A közigazgatási hivatalok egyik fontos alapnyilvántartását a törvényességi ellenőrzéshez kapcsolódó adatok adják:

• Önkormányzati törzsadattár, amely tartalmazza a polgármester, a jegyző és az önkormányzat adatait, az elektronikus elérhetőségeket is beleértve,
• Jegyzőkönyvek azonosító adatai,
• Önkormányzati rendeletek azonosító adatai és kapcsolódásuk más rendeletekhez,
• Megtett észrevételek és azok eredménye.
2004-ben a Közigazgatási Hivatalok Informatikai Szakmai Kollégiuma a Törvényességi Főosztályokkal közösen a törvényességi rendszer megújítását tűzte ki célul, mivel a régi program már nem felelt meg az újonnan felmerült kihívásoknak. Az új rendszer alapjait a Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Közigazgatási Hivatal fejlesztése adta. A Belügyminisztérium felismerve a téma fontosságát az Önkormányzati Hivatal szervezésében projektet indított a feladat megoldására.
Az új rendszerre történő áttérést megelőzte a régi rendszerben tárolt adatok szükséges tisztítása és javítása, amelyet egy speciális exportáló-importáló program segített (a Bács-Kiskun és a Jász-Nagykun-Szolnok megyei közigazgatási hivatalok fejlesztésében).
Az adatbázisba országosan közel egy millió jegyzőkönyv és félmillió rendelet adatai kerültek átemelésre.
A 2005 január 1-én indult új Törvényességi Rendszer az alábbi alapvető előnyöket kínálja felhasználóinak:
• Grafikus felülete felhasználóbarát kezelést tesz lehetővé,
• A rendeletekhez és a határozatokhoz kapcsolódó felülvizsgált tárgykörkódok szükség szerint módosíthatók és kiegészíthetők,
• Az adatrögzítési és az elemzési feladatok jobban szétoszthatók és természetesen megnyílt a lehetőség a vezetői információk kinyerésére is,
• Közel száz előre meghatározott lekérdezés segítségével átfogó adatösszefüggések tanulmányozási lehetősége, valamint további rugalmas lekérdezések,
A rendszer tervezésnél további két alapvető célt tűztünk ki magunk elé:
• A rendszerben tárolt adatok Interneten történő megjelenítését,
• A rendszer adatokkal való folyamatos töltésébe az önkormányzatok bevonását.
A területi rendszerből az adatok egy automatikus adatfelvitellel a Belügyminisztérium által üzemeltetett szerverre kerülnek. Erre a http://nrt.bm.hu publikus internet cím nyit ablakot.
Az „Önkormányzati törzsadattár” menüpontot kiválasztva az adatokat név, megye, típus és lakosságszám szerinti bontásban találjuk. Egy kategóriát, majd pedig egy települést kiválasztva megkapjuk mindazon adatokat, amelyeket a területi rendszer is tárol (mobilszámok kivételével). A törzsadattár —a kategorizált manuális keresési lehetőségen túl— szabadszavas keresést, valamint az adatok excel táblába történő exportálási lehetőségét nyújtja. Az így nyert —országos adatokat tartalmazó— táblázatokból könnyedén lehet körleveleket készíteni, valamint e fontos közérdekű adatok átemelhetőek más nyilvántartásokba is.
Nézzük, hogy az önkormányzati rendeletek miképpen érhetőek el. A már említett http://nrt.bm.hu WEB cím „Tovább” menüpontjára kattintva bejutunk a „Nemzeti Rendelettárba”. Az induló képernyőn egy rendeletekre vonatkozó feltételrendszert adhatunk meg. Meghatározhatjuk a keresett rendelet típusát, számát, címrészletét, tárgyát, hatályosságát, kiadóját és még több paraméterét. A keresést elindítva egy a feltételeknek megfelelő rendeleti eredménylistát kapunk, például adott település hatályos rendeleteit. Egy adott rendeletre kattintva megkapjuk annak részletes adatait, valamint azt, hogy mit módosít, illetve, hogy mi módosítja. E módosító, módosított rendeletek között az átjárást a rendszer „kattintásra” biztosítja. Nagy erőssége a Nemzeti Rendelettárnak, hogy a pillanatnyi rendeletkatalógust kiegészítve a területi rendszerben lehetőség nyílik a rendeletek elektronikus becsatolására is, ennek eredményeként a böngészőben a megfelelő linkre kattintva az érdeklődő már olvashatja is az adott rendeletet. A rendeletek feltöltése a közeljövő feladata lesz és ebben nagy szerepet kap a most bemutatandó TERKA program is.
A fejlesztési munka további fontos eredménye az volt, hogy a TERKA program, mint a Törvényességi Rendszer Kiegészítő Alkalmazása segítségével lehetőség nyílik arra, hogy a törzsadatokat, a jegyzőkönyvi adatokat, valamint a rendeleti adatokat az önkormányzatok —e nagyon egyszerű program segítéségével— elektronikusan rögzítsék, majd a közigazgatási hivatalok felé megküldjék. A közigazgatási hivatalban történt érkeztetés és bedolgozás egyenértékű azzal, mintha azt helyben rögzítették volna. Ezzel megvalósul az, hogy az adatok teljes körét —ideértve az elektronikus rendeletet is— az önkormányzatnál rögzítik, így az a papír alapú adatokat megelőzve nyújt segítséget a törvényességi munkában, de legfőképpen abban, hogy a Belügyminisztérium két értékes adatbázist szolgáltasson az érdeklődő ügyfeleknek. A két adatbázis tartalmát és funkcióját tekintve igen komoly „hasznot hajt” az azt felhasználóknak.
Tehát e cikk kapcsán láttuk a folyamat közepét, végét, majd az elejét, de e logikai csavar közben rájöhettünk, hogy a törvényességi és az informatikai szakterület összefogása eredményeként érték teremtődött. A jövőben —az új értékek teremtése mellett— arra kell törekedjünk, hogy a már megteremtett értékek se vesszenek el.