Kérdések és válaszok az infomatikáról 2009/2

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / E-közigazgatás

Kérdések és válaszok az infomatikáról 2009/2

XI. évfolyam, 2. lapszám
Szerző(k):
Hetyei József Certified Management Consultant a Nemann János Számítógéptudományi Társaság szakértője




 

Miért alkalmazzák a helyi önkormányzatok és szerveik az informatikát?

 


Azért, mert az különböző előnyöket biztosíthat számukra, minthogy
– jelentősen növelheti a szervezeti hatékonyságot azáltal, hogy egyrészt automatizálja a különböző önkormányzati tevékenységeket, folyamatokat a bizottsági, testületi döntések elkészítésén, meghozatalán, végrehajtásán keresztül az ügyintézésig, ügyfélszolgálatig, kötelező és önként vállalt feladatok teljesítéséig, másrészt integrálja s átláthatóbbá, irányíthatóbbá, kontrollálhatóbbá teszi azokat, méghozzá a szervezet egészére nézve is;
– biztosíthatja a megfelelő információminőséget;
– támogathatja a döntések megfelelő előkészítését, a szervezeti tudás integrálását;
– korszerű, gyors, hatékony kommunikációt tesz lehetővé az önkormányzaton belül, az önkormányzat és annak szervei, illetve az önkormányzat és ügyfelei (lakosság, vállalkozások) között;
– elősegítheti a szolgáltató, ügyfélbarát önkormányzat megvalósítását, az elektronikus ügyintézés megvalósítása révén pedig az ügyintézés tér és idő korlátainak csökkentését, illetve megszűntetését és még további előnyöket is nyújt.
Hogyan teremthetünk kapcsolatot, hosszabb távon is, az önkormányzati célok és az informatikai fejlesztések, illetve erőforrások között?
– A feladat annak biztosítása, hogy az informatika nem csak rövid, de hosszabb távon is az önkormányzat (település, kistérség, megye, régió) céljaink elérését segítse elő, támogassa;
– Ehhez az informatikai célokat és feladatokat az önkormányzati (települési, kistérségi, megyei, regionális) célokból kell levezetni és olyan informatikai szolgáltatásokat kell kialakítani, működtetni, amelyek a leghatékonyabban képesek az e célok megvalósulását elősegíteni;
– Ezt a feladatot látja el az informatikai stratégiai tervezés, illetve menedzsment;
– A stratégiai tervezés fő fázisai: felmérés és elemzés, jövőkép-tervezés, stratégiai program meghatározása; a tervezés, többek közt, korszerű módszertani ismereteket és tapasztalatot igényel;
– A stratégiai menedzsment irányítja, koordinálja a megvalósítást, méri, ellenőrzi a célok megvalósulását.
Milyen kockázatokkal jár az informatikai rendszerek, eszközök kiválasztása?
Néhány tipikus hiba, amit a különböző szervezetek elkövethetnek, beleértve a helyi önkormányzatokat és azok szerveit is:
– Nem határozzák meg, rögzítik a saját követelményeiket („ha másnak jó volt ‘X’ rendszer, biztosan jó lesz nekünk is”);
– Nem súlyozzák a különböző követelményeket, nem határoznak meg prioritásokat (így gyakran a „sok lúd disznót győz” esete fordul elő);
– A pénzügyi követelmények túlsúlya (a legolcsóbb megoldást kiválasztása a cél, a használhatóság háttérbe szorul – így végül is az olcsó nagyon is „sokba kerül”);
– A bekerülési árat veszik figyelembe, hasonlítják össze, nem a teljes bekerülési költséget;
– Csak a bekerülési költséget veszik figyelembe, hasonlítják össze, nem a teljes élet¬ciklusra vetített összes költséget;
– Csak a (jól/rosszul megfogalmazott) funkcionális és technológiai követelményeke ve¬szik figyelembe, a szükséges szolgáltatásokat, támogatást (bevezetés alatt és után) nem;
– Az információtechnológiai szempontok túlsúlya a funkcionális követelmények rovására.
Hogyan biztosíthatjuk, hogy informatikai fejlesztéseink hatékonyak, sikeresek legyenek?
– Tipikus problémák:
o Nem / nem az / nem úgy valósul meg, ahogy terveztük, elvártuk (minőség);
o A fejlesztések időben (rendkívül) elhúzódnak a tervezetthez képest (határidő);
o A fejlesztés (jóval) több pénzbe kerül, mint ahogy azt terveztük, elvártuk (költség).
