A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER BEVEZETÉSÉNEK HATÁSA A SZEMÉLYI ÁLLOMÁNYRA

A korszerű, polgárbarát közigazgatás megteremtésének, a nemzetközi kapcsolatok kiépítésének, a gyors, pontos, megbízható ügyintézés kialakításának a minőségi szemlélet elengedhetetlen feltétele. Követelmény kell, hogy legyen saját magunk számára a minőségi szemlélet kialakítása és a tevékenységeinkre érvényes minőségbiztosítás megvalósítása.

A minőségügyi rendszer hatását a személyi állományra legjobban a kiépítés főbb szakaszainak kiemelésével tudjuk nyomon követni.

ELŐKÉSZÍTÉS

Felismerve a rendszer lehetőségeit és kivitelezhetőségét “már csak” a munkatársakat kell meggyőzni e szabvány bevezetésének előnyeiről. Mint minden új feladat, kihívás esetében, ebben az esetben is mindig akadnak támogatók és ellenzők az apparátusban. Ezért elsődleges feladat, hogy meg kell értenünk és érttetnünk minden egyes munkatárssal, hogy mit akarunk és mit várunk a rendszer bevezetésétől és működésétől. Ha a munkatársaink megismerik és elfogadják az elképzeléseket, tudomásul veszik kötelezettségeiket, együttkészülnek az előttük álló feladatokra. Az új kihívást, a mindenkit érintő képzést a köztisztviselők többsége rendszerint pozitívan értékeli.

A VEZETÉS FELKÉSZÍTÉSE

Nagyon fontos, hogy már a projekt kezdetén meghatározzuk azt a személyt, aki a minőségbiztosítási rendszer felelős vezetője lesz. Lehetőleg olyan személyt kell kiválasztani minőség biztosítási vezetőnek, akit a munkatársak elfogadnak, szakmai tevékenységét elismerik, minőségbiztosítási végzettséggel, de legalábbis valamilyen szintű ismeretekkel rendelkezik. Az ő irányításával meg kell tervezni egy hatékony képzési programot, amelyben a felső és középvezetők felkészítését tervezzük meg. E szakasz célja, hogy a vezetők egységesen elfogadják, megértsék az előttük álló feladatokat, területüket érintő tevékenységeik szabványértelmezését és ezt a munkatársak felé is közvetítsék. 
Ebben a szakaszban megerősödhet a vezetői együttműködés, koordináció. Fontos, hogy azokat a vezetőket is magunk mellé állítsuk, akik esetleg a rendszer bevezetésétől idegenkednek.

HELYZETFELMÉRÉS, ÁTVILÁGÍTÁS

Az átvilágítás folyamatában, főleg külső tanácsadó cég bevonásával, reális képet kaphatunk az egyes szervezeti egységek tevékenységéről, kiszűrhetjük a párhuzamosságokat, a hiányosságokat, esetleg kisebb, nagyobb szabálytalanságot. A helyzetértékelés rámutathat létszámfeleslegre, de bebizonyíthatja egy-egy terület túlzott leterheltségét is. A szabályzatok, utasítások átvizsgálása mellett a munkatársak megkérdezésével az ISO szabvány követelményei alapján elemezhetjük az irodai folyamatokat, azaz valójában a feladatok és hatáskörök ellátásának eljárási rendjét, tulajdonképpen annak minőségét. A munkatársak a megkérdezés során lehetőséget kapnak munkájuk bemutatására, a kialakult gyakorlat esetleges hibáinak, párhuzamos feladatvégzéseinek feltárására. A feladat és hatáskörök tisztázása során lehetőség van a munkaköri leírások pontosításra, aktualizálására. A munkatársak közvetlen szerepet kapnak a rendszer kiépítésének ebben a szakaszában, amely megalapozza az alapdokumentumok elkészítését, az eljárások kidolgozását. Itt lehet és kell végleg megnyerni az apparátust a minőségbiztosítási rendszer elfogadására.

AZ ALAPDOKUMENTUMOK

A minőségbiztosítási rendszerdokumentáció nem egy újabb normagyűjtemény a többi szabályzat és utasítás mellett, hanem egy olyan új eszköz, amely a mindennapi munkájukat segítve, a határköröket és a felelősséget meghatározva, egységesen rögzíti azokat az elvárásokat és eljárási szabályokat, amelyek az önkormányzati és hivatali főfolyamatokat szabályozzák.
A minőségügyi eljárások kidolgozása csak akkor lehet eredményes és szakszerű, ha az a szakterület munkatársainak bevonásával készül.

A RENDSZER OKTATÁSA

A munkatársak aktív közreműködésének biztosítása, a folyamatos tájékoztatás és a rendszeres képzés a minőségirányítás alapelve. Ahhoz, hogy a rendszer jól működjön, és a fejlesztés megvalósuljon, rendszeres oktatásra, képzésre van szükség. A kiépítés során csoport-, osztály-, és apparátusi értekezlet keretében kell előadásokat tartani. Később az új belépők esetében folyamatosan kell biztosítani a rendszer megismerésének lehetőségét, és annak elsajátítását követelményként felállítani.

PRÓBAMŰKÖDTETÉS

Fontos, hogy a rendszer bevezetését folyamatosan kontrolláljuk, munkatársaink önellenőrzéseket végezzenek, tesztelve a rendszer elemeit. Az eredmények, a biztató tények erősíthetik az apparátust, a problémák pedig lehetővé teszik a minőségbiztosítási vezető részére a hibák kijavítását.

TANÚSÍTÁSI AUDIT

Lényegében ez a megmérettetés szakasza. Egy külső, tőlünk független fél végzi. Nem más, mint egy mintavételen alapuló részletes, mindenre kiterjedő, átfogó vizsgálat annak megállapítása érdekében, hogy a kiépített és működtetett rendszer felépítésében és működésében megfelel-e a szabvány előírásainak.. Ha a korábbi szakaszokban megvalósultak a személyi állományra vonatkozó feladatok, azaz megfelelő volt az előkészítés, az apparátus bevonása a rendszer kiépítésében, komoly hangsúlyt fektettünk az oktatásra, az információáramlásra, akkor ebben a szakaszban az összefogás természetes, és persze elmaradhatatlan a siker is. A siker, amely ebben az esetben nem más, mint egy deklarált rend, egy jól működő, hatékony apparátus, amelynek munkáját egy nemzetközi tanúsítvány fémjelez. Ügyfeleink és partnereink minőségi közigazgatási szolgáltatást kapnak, amely a törvényesség mellett gyors, hatékony, szervezett és teljes körűen dokumentált.

Bár elégedettségi szint felmérést nem készítettünk az elmúlt két év során, a belső auditok, a vezetői ellenőrzések, minősítések alkalmával mégis mérhető, hogy munkatársaink büszkék a rendszer bevezetésére, munkakörülményeikkel elégedettek, összességében jól érzik magukat munkakörükben, munkahelyükön.