Okmányirodai rendszer és e-közigazgatás 2009/6
Szalay László dr.
hatósági elnökhelyettes
Budapest
Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala
Dr. Sólyom László köztársasági elnök „MAGYAR KÖZTÁRSASÁGI ÉRDEMREND LOVAGKERESZTJE” kitüntetést adományozott dr. Szalay Lászlónak a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala hatósági elnökhelyettesének az okmányirodai rendszer kialakítása, a nagy országos nyilvántartási rendszerek megújítása, korszerű jogi-igazgatási feltételrendszerének biztosítása érdekében végzett munkássága elismeréseként a 2009. évi augusztus 20-ai Állami Ünnep alkalmából. Szalay Lászlót az okmányirodai rendszer kialakításáról, valamint az ügyfélbarát ügyintézés megvalósítását támogató e-közigazgatási fejlesztésekről kérdeztük.
Magyarországon a rendszerváltást követően az önkormányzati rendszer kialakításával párhuzamosan fogalmazódott meg az ügyfélbarát ügyintézés megvalósításának igénye, amely a közigazgatás korszerűsítésének egyik alapelve lett.
Több körülmény is indokolta az okmányokhoz kötődő közigazgatási eljárások korszerűsítését. Egyes okmányaink tartalmilag és anyagukat tekintve is elavultak voltak. Az egyszerű, vízjeles papírra, tintával írt bejegyzések gyakran olvashatatlanná váltak. Meglehetősen alacsony volt hamisítás elleni védelem szintje. Az egyes okmányok mögött eltérő nyilvántartási háttér állt, amely azt eredményezte, hogy egy személy adatai a különböző nyilvántartásokban – és így az okmányokban is – eltérőek lehettek. Így a bizonytalan adattartalom és a könnyű hamisíthatóság miatt megkérdőjelezhetővé vált az okmányok közhitelessége. Mindezen felül az okmány-ügyintézés bonyolult volt és hosszadalmas. Időközben új szempontok is felmerültek, hiszen figyelembe kellett vennünk az európai normákat is, amelyeknek a régi okmányaink egyáltalán nem feleltek meg.
A személyi-, az úti- és a gépjármű okmányok reformja az 1990-es évek második felében kezdődött el Magyarországon. Ennek során két alapvető feladatot kellett megoldanunk:
– a könnyen hamisítható, papír alapú okmányok helyett új, az európai biztonsági követelményeknek megfelelő okmányokat kellett kiadni, valamint
– a rendőrség hatásköréből a civil közigazgatáshoz kellett telepíteni az okmányokkal kapcsolatos ügyek intézését.
A feladatok végrehajtása során összetett célrendszert kellett megvalósítanunk az állampolgárok jobb kiszolgálása érdekében:
– A körzetközponti igazgatás keretében a lakóhelyhez közelebb kellett vinni az ügyintézést, ezzel is javítva az egyes kistérségek lakosság megtartó erejét;
– A közhiteles és naprakész adatbázisok kialakítása érdekében korszerűsíteni kellett a nyilvántartási hátteret;
– Olyan biztonsági követelményeknek megfelelő új okmányokat kellett kialakítani, melyek alkalmasak a hamisítás kockázatának jelentős csökkentésére, mindezt úgy, hogy megfeleljenek az EU biztonsági direktíváknak.
A sikeres végrehajtás eredményeként létrejött az okmányirodai intézményrendszer, amely ma Magyarországon meghatározó eleme a közigazgatási szolgáltatásoknak.
Az okmányirodák létrehozásakor a közigazgatási eljárásrendet az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957. évi IV. törvény határozta meg, amelynek célja volt elősegíteni az államigazgatási feladatok eredményes ellátását a közigazgatási szervek hatósági eljárásainak szabályozásával.
Az új Közigazgatási eljárási törvény (Ket.) alapvetően megváltoztatja a közigazgatási eljárás célját és módszereit. Alapkoncepciója, hogy a fogyasztó-orientált, szolgáltató kormányzat számára az ügyfél igényei fontosabbak, mint a bürokrácia szakmai érvei. A preambulum a következőképpen határozza meg a törvény célját: „Erőteljesebben juttassa kifejezésre a közhatalom szolgáltató funkcióját:
– jelentősen csökkentse az ügyfelekre háruló eljárási terheket,
– az elektronika és az informatika korszerű eszközeinek alkalmazásával nyissa meg az utat az ügyek gyors és egyszerű intézése előtt.”
