A közigazgatás reformja parancsoló szükségesség  mondhatnánk ki a verdiktet akár bevezető gondolatként is. Ennek a kényszerét érzi a magyar közigazgatás valamennyi résztvevője, különösen akkor, ha ahhoz kellő muníciót kap az arra feljogosított döntéshozótól.

A napjainkban végbemenő reformfolyamatoknak hol részesei, hol urambocsá’ elszenvedői vagyunk, míg a legelszántabbak kezdeményezőként lépnek fel. Ab. experto, azaz tapasztalatból tudjuk, hogy kezdeményezni, újat bevezetni, esetleg kitalálni nem mindig szerencsés vállalkozás. Ezt leszámítva a lépéskényszer iniciálója lehet az a tényfelismerés, miszerint teljes jogú tagjai lettünk az Európai Uniónak, vagy az hogy az elektronikai, informatikai fejlődés már-már követhetetlen gyorsasággal halad, fogja át életünket a köz- és magánszférában egyaránt.
Az egyik tényre foghatjuk azt, hogy az uniós tagsághoz az az elvárás is kötődik, hogy ahhoz, hogy integrálódjunk meg kell felelnünk az eurobürokráciának, míg a másik elem kényszere az, hogy manuális vagy elektronikus formában végezzük, vagy irányítjuk a közigazgatást, annak majdnem teljes szegmensét. Az igazgatás sokak által lebecsültnek hitt tevékenysége a por- és naftalin szagú iktató és a hozzárendelt irattár, melyekhez nemritkán a felületesek legfeljebb sztereotípiákat fűznek. Terjedelmi okok miatt ennek lényege itt most nem fejthető ki – talán avatottabb kéz is kellene hozzá – de a dolog lényegét előadásában nemrégen alapító főszerkesztőnk úgy fogalmazta meg, hogy „az irattár a hivatal emlékezete”.
Tény, hogy a magyar közigazgatás hivatalaiban fellelhető iratfolyóméterek nagyságrendjét ma pontosan senki nem ismeri, de ha így haladunk azzal legfeljebb a papírgyártók széles mosolyát válthatjuk ki ahelyett, hogy kis helyről pontos, gyors információt szolgáltatnánk ügyfélnek, hivatalnak.
Az igazgatási tevékenység a legkisebb hivatalban sem egyszerű, a sokrétű tevékenység (hatáskör) bonyolultsága miatt. Az irat (beadvány) érkezik profán módon kézből, postán, faxon, e-mailen keresztül, fontosabb helyeken futár útján, melyeket fel kell bontani, szignálni, elintézni, expediálni és átadni az emlékezetnek, pontosabban az irattárnak. Aki már látott postakönyvet az pontosan tudja, hogy az mekkora értékek kincsestára, mekkora a benne lévő információ – mint tudjuk hatalom –, mely egyben a vezetői munka legnagyobb segítője vagy hátráltatója lehet amennyiben ahhoz avatott vagy avatatlan kéz nyúl.
A levéltárak tanúsíthatják a leghitelesebben, hogy a magyar közigazgatás évszázadokon keresztül az iratok dokumentálása területén megbízhatóan teljesített. A manuálisan vezetett iktató- és mutatókönyvek alapján az egyes igazgatási cselekmények ma is pontosan követhetők. Természetesen a ma igazgatásának dokumentumait is át kell menteni a jövőnek, de már nemcsak papíralapon. Az persze erősen gyakorlati kérdés, hogy a felgyülemlett papíralakú kordokumentum tárolásának is meg vannak az ésszerű határai. Ennek a megoldására számos kezdeményezés született, többek között pl. a múlt század 80-as éveiben a „papírokat” mikrofilmre akartuk átörökíteni, természetesen nem kis ellenállás leküzdésével.
Az általános bevezetésre természetesen akkor sem volt pénz, talán szerencsénkre az informatika nagyléptékű fejlődése minden korábbi, gyorsan elavuló fejlesztési elképzelést háttérbe szorított.
A belügyminisztérium vezetése időben felismerte, hogy a szerveinél működő ügyiratkezelés folyamata átalakításra szorul. A feladat-meghatározás nem pusztán arra szorítkozott, hogy divatos szóval korszerűsítsünk, vezessük be minden ügytípusra vonatkozó elektronikus ügyiratkezelést, hanem az hogy emellett ez a tevékenység az alapfunkción túl hangsúlyosan segítse, támogassa a vezetői munkát. E kritériumnak való megfelelés gondos „leltárkészítésre” késztette a munkában résztvevőket. A feladatmegoldás előkészületeit jól segítette, hogy időközben a kormány a 2205/2003. (IX.4.) korm. határozatban közzétette a közigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályozásának koncepcióját (KEIR). A határozatban rögzített elvek és a közeljövőben várhatóan kiadásra kerülő jogszabályok zsinórmértékül szolgálnak majd a teljes feladat-végrehajtáshoz.
