Az Okmányiroda 2003. április 2-ától működik jelenlegi helyén a Budapest XXIII., Grassalkovich út 158. sz. alatt. A kialakítása óta a feladatbővülések miatt a harmadik helyre költözött.

Az ügyfeleket kulturált körülmények között tudjuk fogadni. Az elkülönült ügyfél váróhely, az ügyfélhívó rendszer segíti az ügyfélfogadás zavartalan lebonyolítását. Az Önkormányzat tervezi az iroda további bővítését, korszerűsítését. 7 fővel kezdte meg működését az iroda, a képviselő-testület összesen 6 fő létszámbővítést fogadott el, ez nagymértékben hozzájárult az új feladatok zökkenőmentes megoldásához.
2006. május 1-jétől az Okmányiroda önálló osztállyá alakult, ezt megelőzően a Hatósági-Igazgatási Osztály csoportjaként működött.
Az Okmányiroda épületében van, de a szervezetileg a Hatósági-Igazgatási Osztályhoz tartozik az anyakönyv és a népesség-nyilvántartás. Az Okmányirodához szervezetileg szorosan kapcsolódik az iktató csoport, ahol az iktatási feladaton túl, az időpontfoglalás egyeztetése, valamint a telefonközpont kezelése történik. A korszerűbb ügyintézés indokolta, hogy az iratok, iktatás, ügykezelés helyben legyenek.

Ügyfelek fogadása, kiszolgálása

A várakozó térben működik az ügyfélhívó, ügyfélterminál, házipénztár és biztosítási ügyintézés. Az ügyfelek fogadása az információs pultnál történik. 2003 óta ügyfélhívó rendszer működik az irodában. Az ügyfélfogadásban biztonsági őrszolgálat felügyel a rendre.
2006. szeptember 1-jétől bevezetett ügyfélfogadási rend pozitívan jellemezhető, hatékonyabbá és összehangoltabbá váltak a munkafolyamatok és az ügyfelek kiszolgálása.
 Időpont egyeztetés nélkül érkezők sorszámmal történő fogadása ügyfélfogadási napokon.
 Előzetes időpontfoglalással érkező ügyfelek fogadása kedden és csütörtök délután történik.
Lehetőség van bejelentkezésre Telefonon (elkülönített telefonszám), Helyi Honlapon, XR rendszeren. A sorban állás, várakozás helyett egyre többen veszik igénybe az ezt a lehetőségét. Az ügyfelek többség elégedett az ügymenettel.
Ügyfélfogadás:
Hétfő:        8.30 – 12.00, 12.30 – 17.00
Kedd:        8.30 – 12.00, 12.30 – 15.00 Időpontfoglalással érkezők fogadása
Szerda:      8.30 – 12.00, 12.30 – 16.00
Csütörtök: 8.30 – 12.00, 12.30 – 15.00 Időpontfoglalással érkezők fogadása
Péntek:      8.30 – 12.00
Az ügyfélfogadás minden kerületben sajátosan eltérő jelleget mutat, de közös, hogy az ügyfelek ügyeit, szakszerűen, hatékonyban, gyorsan, kulturáltan oldja meg.
Ügyfelek tájékoztatása
– Honlapon folyamatosan;
– Soroksári Hírlapban folyamatosan;
– Információs pultnál található Tájékoztató lapokon keresztül történik.
Az ügyfelek tájékoztatásánál fontos szempont az őket érintő információk, hírek eljuttatása.
Egyéb szolgáltatás
A hatékony ügyintézést segíti a házi pénztár kialakítása. 2007. február 17-étől a postai szolgáltató helyet a Magyar Posta Rt. megszüntette, annak ellenére, hogy a Polgármesteri Hivatal a működéséhez szükséges költségek biztosítását felajánlotta. 2007. szeptember 1-jétől működik házipénztár, melyet az ügyfelek elégedetten fogadtak.

Az ügyfél elégedettségről

Ha sérelem éri az embereket, inkább megszólalnak, mint amikor elégedettek egy szolgáltatással, mégis gyakori köszönő levelet kapunk a gyors, hatékony ügyintézésről. Az ügyfél akkor elégedett a hivatallal, ha az ügyintézés a legközelebb elérhető, legegyszerűbb, leggyorsabb.
A Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálati Chartája azokat a szolgáltatási és ügyfélszolgálati elveket tartalmazza, melyek folyamatos érvényesítésének célja, hogy barátságos, készséges, korszerű, kiszámítható és színvonalas közigazgatási munkát végezhessünk.
Ügyfeleink érdekében vállaljuk:
– késedelem nélkül lehetővé tesszük, hogy kapcsolatba lépjen velünk, vagy információt kapjon ügye intézéséről,
– tisztelettel és udvariasan viselkedünk,
– minőségi, ügyfélbarát szolgáltatást nyújtunk,
– udvariasan és szolgálatkészen kommunikálunk,
– naprakész információt nyújtunk.

Szolgáltatásaink alapelvei

– Az ügyfélteret tiszta, rendezett és hozzáférhető módon alakítjuk ki.
– Munkatársaink mindent megtesznek azért, hogy az ügyek elintézésében hatékonyan segítsenek és az esetleges felmerülő bonyolult ügyfolyamatokat elmagyarázzák.
– Segítsenek az eljáráshoz szükséges adatlapjainak, űrlapjainak kitöltésében.
– Okmányirodánkban az ügyintézéshez való korrekt hozzájutás céljából ügyfélirányító és ügyfélhívó rendszer működtetünk.
Ha elektronikus úton kíván ügyet intézni, vagy e-mail útján keres meg bennünket:
– Az Okmányirodába konkrét időpontra történő bejelentkezés vonatkozásában, az Internetes Közigazgatási szolgáltató Rendszer (XR rendszer) kormányzati portálján működtetett ügyfélkapun keresztül elektronikus ügyintézési lehetőséget biztosítunk,
– Az adóhatóság honlapján közzétett, általuk rendszeresített bevallás nyomtatvány internetes továbbítása érdekében kérelmére az Okmányiroda regisztrációs kódot szolgáltat.
A kulturált partnerkapcsolat reményében és a kölcsönös bizalom elve alapján igyekszünk végezni munkánkat.