Szituációkincs 4.

Miért (nem) vagyunk mindig az eltűnt idő nyomában, avagy miért nem tudunk Time menedzserül?

Ki ne hallott volna Valentin Louis Georges Eugène Marcel Proust francia regényíró, esszéista és kritikusról, akit leginkább, mint Az eltűnt idő nyomában című regény szerzőjét ismernek. A hétkötetes mű, melyet a 20. század egyik legjelentősebb regényeként tartanak számon már önmagában zsenialitás. A közel 3200 oldalas és több mint 2000 irodalmi karaktert, felvonultató regényt Graham Green, vagy W. Somerset Maugham az időről megírt leghatásosabb műnek nevezte.

A könyvek világa mellett az idő a filmes világot is megihlette. Egy remek film is a fókuszba állította ezt a kérdés, a Lopott Idő (In time) című amerikai sci-fiben. Andrew Niccol filmje azt vetíti előre, hogy – a nem is olyan távoli jövőben – születésekor mindenkinek a karjába beépítenek egy órát. Ahhoz, hogy valaki huszonöt éves koron túl is éljen, időre van szüksége. Ahogy ma a pénz, úgy a jövőben (vagy egy párhuzamos univerzumban?) az idő a fizetőeszköz. Ráadásul az emberek 25 éves koruk után nem öregszenek: aki halmozza a perceket, örökké fiatal marad, aki viszont nem rendelkezik tengernyi idővel, az egy darabig tengődik, aztán vagy más idejét rabolja, vagy meghal.

De szálljunk vissza földre és viszonylag hétköznapi megközelítésben, irányítsuk mi is figyelmünket az időre, az idővel történő gazdálkodás felelősségére. Mert enélkül, vagy ennek hiányában csak foglyai vagyunk a szervezetnek, illetve a külső körülményeknek.

Ki tudunk-e békülni az idővel és a határidővel?

Mint szokták mondani: a téma az íróasztalon és a hivatali folyosókon hever. E körben folyton szemben találjuk magunkat a határidőkkel, amely egyfajta sláger intézménye a hivatalok tintaízű tengerének. Mert ha folyamatosan túllépjük, s nem vagyunk képesek kordában tartani, soha nem mi, hanem ő uralkodik felettünk. S innen már csak egy ugrás a folytonosan stresszes határidő-frász!

Vegyük hát górcső alá és nézzük meg, mit tudunk kezdeni ezzel a problémával.

A határidő a közigazgatásban élő embereknek olyan mumus, amely frusztrálttá teszi mindazokat, akik közvetlenül vagy közvetve kapcsolatba kerülnek vele. A határidő egy rémálom különösen akkor, ha csőstől, számolatlanul érkeznek hozzánk a feladatok, illetve ügyeletes, vagy éppen nem várt tennivalók. A helyzet eszkalálódása esetén vezető és irányított egyaránt legyűrtnek tekinti magát a feladatok csúcsra járó arzenáljától. S innen már csak egy tétova, esetleg rossz lépés, és nem mi uralkodunk e sajátos rendszer fölött, hanem sokkal inkább a kaotikus határidő kataklizma, amely valamennyi közigazgatási munkahelyen, igen rövid átfutással igazi stresszforrásá tudja kinőni magát. A Tisztelt Olvasóban egyébként joggal merül a kérdés: ha ez ekkora probléma, ha ez ilyen neuralgikus pont, akkor van-e erre valami hatásos ellenszer? Tudunk-e valamit tenni, képesek vagyunk-e egyáltalán rendet vágni a határidők dzsungelében? A kibontakozás érdekében hinnünk kell ebben. Vagyis, mindenképpen igen, mivel egyébként könnyen megbolondulunk.

Egy-két nem éppen bonyolult megoldás:

– vezetőként mindenképpen törekedjünk a sűrítésre, a dolgok intenzív rendszerezésére, s ehhez igazítsuk napi időmérlegünket. Ne az események és a történések sodorjanak, hanem mi írjuk, határozzuk meg és kérjük számon az e körbe tartozó forgatókönyvet;

– tudnunk kell, hogy minden reggel fellépünk egy képzeletbeli futószalagra, amely ütemesen és egyirányúan tud haladni. De könnyen és nyomban kisiklik, s általa minden borul, mert a közigazgatás egyfajta pókhálóként működik. Aki nem ismeri ezt a rendszert, ennek összefüggéseit, az csupán magányos harcosként kaszabol machetéjével ebben a sajátos dzsungelben;