Az általunk eddig végzett munka nem minden tanulság nélküli, mert eközben mi is tanultunk, és beépítettük mások tapasztalatait, persze nem minden kritika nélkül. Indításként elkészítettük a munkafolyamat statutumát, a Projektalapító Dokumentumot. Ebben felleltározásra került a BM ügyiratkezelés, titkosügyirat-kezelés, nyilvántartás, irattározás, postázás, és kézbesítés folyamatának jelenlegi rendszere. Megállapításra került, hogy a BM központi épületegyüttesének (államtitkárságok, hivatalok, főosztályok) iktatói széttagoltan működnek, nagyfokú decentralizáltsággal, magas szintű szakmaisággal ugyan, de nehezen áttekinthetően. Az ügymenetben résztvevő humánerőforrás alkalmazása nem optimális, a szervezetek külön iktatnak, irattároznak stb., aminek következtében duplikált iktatás is előfordulhat. A technikai ellátottság sem egységes, az egymáshoz való kapcsolódásukat – ha az állapot így is maradna – optimalizálni kell. A szervezetek számával megegyezik az ún. kézi irattárak sokasága is, mely nem igazán helyiségtakarékos megoldás. A feladat főbb vonulata kettős, egyrészt illeszkednie kell az idézett kormányhatározatban rögzített egységes követelményekhez, másrészt ahhoz kapcsolódóan kell megteremteni a BM speciális igényeit is kielégítő iratkezelést. A helyzetelemzést követően a feladat célraorientáltsága az alábbiakban körvonalazódott:
 logisztikai szempontból gondosan kiválasztott, szervezetileg egységes elhelyezés, mely megfelel az adatvédelmi, biztonsági, tűzvédelmi, nem utolsósorban munkaegészségügyi és munkabiztonsági feltételeknek,
 az SZMSZ-ben újraszabályozott szakmai, szervezeti struktúra kialakítása,
 KEIR-hez illeszthető technikai feltételek megvalósítása.
A projektben meghatározott cél ezek után nem lehetett más, mint az, hogy az egységes iratkezelés a kormányhatározatban rögzítettekhez igazodóan biztosítsa az elektronikus ügyintézés lehetőségeinek megalapozását:
 számítógépes és elektronikus iratok kezelésére egyaránt érvényes rendszer kialakítása,
 ügyfélbarát, vezetői munkát támogató (irányítás-felügyelet, tervezés, végrehajtás, koordináció, ellenőrzés) iratkezelés megteremtése-
A program végrehajtásának határait nagymértékben befolyásolja a kormány e tárgyban meghatározott feladatrendszere, a rendelkezésre álló szűkös anyagi forrás. A Projektalapító Dokumentum pontosan rögzíti az abban résztvevők hatékonyságot elváró együttműködési rendszerét. A program megvalósításához szükséges pénzügyi alap belső átcsoportosítással már megoldottnak tekinthető. Az egységes elhelyezést biztosító helyiség építészeti, belsőépítészeti, épületgépészeti tervei elkészültek, a kivitelezés a nélkülözhetetlen közbeszerzési eljárás eredménye kihirdetését követően ütemezetten 6 hét alatt elkészül. A működéshez szükséges humán erőforrás összetétele tükrözi a kívánt szakmai elvárásokat (vezető, rendszergazda, super visorok, ügykezelők, titkos ügykezelők).
Az informatikai megoldásokra vonatkozó elképzelések megfogalmazást nyertek, a végleges megoldás mindaddig nyitva marad, míg a kormányrendeletben meghatározásra kerülő szoftverspecifikációk nem válnak ismertté.
A vázolt szervezeti és szerkezeti elképzelések tehát a megvalósulás útját járják. Ahhoz, hogy az irányított szervezet érdemben segítse a vezetői munkát, és emellett az alapfunkcióját is betöltse, újragondolt köztisztviselői hozzáállás is szükséges. Az átalakulás idejét élő közigazgatás priorált alapelve a szolgáltató közigazgatás megteremtése. Ezen elv alá kell rendelni minden igazgatási cselekményt, benne az iratkezelés áttekinthető, jól működő rendszerét is. A BM egységes irattári projektjében meghatározottak az egyközpontú iktatás és irattározás bevezetését célozta meg, melynek lényege az alábbiakban összegezhető:
 érdemi támogatást ad a Minisztérium hivatali munkájához, tervezéséhez, irányításához és ellenőrzéséhez,
 optimalizálja a köztisztviselői munka hatékonyságát, átláthatóvá teszi az ügymenetet, dokumentáltan követi végig az irat útját,
 manuális, számítógépes és elektronikus formában alkalmazott, egymáshoz harmonizáló ügykezelést teremt meg,
 biztosítja a hagyományos megoldásokon túl a papír nélküli elektronikus ügyintézést a hivatalon belül és az állampolgárokkal való érintkezésben,
 érvényre juttatja az adatvédelmi jogszabályok teljesülését,
 biztonságosan kezeli a minősített iratokat,
 iratkezelési gyakorlata megfelel az EU-s és a NATO iratkezelési követelményeinek.
Az ismertetett program gyakorlati próbája, tesztelése az abban érintett köztisztviselők oktatásával veszi kezdetét. Ezzel párhuzamosan elkészül az infrastruktúra és kiépül a logisztikai működés rendje, azzal az elhatározással, hogy mindez 2005. január 1-jén a kitűzött céloknak megfelelően, begyakoroltan működni fog.