– A (nagyobb) informatikai fejlesztéseket projektekbe kell szervezni, projektmenedzsment módszertan (támogató szoftver), felkészült, tapasztalt projektvezető és minőségbiztosító igénybe vételével kell megoldani;
– A projektmenedzsment módszertan alkalmazása biztosíthatja a három cél (minőség, határidő, költség) együttes megvalósulását, teljesülését;
– Az informatikai fejlesztések humán változáskezelést is igényelnek, e nélkül a legjobb rendszer sem lesz képes működni és így üzleti előnyöket biztosítani;
– A félelmek, ellenkezés okainak megismerése, feloldása (kommunikáció, képzés, bevonás).
Mérhetők-e, és ha igen, hogyan, az informatikai szolgáltatások?
– A helyi önkormányzatok és azok szervei, annak érdekében, hogy céljaikat elérje, meghatározott informatikai szolgáltatásokat igényelnek, meghatározott szinten (meghatározott költség ellenében)
– A szolgáltatások megteremtéséhez, működtetéséhez meg kell határoznunk, hogy
o pontosan milyen szolgáltatásokra van szükség (szolgáltatás-katalógus);
o azok használatához milyen támogatást várunk el (helpdesk, incidenskezelés, problémakezelés, változáskezelés stb.);
o milyen szolgáltatási szintet várunk el (pl. rendelkezésre állás);
o milyen költséggel jár mindez;
o további tényezők (pl. milyen kapacitások szükségesek az elvárt szolgáltatások elvárt szinten történő nyújtásához stb.).
– A szolgáltatások működtetése, igénybevétele során pedig
o mérnünk és értékelnünk kell, hogy ezek a tervezett, elvárt szolgáltatási szintek hogyan teljesülnek.
Miért fontos az informatikai biztonság kérdése a helyi önkormányzatok és szerveik számára?
– A hatékony működéshez a legkorszerűbb informatika széles körű alkalmazása szükséges, e nélkül ezek nem biztosíthatók, vagyis
– az önkormányzatok és szerveik működése, mind operatív vonatkozásban, mind pedig hosszabb távon, egyre jobban ráépül informatikai és kommunikációs rendszereinkre, eszközeinkre, ezért egyre fontosabb, hogy
o tudják, hogy mennyire számíthatunk e rendszerekre, eszközökre, azok rendel¬kezésre állására;
o biztonságban tudják a legkülönbözőbb adatainkat;
o az elvárásoknak (beleértve: jogi szabályozás, EU és hazai sztenderdek, ajánlások) megfelelően kezeljék ügyfeleik, illetve munkatár¬saik rájuk k bízott adatait.
– A megfelelő szintű informatikai biztonság megteremtése és folyamatos fenntartása összetett (stratégiai és operatív, tervezési és menedzsment, megelőzési és elhárítási stb.) feladat, amely komoly szakmai, módszertani ismereteket és tapasztalatot is igényel.
Napjainkra az informatika által kínált lehetőségek kihasználása egyértelműen a sikeres önkormányi, hivatali, intézményi, illetve a társasági vezetés egyik kiemelkedően fontos eszközévé vált. Olyan eszközzé, amely nélkülözhetetlen a szervezeti hatékonyság, a szervezeti célok eléréséhez szükséges erőforrások meghatározása, a szervezeti tudás integrálása és szétosztása terén és további területeken. Ilyen további terület például az ügyfél-elvárások és szokások pontos megismerése és testre-szabott szolgáltatások kialakítása, új, hatékony kommunikációs csatornák használata.
Azt is látnunk kell azonban, hogy ezek az informatika alkalmazása révén biztosítható előnyök nem realizálódnak „automatikusan”, csupán azáltal, hogy például be néhány számítógépet, egy integrált e-Önkormányzat vagy vállalatirányítási (ERP) rendszert, hanem ahhoz számos vezetői feladatot is meg kell oldanunk, megfelelőn. Ilyen feladat az informatikai stratégiai tervezés és megvalósítás, az igények, követelmények megfelelő, részletes specifikálása, a körültekintő kiválasztás, bevezetés, az informatikai szolgáltatások meghatározása, mérése, az informatikai költségek tervezése, menedzselése, vagy megfelelő szintű informatikai biztonság fenntartása.

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu