Honlapok helye, szerepe a szakmai irányításban 2005/3

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / E-közigazgatás

Honlapok helye, szerepe a szakmai irányításban 2005/3

VII. évfolyam, 3. lapszám
Szerző(k):
Vajda István Informatikai Főosztályvezető



Az internet használatának elterjedése a közigazgatási szerveknél az utóbbi időszakban erőteljesen felgyorsult, és ellentétben a lakossági penetrációval, e szervezetek szinte teljes körű lefedettségűek.

. Ennek következménye, hogy az internet használat a köztisztviselők jelentős része számára mindennapos. Ez, az internet egyéb előnyeivel ötvözve automatikusan veti fel a kérdést, hogy mi módon lehetne – a lakossági tájékoztatás mellett – szakmai, szakmai irányítási feladatokra is használni. Nézzük meg előbb, hogy mit nyújt az internet, valamint azt is, hogy milyen feltételek kellenek ahhoz, hogy irányítási eszköz, módszer lehessen.

A világháló, mint irányítási eszköz
• Első sorban a gyorsasága jelent nagy előnyt, mert a szakmai anyag elkészültét követően azonnal az összes érintett megismerheti, nincs „postázási holt idő”;
• Széleskörű és differenciálható elérhetőség, lehetőség, hogy egy szűkebb csoport, vagy célzottan csak egy szervezet is megszólítható;
• „Korlátlan” mennyiségű információ, adat továbbítható, folyamatos bővítés, változtatás lehetősége, valamint az információk tartós elérhetőségének biztosítása;
• költségtakarékos, hisz jelentős utazási, posta, telefon stb. költséget takarít meg;
• azonnali reagálás lehetősége a probléma felmerülését követően, nem kel várni értekezletre.

Feltételek
• Széles körű (teljes) lefedettség, azaz a célzott szervezetek internetre történő kapcsolódása;
• Az irányító szerv megfelelő szervezeti felkészültsége;
• Szervezési, szakmai, módszertani szemléletváltást igényel mind a vezetés, mind az ügyintézői területen.
A Somogy Megyei Közigazgatási Hivatal irányítási módszerei között is lassan nyert teret az internet e célra való alkalmazása, amely azóta is folyamatosan változik, bővül. Ténylegesen 2003-tól mondható, hogy tudatosan számolunk, és következetesen alkalmazzuk az internet adta lehetőségeket. Ehhez természetesen szükség volt a Hivatal honlapjának teljes körű felülvizsgálatára, átalakítására és a szükséges környezeti feltételek átalakítására.
Stratégia és csapat
Kialakítottuk azt a stratégiát, amelyben számolunk ezzel a munkamódszerrel és elkezdtük a szükséges feltételek biztosítását is.
Az első, hogy létre kellett hozni azt a szakmai csapatot, amely minden szakterületre odafigyelve gondoskodik a napi feladatok elvégzéséről. Ez hosszabb időt és többszöri személycserét jelentett, mire a kívánalmaknak megfelelő team összeállt. A kihívást az jelentette, hogy az egyszerű tájékoztatási funkcióról (amire a honlap szolgált) át kellett váltani szakmai irányító, hatósági munkát támogató, szolgáltatás szervezést segítő gondolkodásra.
Ezzel együtt a módszer beépült az egyes munkatervekbe, feladat meghatározásokba. Első alkalommal a 2004 évi munkatervben került önálló, kiemelt feladatként nevesítésre, majd ezt követően már minden program, feladatterv számolt e módszerrel.
Szükség volt továbbá a résztvevők felkészítésére. Erre minden fórumot, értekezletet és lehetőséget megragadtunk, aminek eredménye, hogy a havi látogatottság egyre nő (jelenleg mintegy 8000 látogató), és más megyékben működő önkormányzatok és közigazgatási szervek is rendszeres vendégek.
Folyamatosan figyeljük a visszajelzéseket, és az egyes módszerek eredményességét. Ez ahhoz ad ismeretet, hogy hol szükséges korrekciókat elvégezni, illetve mely területeket kell kiemelten kezelni egy adott időszakban.
És végül a változó jogi elvárásokhoz való igazítás folyamatos feladatot jelent a mai nap is.

Módszerek
1.) Szakmai információk, hírek, tájékoztatások elhelyezése, ami segíti, hogy egy-egy szakterületre vonatkozó aktuális (esetenként a napi munkát is befolyásoló) szakmai tájékoztatás gyorsan eljusson az érdekeltekhez. Az elhelyezett információk száma már meghaladta a másfél ezret, ezek nagy része természetesen már archív.
2.) Állásfoglalások, irányelvek, döntések megjelentetésével folyamatosan karbantartható az irányított szervezetek szakmai tudásszintje, a jogszabályváltozásból fakadó, valamint a bírósági döntések miatti szakmai „finomhangolás” elvégzése probléma észlelés esetén.
3.) Értékelések (például éves vizsgálatot követően), elemzések a terület szakmaiságának javulását, a törvénysértő megoldások, gyakorlat felszámolását segítik.
4.) Ügymenet leírások segítik a szakszerű és jogszerű ügyintézés teljes körűvé válását. Különösen nagy segítség ez a kistelepülések köztisztviselőinek, ahol specializálódásra nincs lehetőség, szerteágazó ügyterületek intéznek.
5.) Különböző iratminták, döntési minták, szabályozási minták szintén a szakszerűséget erősítik. Nagy tapasztalattal rendelkező köztisztviselők közreműködésével hivatalunk jelentős energiát fordít e területre. Jelenleg mintegy félszáz minta található honlapunkon, a számuk folyamatosan nő.
6.) Internetes Fogadóórák biztosításával (Közigazgatási Fórum) megteremtődött a szakmai „vita” lehetősége. Mivel a kapcsolat többirányúvá és „nyílttá” vált, a részvevők között azonnali és minden szereplőt befogadó lehetőség nyílik a felmerült szakmai kérdés megvitatására, vélemény kifejtésére, vagy a felmerült kérdés megválaszolására.
7.) Mindkét irányú adat és levéltovábbítás, (EAR) lehetővé teszi a zárt rendszerű, ellenőrzött és dokumentált elektronikus kapcsolatot.
Eredmények
Mindezeknek a célja és eredménye – ami megítélésünk szerint egyértelműen kimutatható – a hatékonyság javulása. Az önkormányzatok, valamint a polgármesteri hivatalok a bemutatott módszerekkel olyan eszközöket kaptak, megoldásokhoz jutottak, ami amellett, hogy segíti napi munkájukat, a szakszerűbb és jogszerű hatósági munkavégzést teszi lehetővé. A különböző rendelet, szabályzat, megállapodás stb. minták kézzelfogható eredményeket hoztak mind a térségszervezésben, mind a szolgáltatásszervezésben. Az a gyorsaság, amelyet a honlap biztosít, a forrásszerző képességeik javulását eredményezte. És nem utolsó sorban számszakilag kimutatható költségcsökkenést (postai, utazási, rendezvényszervezési) hozott a módszer mind a Közigazgatási hivatal, mind az önkormányzatok számára.
Hivatalunk a Ket által szabályozottak figyelembe vételével, valamint az elektronikus aláírás elterjedésével tovább kíván ezen az úton haladni, és még szélesebb körben alkalmazni az internet nyújtotta lehetőségeket. A változás gyorsasága, amelyben a közigazgatás szereplői élnek, az információk mennyisége, a közigazgatás és a köztisztviselők leterheltsége szükségessé teszik új megoldások alkalmazását, amelyben meghatározóvá vált (válhat) az internet.

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu