A személyi nyilvántartások közül talán a legjelentősebb az anyakönyvi nyilvántartás, amely az összes többi személyi nyilvántartás alapjául is szolgál

Az állami anyakönyvezést Magyarországon még a XIX. sz. végén az 1894. évi XXXIII. törvénycikk vezette be 1895. október 1-i hatállyal, és ezzel egyidejűleg a kötelező polgári házasságkötést is előírták. Az állami anyakönyvek vezetése az ún. anyakönyvi kerületek székhelyén történt.
Napjainkban az anyakönyvezés a házasságról, a családról és a gyámságról szóló 1952. évi IV. törvényen, valamint az anyakönyvekről, a házasságkötési eljárásról és a névviselésről szóló 1982. évi 17. törvényerejű rendeleten alapul. Ez utóbbi jogszabály 2002. évi módosítása alapvetően befolyásolta az eddig alkalmazott anyakönyvezési technikát. Az anyakönyv-vezetők az anyakönyvi nyilvántartás alap adatait és azok változásait átvezetik az anyakönyvön, majd ezen adatok alapján adatszolgáltatást végeznek a személyadat- és lakcímnyilvántartás rendszerébe.
A személyadat- és lakcímnyilvántartás vezetésének célját az 1992. évi LXVI. törvény abban jelölte meg, hogy a polgárok az egymás közötti jogviszonyban személyazonosságukat megfelelően igazolhassák, illetve a közigazgatási és igazságszolgáltatási szervek, a helyi önkormányzatok, valamint más szervek a nyilvántartásból – törvényi előírások keretei között – adatokat igényelhessenek. A választási nyilvántartás is e kategóriába tartozik, hisz az adott pillanatban tartalmaznia kell Magyarország választójoggal rendelkező állampolgárainak személyes és lakcímadatait. Ebből a nyilvántartásból készül a névjegyzék, és a választási értesítő is.
A szolgáltató állam
E koncepcióba illeszkedik az információs társadalom létrehozására vonatkozó kormányzati stratégia, amelynek részét képezi az e-kormányzati és az e-önkormányzat részstratégia is. Az e-kormányzati stratégiába illeszkedő eddigi legfontosabb elektronikus szolgáltatás az okmányirodai rendszeren alapuló – és az okmányirodák által végzett – tevékenység, az okmányszolgáltatás. Az okmányirodák illetékességi területe általában a kistérségi területtel esik egybe. A közigazgatás korszerűsítés célja egyrészről az, hogy a kistérségi lehatárolás mielőbb kerüljön összhangba az okmányirodai körzetekkel, másrészről pedig a megyei államigazgatási feladatok egy része decentralizálásra kerüljön a körzetközpontokba, illetve a helyi jegyzői feladatok bizonyos része centralizálódjon a kistérségi központokban.
A kistérségi államigazgatási feladatok teljes köre semmiképpen sem kerülhet körzetesítésre, vannak ugyanis olyan lokális feladatok, amelyek csak helyben intézhetők a jövőben is (anyakönyvi feladatok, a jegyzői feladatok jelentős része, polgármester államigazgatási feladatainak egy része) . Ebből a megfontolásból, illetve a szolgáltató állam koncepció megvalósításának igényéből indult ki az a korszerűsítési folyamat, amely megteremtette egy új elektronikus anyakönyvi rendszer alapjainak a létrehozását. A „Családi Anyakönyvi Projekt” (CSAK) keretén belül kialakított új „Anyakönyvi Szolgáltató Alrendszer” (ASZA) célja az volt, hogy minden anyakönyvezető a székhelyén, számítógépen, on-line tudja elérni a központi rendszert.
A rendszer telepítése
A projekt megvalósításának érdekében az ország több mint 3000 önkormányzata kapott számítógépet, ebből Baranya megye 117 önkormányzatához több mint 140 számítógép került. A számítógépek kiépítettsége a mai kor színvonalának megfelelő, mely a GSM rendszer biztosította GPRS rendszerrel kapcsolódik a BM KH központi adatbázisához. A számítógépen található szoftverek megyei (Közigazgatási Hivatal) és országos (Központi Hivatal) HelpDesk-ek közreműködésével egységesnek tekinthetők. Baranya megyében az ASZA munkaállomásokat 2004 nyarán telepítették minden önkormányzatra. A telepítést követően szeptember közepétől beindult a közreműködők, megyei HelpDesk és az anyakönyvezetők képzése.
A 2003. évi uniós népszavazás során még – a fakultatívan vállalható – internetes kapcsolat segítségével kapcsolódtak be a kistelepülések a választási adatszolgáltatásba, ám ez elég heterogén volt a települések eltérő eszközparkja miatt. (Országosan ez a rendszer 20-30%-ban volt használható, konkrétan Baranyában az Interneten jelentő önkormányzatok száma csupán 60 volt). A 2004. évi országos népszavazás viszont jó apropóként szolgált ahhoz az alapötlethez, hogy – lévén minden HVI székhely település rendelkezik egy, a központi rendszer eléréséhez alkalmas munkaállomással –, az ASZA rendszerre épüljön rá a választási kommunikáció.
 
Összehasonlítás a 2003. évi uniós népszavazás, illetve a 2004. évi országos népszavazás adatfeldolgozó helyeiről Baranyában
Alkalmazásának nehézségei
Az ASZA rendszer a „vékony kliens-kövér szerver” elv alapján lett kifejlesztve, azaz az alkalmazás a központi kiszolgáló oldalán fut, a munkaállomáson gyakorlatilag mindössze annak képe jelenik meg. Ugyanakkor nem hallgatható el, hogy a GPRS rendszer lefedettségének hiányosságai, a GPRS kapcsolat lassúsága, valamint a helyenkénti térerő-problémák a választások előkészítésében, a próbák és a népszavazás során gondot jelentettek. Például azokon a helyeken, ahol az önkormányzat épületére nem volt közvetlen GSM rálátás, ott a kapcsolat megbízhatatlan volt, illetve gyakran használhatatlanná vált. Több település idegenkedett az új rendszer miatt, hiszen előfordult olyan hely, ahol az ASZA-s gépeket még be sem üzemelték, s tartottak a vélt technikai nehézségektől. Néhány település megpróbált felmentést kérni, melyeknek a kötelező jogszabályi előírás miatt a TVI nem tudott helyt adni. A félelmeket növelte az is, hogy az ASZA rendszer alkalmazása a korábbiakhoz képest sokrétű és újszerű feladatot rótt a kistelepülésekre. Ilyenek voltak például (a teljesség igénye nélkül):
 Az ASZA gépeket napjában legalább háromszor be kellet kapcsolni a Fórum és a levelező rendszerek használata miatt;
 A főpróbák előkészítéséhez le kellett tölteniük a dokumentációkat, a forgatókönyvet és a próbaadatokat;
 A főpróbák alkalmával végre kellett hajtani a forgatókönyvben meghatározott feladatokat, rögzíteni az adatlapokat és a napközbeni jelentéseket. A próba végeztével értékelést kellet küldeniük;
 A népszavazás napján rögzíteniük kellett a napközbeni jelentéseket és az adatlapokat.
Sikeresen alkalmaztuk
A kezdeti félelmek ellenére a rendszer Baranya megyében kitűnően vizsgázott. Ebben szerepet játszott az is, hogy a Közigazgatási Hivatal munkatársai (Informatikai HelpDesk) a közreműködők felkészítését időben megkezdték és technikai támogatást nyújtottak a feladatok befejezéséig. Bizonyítja ezt az is, hogy az első főpróbán 100%-ra sikerült teljesíteni a kiírt feladatokat. A következő próbákon is jól működött a rendszer, bár itt már több alkalommal közrejátszottak a fent vázolt technikai problémák (áramszünetek, GSM szolgáltatás, térerő hiány stb.), melyek kiküszöbölésére a megye informatikai irányítása nagy súlyt fektetett.
Kitűnő teljesítménynek tekinthető, hogy egy ilyen aprófalvas megyében, mint Baranya (301 település), 8 település kivételével valamennyi önkormányzat sikerrel alkalmazta az új technikát. Egyrészt az adattovábbítás ideje lényegesen lerövidült, másrészt ezzel a korábbinál arányosabb munkamegosztást sikerült kialakítani, hiszen az okmányirodákra egyébként is igen nagy teher hárult/hárul. Biztató eredmény ez a tekintetben is, hogy a 2006. évi országgyűlési és önkormányzati választásokon a most szerzett rutin birtokában a rendszer már hatékonyan alkalmazható lesz. Távlatilag pedig az sem elképzelhetetlen, hogy az így továbbított adatok köre esetleg a jegyzőkönyvi adattartalom rögzítésével is kiegészüljön, de ehhez természetesen helyi szinten a szükséges szakmai felkészültség garanciáit is biztosítani kell. A választásokon túlmenően az ASZA-s gépek mostani „bevetésének” nem elhanyagolható hozadéka lehet az is, hogy az elektronikus anyakönyvi szolgáltató alrendszer 2005. áprilisi bevezetése ezáltal jóval zökkenőmentésebben történhet.