Ugyanaz az étel többféle módon elkészíthető, az alapvető összetevők azonban nem hiányozhatnak, illetve fontos szerep jut a mennyiségnek, minőségnek és az időzítésnek.

A közigazgatás egészének modernizálása során elkerülhetetlen a helyi önkormányzatok és felügyeletük alá tartozó intézmények közötti informatikai fejlesztések összehangolása, az önkormányzati hivatalokban bevált integrált rendszerek intézményi kiterjesztése. A költségvetési gazdálkodás racionalizálásának célja az egységes, átlátható, hatékony, ésszerûen takarékos önkormányzati gazdálkodás megteremtése. A racionalizálás keretein belül az intézményhálózat szerkezeti átalakítása – gazdálkodó központok kialakítása és az egységes integrált gazdálkodási rendszer bevezetése együtt, gyakran idõben is egyszerre történik meg. 

Az intézményi gazdálkodási rendszerek bevezetésére irányuló projektek összetettségükbõl adódóan hasonló projektekben szerzett szakmai tapasztalatot, szervezettséget és elõrelátást igényelnek, s ezek a projekt sikere szempontjából meghatározó jelentõségûek. 

A nagyobb (megyei jogú városi illetve megyei) önkormányzatok intézményhálózatának tagjai tevékenységüket, méretüket (foglalkoztatottak létszáma, költségvetés fõösszege) és földrajzi elhelyezkedésüket tekintve különböznek egymástól. Ezeket a sajátosságokat a bevezetés különbözõ fázisaiban kezelni kell. 

• Költségvetési gazdálkodásban jártas, ügyvitel-szervezési múlttal és referenciával rendelkezõ felkészült szakértõi támogatás.
• Hatékony, egységes, szabályozott önkormányzati gazdálkodásra felkészült szervezet. 

Alapos előkészítés

Az elõkészítés szakaszában fel kell mérni a projekt erõforrásigényét a megrendelõ és a szolgáltató oldaláról egyaránt, és részletesen meg kell tervezni a projektfolyamatokat, a projekt ütemezését, a hatékonyan mûködõ, egységes projektszervezetet, valamint a projekten belüli kommunikációt, dokumentálást. Ezt követõen, kész rendszer telepítését feltételezve is megfelelõ mélységû követelményspecifikáció szükséges az esetleg felmerülõ fejlesztési igények meghatározásához. A rendszerbevezetéssel egyidejûleg zajló szervezeti összevonások hatványozott terhet rónak a projekt résztvevõire, mellyel már a tervezés fázisában kalkulálni kell.

A korszerû szervezési eljárásokkal végzett helyzetfelmérés tapasztalatai alapján kerülhetnek kialakításra egységes szerkezetben, de az egyes gazdálkodási egységek tevékenységének sajátosságait tükrözve, a gazdálkodási rendszer kódjai, törzsadatai. 

Többszintű képzés

A felhasználók képzését – tekintettel az akár több száz fõs létszámra – célszerû idõben és tartalmilag is több szintre bontani. „Kulcsfelhasználók” kiképzése és multiplikátorként történõ „bevetése” annak motiváló szerepén túl a projekt költségeit is mérsékelheti. 

Változásmenedzselés

Az intézményhálózat átszervezése és a rendszerbevezetés jelentõs változásokat indukálhat az ügyviteli folyamatokban, a bizonylatáramlásban. Az átállást követõ ügyviteli folyamatokat a legapróbb részletekig modellezve úgy kell megszervezni, hogy azok biztosítsák a gazdálkodás jogszabályi elõírásoknak megfelelõ zártságát, követhetõségét. A változásoknak megfelelõen a belsõ szabályzatok, utasítások, munkaköri leírások aktualizálása és az érintett szervezeti egységek tájékoztatása nem maradhat el. 

Az átállást, éles használatba vételt követõen az elõkészítés során meghatározott mutatók, módszerek segítségével megtörténik a projekt értékelése és esetleg a további racionalizálási törekvések megfogalmazása.