A közigazgatási ügyviteli-alkalmazások fejlesztéséről - Folyamat-tervezés 2010/4

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / E-közigazgatás

A közigazgatási ügyviteli-alkalmazások fejlesztéséről – Folyamat-tervezés 2010/4

XII. évfolyam, 4. lapszám
Szerző(k):
Gulyás Gyula közigazgatási szakértő



Napjainkban egyre több ügymenet-támogatást is nyújtó közigazgatási ügyviteli-alkalmazás jelenik meg. Ezek tartalom-orientált megközelítésű adminisztratív folyamattervek alapján készülnek, és levelező vagy üzenetkezelő eszköz köré épülnek. A projektek kritikus sikertényezője a folyamattal szemben támasztott követelmények összegyűjtése. A jogszabályok nem definiálnak egyetlen eljárást sem kellően pontosan, ezért egy igazgatási rendszerterv szükséges a jogi-igazgatási követelmények leírásához.
A tartalom-orientált megközelítés azért is hangsúlyos, mert a magyar közigazgatásnak nincs átfogó elektronikus ügyintézési modellje, csak egyes elektronikus eljárási cselekmények szabályozása készült el.

 


Tehát ahhoz, hogy eljárási cselekményeket megvalósító vagy eljárási cselekmények megvalósítását támogató elemekből építkező ügymenet-támogató ügyviteli-alkalmazások jöjjenek létre, fejleszteni kell a közigazgatás szabályozását és a közigazgatási ügyviteli-alkalmazások fejlesztési módszertanában speciális megoldásokat kell kialakítani.
A magyar közigazgatásban egyre több szakigazgatási területen jelenik meg az eljárások lebonyolítását támogató informatikai rendszer, a minisztériumok illetve központi közigazgatási szervek nagy államigazgatási rendszerfejlesztéseik mellett a nagyobb önkormányzatok is egyre gyakrabban fejlesztettnek ügyviteli-alkalmazásokat.
Az ügyviteli-alkalmazások kapcsán ma már elvárás, hogy ügymenet-támogató megoldások legyenek. Az ilyen megoldások esetén célszerű valamilyen munkafolyamat-támogató „motort” vagy keretrendszert alkalmazni, azaz a fejlesztés egyik központi kérdésévé válik a folyamattervezés.
Ezek a folyamatok a WfMC  kategorizálása szerint ún. adminisztratív folyamatok. Az ilyen folyamatok jól-szabályozottak az egymást követő lépések előre jól-definiáltak. A folyamatok leírására napjainkban két megközelítést szoktak alkalmazni:
• a tevékenység-orientált (activity-oriented, openflow)
• és a tartalom-orientált (content-oriented, dcworkflow) megközelítést.
Az ügymenet-támogatást adó közigazgatási ügyviteli-alkalmazások jellemzően tartalom-orientált megközelítéssel tervezik.
A tartalom-orientált munkafolyamatokat megvalósító ügyviteli-alkalmazások vagy egy levelező rendszer, vagy egy üzenetkezelő rendszer köré épülnek. A megoldás alapvetően az iratkezelés és a munkaszervezés elektronikus támogatását teszi központi kérdéssé. Így az eljárások tartalma, az eljárási cselekmények lényegi elemei nem központi kérdései a folyamattervezésnek. Ebben a megközelítésben egy határozat vagy egy egyszerű tájékoztató levél ugyanolyan értékű tartalmi eleme a rendszernek. A rendszerfejlesztő nem törekszik az eljárási cselekmények általános modellezésére, majd az általános megoldások alkalmazására, az egyes iratokhoz kapcsolódó funkciókat tervezi meg.
Az eljárási cselekményeket központba állító alkalmazások fejlesztéséhez a tevékenység-orientált tervezés volna célszerű alkalmazni.

Az eljárás és folyamat kifejezés szinonima?
Ez a két fogalom a közigazgatási fejlesztésekben nem lehet szinonima.
Az eljárás egy közigazgatási-jogi kifejezés, amely jogszabályban előírt eljárási cselekménnyel kezdődik és ilyen eljárási cselekménnyel záródik, a jogszabályban előírt eljárási cselekmények végrehajtását követően.
A folyamat alapvetően rendszertervezési terminológia. Jelen esetben a tervezés alatt álló ügyviteli-alkalmazás funkcióival végrehajtandó lépések sorozata (workflow process).
Miért a tartalom-orientált megközelítés alkalmazzák a fejlesztők? A közigazgatásban a folyamattervezéshez kapcsolódó követelmények összegyűjtése igen nehézkes. A közigazgatási eljárásokra jellemző, hogy a tervezendő folyamattal szemben támasztott követelmények összegyűjtéséhez alapvetően a releváns jogszabályok tanulmányozása szükséges. A jogszabályok – a közigazgatásban megszokott módon – úgy épülnek fel, hogy vannak általános szabályokat tartalmazók (pl.: hatósági eljárás szabályai, iratkezelés szabályai, adatvédelem szabályai stb.) és vannak a szakigazgatási területtel kapcsolatos ún. különös (speciális) szabályokat tartalmazók. A szabályok között vannak elvi és végrehajtási szabályok. Csak ezek ismeretében lehet az eljárást, majd ezt követően a folyamatot megtervezni.
Mit jelent az, hogy „az eljárást majd a folyamatot megtervezni”?
Egyetlen jogszabály sem ír le pontosan eljárásokat. Nem ismert a magyar közigazgatás eljárásainak listája. Hogyan lesznek eljárások? A jogszabályokat ismerő igazgatás-szervezők elkészítik és elfogadtatnak a szakigazgatási terület felelőseivel egy javaslatot, amely részletesen tartalmazza, hogy a jogszabályokban rögzített feladatokat milyen eljárásokkal lehet ellátni. Az eljárások általában több szintű felsorolással jellemezhetők és az eljárások részletes leírása pedig egy igazgatási rendszertervben értelmezhető. Csak a folyamattervezéshez szükséges információkat kiragadó leírás alapján az eljárások jogi-igazgatási megfelelősége nem vizsgálható, azaz eljárások  csak folyamat-tervezési információk alapján nem definiálhatóak.
Tehát a folyamattervezéshez szükséges követelmények nem olvashatók ki a jogszabályokból, szükséges egy az eljárások részletes leírását tartalmazó dokumentáció. Ezt nevezhetjük igazgatási rendszertervnek. Egy következő cikkben lesz szó arról, hogy mi a tartalma egy igazgatási rendszertervnek, és hogyan kell beépíteni a fejlesztési módszertanokba.
A magyar közigazgatás általános eljárás szabályai alapvetően még mindig a hagyományos papíralapú ügyintézésre épülő szabályok alkotják. Például a Ket. megalkotásakor is csak az elektronikus ügyintézés lehetőségét teremtették meg, a tényleges elektronikus eljárási cselekmények szabályainak megalkotására nem került sor. Ilyen szabályok mai napig is csak egyes eljárási cselekményekre léteznek (elektronikus fizetés, elektronikus tértivevény kezelés stb.), ezek is inkább kísérleti jellegűek, kevéssé átgondoltak. Nincs kidolgozva a közigazgatási elektronikus eljárási cselekményeknek egy átfogó modellje, amelyben minden eljárási cselekmény helye, célja, szerepe látható volna.
Ez is arra kényszeríti a folyamattervezőket, hogy a papíralapú szemléletet legjobban követő tartalom-orientált megközelítésű tervezéssel dolgozzanak.
Tehát ahhoz, hogy eljárási cselekményeket megvalósító vagy eljárási cselekmények megvalósítását támogató elemekből építkező ügymenet-támogató ügyviteli-alkalmazások jöjjenek létre, fejleszteni kell a közigazgatás szabályozását és a közigazgatási ügyviteli-alkalmazások fejlesztési módszertanában speciális megoldásokat kell kialakítani.

Kategória

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

 

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@orac.hu

Weboldal: orac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu