E kérdésre a válasz önkormányzati-hivatali berkekben evidensnek tűnik, ám a tapasztalatok szerint a helyzet egyáltalán nem rózsás.

Talán onnan célszerű kiindulni, milyen a polgármesteri hivatalon belüli, a jogszabályoknak valóban megfelelő szereposztás (polgármester, jegyző, belső szervezeti egységek vezetői, ügyintézők), mit tartalmaz a kimenő iratok fejléce (hogyan jelenítjük meg „cégünket”). A jogszabályok a hatásköröket önkormányzati és államigazgatási jellegűekként határozzák meg és telepítik. Előbbieket az önkormányzati szervekre (képviselőtestület, polgármester, bizottságok) jellemzően, utóbbiakat túlnyomó részben a jegyzőre. A jegyzőre telepített államigazgatási hatósági jogkörökben az önkormányzati szerveknek érdemi szerepük nincs, az államigazgatási eljárás általános szabályait meghatározó törvény szerint egyedi ügyekben irat-betekintési joguk sem. Nagyobb hivatalokban a jegyző képtelen akárcsak az érkező posta bontására, nemhogy egyedi hatósági ügyek intézésére, ezért kiadmányozási jogát átruházza.

Az érkező iratok fejléce rendkívül változatos, nem beszélve a borítékon szereplő címzettről. Slendrián megoldás az „Önkormányzat” címzés, amellyel egyedi hatósági ügyekkel kapcsolatos küldemények is a jellemzően „fő postabontó” polgármester asztalán landolnak, sokszor hosszabb idő után jutva csak el az ügyintézőhöz. Több mint tíz évvel az önkormányzati rendszer felállta után jogos követelmény a szakszerűség ezen a területen is, tehát „akinek inge vegye magára”.
A fejlécek önkormányzati ügyekben álláspontom szerint így jók:

 (település) Önkormányzata (és): Képviselőtestülete
     vagy ……..Bizottsága
     vagy Polgármestere

Jegyzői hatáskörbe tartozó államigazgatási hatósági ügyekben pedig:
(település) Jegyzője
utóbbi esetben nagyobb hivataloknál:
     (település) Jegyzője
     Polgármesteri Hivatal
     (plusz: belső szervezeti egység megnevezése)

A fejléceknek ezen kívül a partner-ügyfél számára alapvető információkat is célszerű tartalmaznia. Ilyen a cím, ügyintéző neve, telefonja, fax, e-mail, szobaszáma, ügyiratszám.
A jó fejlécet „visszafordítva” a megfelelő borítékcímzés is megoldható. Nem tartom szentségtörésnek az általános címzés (önkormányzat, polgármesteri hivatal, jegyző) helyett a konkrétat sem. A két nagy hatáskörcsoport elkülönítése a címzésben is alapvető elvárás kell, legyen.
Az most más kérdés, hogy mikor jön el az elektronikus posta és aláírás általános használata a közigazgatásban is. (Remélem rövidesen!) Ugyancsak külön „elemzést” igényel, úgy látszik annak a megoldása is végre, hogy a jegyzők, köztisztviselők e minőségüket igazolvánnyal igazolni is tudják.
Addig is várom az „újszerűen címzett” leveleket.