– képzeletben (ott legyen a fejünkben) mindig próbáljuk meg beárazni, erőforrásosítani döntéseink, vagy azok elmaradásának következményeit, hatásait;

– mindig priorizáljuk a feladatokat: 1-től 5-ig, intenzívebb időszakban legalább 1-től 10-ig. Minden időszakban legyen meg a saját fontossági sorrendünk. Mert minden nem lehet egyaránt fontos! Száz üggyel nem foglalkozhatunk egyszerre! Ennek csak az lesz az eredménye és következménye, hogy minden szétfolyik és semmi nem fog normálisan működni és megvalósulni;

– ne haragudjunk azokra a kollégáinkra, akik képesek felhívni a figyelmünket arra, hogy egy rögtönzött, ad-hoc feladat kiadása esetén mi minden egyéb fontos teendő marad el. S leginkább, melyeket kell átütemezni. S mi lesz, s mi lenne az elhamarkodott, sebtében meghozott (előkészítetlen) döntéseknek a következménye;

– ha kollégáinkat arra inspiráljuk, hogy a fenti szemlélettel segítsék és ellenpontozzák vezetői munkánkat, akkor mi is könnyebben ellen tudunk állni a felsővezetőink által szélsebesen kiadott (most dobjátok el a tollat, s rakjatok félre mindent), zseniálisan rögtönzött vízióknak. No, és persze a döntésnek nevezett, illetve álcázott főnöki „szörny-Elláknak”;

Egyébként is, miért is (ne) legyen határidő-kommandónk?

1. Amennyiben nagy és jelentős, hierarchikusan tagolt szervezetet kell irányítania, akkor ne riadjon vissza az ún. határidő-kommandó létrehozásától, továbbá annak hatékonyan rendszeres működtetésétől. Ennek lényege az, hogy a felsővezetői titkárságon egy feltűnően kedves titkárnő, illetve titkár vagy asszisztens egyéb feladatai mellé illesztve, vagy akár önállóan rendszeresen figyelemmel kíséri, nyilvántartja a határidős tennivalókat. Mielőtt a végrehajtás lejárna, a kommandós udvarias és empatikus együttműködéssel, de kellő határozottsággal felhívja a végrehajtásért felelős figyelmét az egyébként szükséges tennivalóinak elvégzésére. Nagyon fontos, hogy ne hajcsárként, janicsárként tegye a dolgát, hanem olyan együttműködő partnerként, aki mindenkiben képes tudatosítani azt, hogy milyen felemelő és nagyszerű dolog: közösen részt venni a katedrális építésében. A következetesség okán persze nagyon fontos, hogy mindenkitől be is hajtsuk a végterméket, amelyet mindig illik megköszönni, mivel ettől is Európa Európa. Utóbbi és más remek tulajdonságok egyébként arra is jók, hogy sem a kommandóst, sem pedig a vezetőt nem fogják úgy utálni, ahogy egyébként akkor tennék, amikor jelesül, mindenki belerúg mindenkibe.
2. A vezetői értekezleteken a határidők következetes számonkérésének mindig legyen egy önálló blokkja. Nagyon fontos azonban, hogy e multikulturális közösségi összejövetel ne arra szolgáljon, hogy miként tudjuk minél jobban megalázni, megszégyeníteni, kiszerkeszteni az ügyeletes mulasztókat. Ezzel szemben ajánlottabb és sokkal eredményre vezetőbb egy határozottan inspiráló, minden érintettet megértő, európaian számon kérő – mindig következetes – követelménytámasztó stílus. Higgyék el, többre lehet jutni, és sokkal messzebb lehet elérni általa. A pokróckodás mindig a gyenge, identitászavaros főnökök rossz fegyvere, amelyet mindenki ellenszenvvel fogad és a vezető háta mögött erre soha nem kívánnak a munkatársak fun klubot alapítani. De fizetett (köszönjük) hirdetéseken sem törik majd a fejüket.
3. Bátorság és botorság lenne azt állítani, hogy a határidőket, a rendszerszerűséget és következetességet a fentiekkel, s csakis a telematika csodáival lehet érvényesíteni, s főleg határozottan kézben tartani. Természetesen vannak erre jóval egyszerűbb eszközök és pofonegyszerű metodikák is. Ilyen lehet például az, ha a naptárunkba nyomban beírjuk a kiadott és meghatározott feladatot. Így kidekorálva, a vezető minden esetben közvetlenül maga tud és fog rákérdezni a részletekre. Ez azért kelt hallatlanul jó benyomást, mivel általa a vezető a mindig mindenre jól emlékező hiteles szerepkörű első ember pozíciójába tudja navigálni önmagát. További egyszerűen nagyszerű és bevált módszer, ha a vezető a másnapi munkanap előtti estéjén egy kártyanaptárnyi papirkára francia-bekezdéses felsorolással rendszerezetten összegyűjti, mit kell holnap elvégeznie. S legfőképpen mire kell és kinél rákérdeznie? Ezáltal a saját rendszerének, ritmusának megfelelően tudja irányítania egész munkanapját, amely karaktert és szakmai programmal felérő rendszerszerűséget csempész a kaotikus mindennapokba. Ez a kreatív, elképzelésekkel rendelkező vezetőt olyan helyzetbe képes hozni, hogy az érintett még akár élvezni is tudja mindazt, amit éppen tesz vagy rendszeresen tennie kell.
4. A határidők következetes betartásában és érvényesítésében rendkívüli szerepe lehet egyébként akár a legapróbb mozzanatoknak is. Egy vezető időérzékét és időmérlegét minden esetben a saját jól rendszerezett ritmusa alapozza meg, amely természetesen a szűkebb és tágabb környezetére is mindig meghatározó kihatással van. Ennek része lehet mondjuk az is, hogy a megbeszélések vége előtt tíz perccel a titkárnő, illetve asszisztens már mindig előzetesen jelzi, hogy a következő program hamarosan indul.

