Több más városhoz hasonlóan a Budaörsi Polgármesteri Hivatal számára is komoly problémát okozott a törvény által előirt okmányirodai hatáskörök gyakorlásához szükséges tisztviselői létszám elhelyezése. Ez a Polgármesteri Hivatalban nem volt lehetséges, így az Önkormányzat kénytelen volt irodahelyiségeket bérelni az Okmányiroda kialakításához. Ez gyakori és tipikus esetnek számít, sok helyen, művelődési házakban vagy más intézményekben voltak kénytelenek az Okmányirodát elhelyezni.

Ez többek között a választások lebonyolításában is problémát jelentett, ugyanis a választási rendszer az okmányirodai számítógépes hálózatra épült, így az az előbbiek alapján sokszor nem a Városházán került elhelyezésre. Ez kétszeresen is kedvezőtlen volt, egyrészről a már működő intézmények kerültek kedvezőtlenebb helyzetbe, vagy pedig bérleti díjat kell fizetni az ingatlanok használatáért. Külön erre a célra iroda építéséről nem tudok.  A külső épületben történő elhelyezés a tisztviselők számára biztosított – gyakran kedvezőtlen – körülményeken túl az ügyfelek számára is sok gondot, bosszúságot okoz, elég csak a tömegközlekedési eszközökkel történő megközelíthetőséget, vagy a parkolási problémákat említeni, a mozgássérültek számára az akadálymentesítésről vagy a klimatizálásról nem is szólva.  Külföldi példák egy érdekes gyakorlatot és próbálkozást igazolnak vissza. Abból az egyszerű gondolatból kiindulva, hogy a közigazgatás legnagyobb ügyfélforgalomra számító funkcióit célszerűnek tűnik azokra a helyekre telepíteni, ahol az emberek a leggyakrabban fordulnak meg.
Ennek a próbálkozásnak azonban magyarországi kipróbálását különösen indokolttá teszi, hogy régi, korszerűtlen közigazgatási irodaépületek ellentéteként az elmúlt 10 évben sok százezer négyzetméter alapterületű, a korábbiakhoz képest luxus kivitelűnek számító, de nyugat-európai összehasonlításban is minden igényt kielégítő bevásárló-, üzlet-, irodakomplexumok épültek parkolóházakkal, nagyméretű parkolókkal igényes kivitelben, akadálymentes bejutással, saját mikroklímát teremtve a munkához, vásárláshoz.
A felmérések azt mutatják, hogy az emberek a felsorolt előnyök miatt nagyszámban és rendszeresen látogatják ezeket a létesítményeket, ahol ezt felismerve a munka és vásárlási funkciókon túl a jelentkező igényekre számítva, először éttermek, bankok, posták települtek.

Kézenfekvő megoldásnak tűnik tehát, hogy az ügyfélszolgálatokat is ezekbe a létesítményekbe telepítsék, ami egyben az üzletek forgalmát is fellendítheti, tehát üzleti szempontból az üzemeltető érdekeit is szolgálja. Ez egyben a minimális bérleti díj fizetésének vagy a térítésmentes helyiségbiztosítás igényét is megalapozza, amely jelentős költségcsökkentést tesz lehetővé.

A megközelíthetőség kérdésénél ellenérvként fogalmazódhat meg, hogy a bevásárlóközpontok nem a városközpontokba, vagyis a közigazgatás hagyományos és megszokott színhelyére települtek, hanem a városok szélére, a forgalmas utak, autópályák mellé, így azok csak gépkocsival közelíthetők meg. Ez ma már azonban nincs így, mivel a bevásárlóközpontok többsége saját autóbuszjárattal, esetleg metró- vagy vasútállomással rendelkezik, emiatt gyakorlatilag mindenki számára elérhetőek.

Az országos közlekedési vonalak mellé való telepítésnek van még egy nagyon fontos indoka, ez pedig az okmányirodák országos illetékessége, amely a funkció nagyobbik részére vonatkozik. Tehát a várható ügyfélforgalom meghatározásánál nem csak az adott közigazgatási területen élőkre kell számítani, hanem az átmenő forgalom is potenciális ügyfélként jelentkezik     

Természetesen az irodai elhelyezés jellege és az ügyfelek száma miatt minőségi munka csak  számítógépes ügyintézés mellett lehetséges. Hagyományos ügyiratkezelésre ilyen helyen aligha kerülhetne sor. Az okmányirodák működésének eddigi tapasztalatai azt bizonyítják, hogy a felvázolt konstrukcióban a működtetés megvalósítható, és erre Budaörsön várhatóan még ebben az évben sor kerül.
Dr. Dudás Péter
1969-ben született Pécsett
1993-ban végzett a pécsi Janus Pannonius Tudományegyetem Állam és Jogtudományi karán
1993-tól a Komló Polgármesteri Hivatalának vagyonkezelője
1995-től Budaörs jegyzője