(gondolatok a Jegyző VII. konferenciája kapcsán)

Nagy örömmel olvastam a „Jegyző” hetedik konferenciájának meghívóját. Két dolog volt számomra nagyon szimpatikus. Először is a témák megválasztása, másodszor pedig az, hogy lehetőségem volt arra, hogy velem együtt munkatársaim, az ügyek közvetlen intézői is részt vehettek a tanácskozáson.

Így őszintén be kell vallanom, nem csodálkoztam, hogy február 21-én megtelt az Internationál Business School nagyterme.
Megcsodálhattuk a díjnyertes WEB lapokat és elgondolkodhattunk azon, milyen lesz „AZ ÜGYFÉLMENTES HIVATAL MINDEN JEGYZŐ ÁLMA”.

Ekkor jutott eszembe tavalyról két esemény, amelyek egyértelművé tették számomra, hogy az internetnek valóban van helye ( és nem is a távoli jövőben) az önkormányzati igazgatásban

2000. április 10. és 20. között (még mint Kunhegyes Város Jegyzője) tagja voltam annak a 20 fős jegyzői csapatnak, amely Dániában  Viborg megyében tanulmányúton vehetett rész, a Dán Kulturális Intézet szervezésében. Bjerringbroban a Népfőiskolán szállásoltak el bennünket. Ebben az időpontban volt itthon Magyarországon az évszázad tiszai árvize. Mi sem természetesebb, mint Közép- Tisza vidéken élő jegyzőt érdekelt, mi van itthon, hogy áll a védekezés, milyenek a vízszintek, mikor várható a tetőzés. Mivel már korábban ismerkedtem az internetben rejlő lehetőségekkel, természetes volt, hogy a világhálóról kívántam kíváncsiságomat kielégíteni. Már az első este sikerült a népfőiskolán tanuló magyar fiatalok és tolmácsunk segítségével felhasználói névhez jutni. 22 órakor fel is kerestem a számítógép termet, hogy információhoz jussak. Meglepetésemre a számítógépek előtt 60-70 éves idős emberek ültek, akik az elektronikus levelezés rejtelmeit tanulták. Kiderült, hogy a nyugdíjas csoport egy hetes bentlakásos tanfolyamon vett részt, ahol a szövegszerkesztés mellett megtanulták a világhálón való kapcsolatfelvétel lehetőségeit is. Elmondták, hogy ügyeik intézéséhez erre nagy szükségük van. Ez szöget ütött a fejembe, bár nem tagadom, egy kicsit kételkedtem is a válasz valódiságában. Néhány nap múlva, egy polgármesteri hivatalban láttak bennünket vendégül, ahol számomra feltűnően sok számítógépet, és kevés ügyfelet láttam. A dán kollégák elmondták, hogy az ügyfelek nagy része az interneten keresztül tartja velük a kapcsolatot, az ügyek intézése az esetek többségében nem követeli meg a személyes megjelenést. Ismertették, hogy a szociális segély kérése pl. úgy történik, hogy az ügyfél megkeresi az önkormányzat honlapján a szükséges űrlapot, bebillentyűzi a szükséges adatokat, és az egészet e-mailen elküldi. Ezt követően a hivatal elektronikus úton átutalja az ügyfél számlájára a megítélt összeget. Őszintén hittem is meg nem is. Lehet-e ez az ügyintézés jövője? Kételkedésem tovább fokozódott, mikor az ügyintéző azt mondta, hogy az ügyek 80-90 %-a már így kerül elintézésre.
Ennek a napnak délutánján egy szociális otthonba látogattunk. Az otthon impozáns társalgójában természetesen ott ált a számítógép. Megfigyeltem, amikor egy idős lakó leült a gép elé, és azt működésben hozta. Meggyőződésem volt, hogy a bácsi biztosan pasziánszozni fog a gépen, esetleg valami más egyszerű unaloműző játékot fog folytatni. De nem! Megdöbbenésemre az Internet Expoler közismert képernyője jelent meg a monitoron, az idős úr (legalább 80 éves) rutinosan csatlakozott a város honlapjára. Igen! És már töltött is ki egy űrlapot, amelyet két gyors egérmozdulattal el is küldött. Láttam, tapasztaltam, valóban lehet ilyen módon is ügyet intézni, kapcsolatot tartani az ügyfelekkel.

Hazatérve a -nyugati tapasztalatokat hasznosítva- a levélpapírom fejlécére ezen túl már rávezettem az e-mail címemet is. ”Közeledünk Európához”- legyen már a mi kis alföldi városunkban is „e” ügyintézésre lehetőség. Az az igazság, nem volt nagy az elektronikus levélforgalmam. Egy-egy cég elküldte reklám levelét, de semmi érdemleges. Egy alkalommal több száz fő részére küldtünk felszólítást (természetesen papíron, postán) azoknak, akik elmulasztották a kötelező tüdőszűrésen való részvételt. Ekkor történt a „csoda”: az egyik ügyfél a felszólításra e-mailben válaszolt.
Később kiderült, hogy egy másik városban dolgozó ifjú pedagógus gondolta úgy, hogy az ügyét gyorsan, egyszerűen kívánja intézni. Van tehát már nálunk is „e” ügyintézés, az internet véleményem szerint egy-két éven belül jelentős szerepet fog játszani a jegyző, a hivatal munkájában.
(Természetesen ezt a cikket is e-mailben juttatom el a Főszerkesztő úrnak. )