A vezető azzal is sok időt nyerhet, ha a nagyobb (házban) szervezetben mintegy házhoz (szobára) megy, és ennek keretében beszéli meg munkatársaival a tennivalókat. Ennek előnye, hogy mindig akkor jön el, amikor akar, s nem lesznek üresjáratok, a ritmust mindig ő diktálja. Utóbbi stílus roppant nagy előnye az is, hogy a kollégák folyamatosan érzik a vezetői jelenlétet és felügyeletet, amely soha nem bunkósbottal, hanem sokkal inkább kollegialitással, gondoskodással párosul. Ne féljen senki, ettől még mindenki tudja és tudni fogja, hogy ki a főnök és ki kinek riportál. Talán még a munka is jobban megy, a hangulat is jobb lesz, a határidőkkel sem lesz annyi gond. Ilyen egyszerű ez, érdemes kipróbálni, soha nem késő elkezdeni!

S ne feledjék a következőt:

Time manager 1X1:

1. Azidő nem pénz: sokkal többet ér annál.
2. Gondolkodj, mielőtt döntenél; nem a te pénzed fogy az idővel.
3. A halogatás magát a munkát is kiiktathatja, feltéve, hogy eltart addig, ameddig a feladat tárgytalanná válik.

Jut eszembe: A vezető találkozása önmagával és az idővel (ld. alább), vagyis: egyik sem veszélytelen!

… S végül ismét egy lájkolandó oldott levezetés a sokak által méltán ismert és kedvelt Omega songgal: engedjünk a csábításnak és adjuk át magunkat az Időrabló lendületes hangulatának. Mert kicsikét így vagyunk mi együtt, én és a szervezet, no meg az idő. Úgyhogy Kedves Olvasó, vigyázat, Időrabló közeleg!

Katt ide: http://www.youtube.com/watch?v=kJsI9mwdGqg

P.S. Időrabló

“Az időrabló mindent lát, Kezében az egész világ.

Érezzük a tekintetét, De senki sem látta még.

Középre fekszik harmadiknak, ott is résen áll, Falakon is átmegy, bárhol megtalál.

Vigyorog a pultnál, jelentést ír, a buszon rád lehel, Ha le akarod rázni, korábban kelj fel.”

Előretekintés, vagyis találkozzunk két hét múlva!

Szituációkincs 5.: Miért nincs ingyen ebéd, avagy merre terem a sült galamb és a free lunch?

e-Lazíts! „szolgáltatás”: Reflexiók, kérdések, kritikák bármilyen mennyiségben megfogalmazhatók, feltehetők. A Szerző mindenkinek válaszol.

Vissza a Szituációkincs 3. „leckére” >>>