyfélkapuján keresztül, elektronikus kitölti és beküldi az építésügyi hatósági engedély iránti kérelmét a Műszaki Irodához (NeoSoft Kft. NeoPortál és NeoForm szoftvere)
2. Kérelmet fogadja az IRMA ügyiratkezelő szoftver (érkeztetés, szignálás, iktatás)
3. Műszaki Iroda illetékes ügyintézője a kérelmet a Geoview építéshatósági szakrendszerében feldolgozza:
• Joghatóság, hatáskör, illetékesség vizsgálat
• Kérelem vizsgálata, Tényállás tisztázása
• Eljárás megindítása
o eljárás megindításáról ügyfelek értesítése
o Jogsegítség kérés a Körzeti Földhivataltól (tulajdoni lap beszerzése)
(A tulajdoni lap beszerzése a bemutatón elektronikusan, az MTA SZTAKI és a FÖMI 2007-es közös pilot projektjében kifejlesztett interfészén keresztül történt.)
o szakhatósági állásfoglalás kérés
o hiánypótlási felszólítás küldése
• hiánypótlás beérkezése
• jogsegély beérkezése
• szakhatósági állásfoglalás
• építtető szülői nyilatkozata
• jogsegély kérése a gyámhivataltól- eseti gondnokrendelés, hozzájárulás a szülő tulajdonszerzéséhez, valamint a banki kölcsön felvételéhez
2. Gyámhivatali eljárás lefolytatása a Geoview gyámügyi szakrendszerében
• Érkeztetés: A kirendelt eseti gondnok a szülő tulajdonszerzéséről szóló szerződésben tett jognyilatkozatának jóváhagyásához, valamint banki kölcsön felvételéhez a gyámhivatal jóváhagyását kéri.
• Kiszignálás ügyintézőre; iktatás
• Joghatóság, hatáskör, illetékesség vizsgálata
• Ügyfelek értesítése, indokolt esetben hiánypótlásra felhívás határidő megjelölésével
• Tényállás tisztázása.
• Meghallgatás: szülő, a korlátozottan cselekvőképes vagy ítélőképességében lévő kiskorú, egyéb ingatlan tulajdonos
• Ügyintézői döntéshozatal; határozat; ügyfél eljárási költségviseléséről is döntés
• A gyámhivatal az építtetés fejében szerzett tulajdonszerzést jóváhagyja, a banki kölcsön felvételét elutasítja a szülő nem kielégítő jövedelmi viszonyai miatt
• Határozat ellenőrzése, Kiadmányozás, Postázás
• A szülő fellebbezést nyújt be a gyámhivatalhoz
• A gyámhivatal – I. fokú szerv – a döntését nem vonja vissza, az ügyet felterjeszti a fellebbezés elbírálására jogosult szervhez
Másodfokú eljárás
• A másodfokú eljárás: Az elsőfokú iratok érkeztetése, ügyfél fellebbezése
• Kiszignálás ügyintézőre; iktatás
• Joghatóság, hatáskör, illetékesség vizsgálat
• Ügyfelek értesítése
• Indokolt esetben bizonyítási eljárás során iratok kérése a tényállás tisztázása érdekében
• Határozattervezet : az I. fokú döntés megváltoztatása új bizonyíték alapján
• Határozat ellenőrzése, Kiadmányozás
• A megküldött iratok és a másodfokú döntés az első fokon eljáró szervnek való megküldése
• A másodfokú döntés érkezése
• Iktatás
• Postázás
• Irattárba helyezés
• Eseti gondnok felmentése, munkadíjáról rendelkezés
3. Építéshatósági ügyintézési folyamat befejezése az építéshatósági szakrendszerben
• jogsegítség kérés keretei között, az érintett ingatlantulajdonosok adatainak lekérése az ingatlan-nyilvántartó rendszerből elektronikusan
• Gyámhatóság állásfoglalásának beérkezése
• Döntés előkészítés, írásbeli tervezet elkészítése
• Kiadmányozás
• Postázás
• Döntés jogerőre emelkedésének megállapítása, és erről az ügyfelek értesítése
• Irattárba helyezés
Konklúzió
A pilot konklúziójaként, összehasonlítva a papír alapú és az elektronikus ügyintézést, a következő megállapítások tehetők:
1. Az ügyintézők szakmai munkája ki nem váltható, de hatékonyan támogatható.
2. Az elektronikus eszközök felhasználásával országosan egységes szakmai színvonal alakítható ki az ügyintézésben (sablonok alkalmazása, folyamatvezérlés (határidők), vezetői ellenőrzés, automatikus statisztikák használata, stb.)
3. Ügyfél személyes megjelenési kényszere csökken, így komfortérzete nő
4. A „szállítási idő” drasztikusan lerövidül (posta, tértivevények helyett elektronikus kézbesítés)
Még hiányzik
Az elektronikus ügyintézés széleskörű bevezetéséhez szükséges peremfeltételek országosan egyelőre még nem állnak mindenütt rendelkezésre.
• legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás használata vagy Ügyfélkapus belépés rendelkezésre állása
• Ügyfél felkészítése (technológiai, ügyintézési tudás), felszerelése
Hivatal oldaláról sok esetben hiányzik:
• hivatalokban integráltan működő elektronikus ügyiratkezelő rendszerek, elektronikus szakhatósági rendszerek széles körben történő elterjesztése
• Köztisztviselők elektronikus azonosítása (személyazonosítás, jogosultságok)
• hivatali minősített elektronikus aláírás rendelkezésre állása
• hivatalok elektronikus összekötése (EKG, de még nem kapcsolódott rá minden hivatal)
• A hivatal-hivatal közötti elektronikus kommunikáció megoldása