Az ügyfelekre háruló eljárási terhek csökkentése alapvetően csak az információtechnológia segítségével, a közigazgatási folyamatok elektronizációjával, vagyis az e-közigazgatás fejlesztésével lehetséges. Informatikán alapuló integrált ügyintézési technológia elsőként az okmányirodákban került kialakításra.
Az okmányirodai ügyintézési eljárásrend, és az okmányok adatai a Ket.-ben foglalt rendelkezéseknek megfelelően már nem az ügyfél által kitöltött adatlapon alapulnak, hanem az informatikai támogatással működő központi közhiteles nyilvántartásokon. Az elektronikus közhiteles nyilvántartások létrehozásával az ügyfelek eljárási terhei nagymértékben csökkentek. Az ügyintézés teljes folyamata az ügymenet támogató szakrendszer útján valósul meg, ezáltal csekély a tévedés lehetősége, nagy az adatbiztonság, továbbá biztonságos az ügyfél azonosítása.
Az információtechnológiával támogatott új közigazgatási intézményi keretek között az ügyintézési eljárás felgyorsult:
– az okmányirodákban egy ügyet átlagosan 15 perc alatt intéznek el, amely idő az internetes bejelentkezés esetén 5 percre is lecsökkenhet;
– az okmányok elkészítésének ideje a korábbi átlagosan 14 napról 3-5 napra csökkent;
– Az eljárás elektronizálása következtében az ügyintézőnek több lehetősége van a Front Office tevékenységre koncentrálni, vagyis az ügyfelekkel foglalkozni.
A reform eredményeképpen az elképzelt célrendszer maradéktalanul teljesült:
Kialakításra került az új, tartalmában és formájában koherens okmánycsalád: a személyazonosításra alkalmas okmányok (személyazonosító igazolvány, útlevél, járművezetői engedély), a gépjármű azonosító okmányok (jármű törzskönyv, jármű forgalmi engedély), és más okmányok, mint a lakcímigazolvány, egyéni vállalkozói igazolvány, parkolási igazolvány.
Létrejöttek az okmányok kiadásával kapcsolatos igazgatási feladatok ellátásával foglalkozó, körzetközponti településeken működő okmányirodák megteremtve a lakóhely közeli ügyintézés lehetőségét.
Jelenleg 280 körzetközponti feladatokat ellátó okmányiroda működik 27 kirendeltséggel. Speciális hatáskörrel és illetékességgel 2001-ben létrehoztuk a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának szervezeti keretei közt működő Központi Okmányirodát, amely jelenleg 4 kihelyezett okmányirodai kirendeltséggel rendelkezik.
A naprakész, közhiteles nyilvántartások kialakítása céljából sor került az informatikai háttér fejlesztésére, amelyre az egész okmányirodai rendszer, és az integrált ügyintézési technológia épül. Az okmányirodák egységes telekommunikációs hálózatba kötése lehetővé tette a központi adatbázisok elérését, a polgárok adatainak a központi nyilvántartásokkal történő egybevetését, és az okmányra kerülő adatok (fénykép és aláírás) digitalizált formában történő tárolását.
Folyamatában zárt, komplex biztonsági informatikai rendszert alakítottunk ki, amely az okmányirodai közigazgatási ügyvitel és a felhasznált technológia valamennyi mozzanatára kiterjed:
– biztonságos a bianco okmányok gyártása, őrzése és expediálása;
– az adatfelvételezés a nyilvántartásokon alapul;
– nem hamisítható az okmányok megszemélyesítése, mivel az adat zárt rendszeren kerül gyártásba, ahol speciális technológiával készül el az okmány;
– az adatfeldolgozás során minden elemre kiterjedő – koherens védelmi rendszer működik;
– a rendszer az okmánykiadás minden mozzanatát naplózza, különös figyelemmel a hozzáférési jogosultságokra;
– a kiadott okmányok érvényessége és felhasználása a hozzáférhető nyilvántartások segítségével folyamatosan ellenőrizhető.
Az elektronikai háttér korszerűsítésének eredményeként ma már csaknem minden okmányirodai ügyet bármelyik okmányirodában országos illetékességgel el lehet intézni.
Kiemelt jelentőségű az elektronikus ügyintézés lehetőségének megteremtése, hiszen 2004 óta az Ügyfélkapu regisztrációval rendelkező ügyfelek az Interneten keresztül, elektronikus úton kezdeményezhetik, illetve intézhetik az okmányirodai ügyeiket a megfelelő jogszabályi feltételek fennállása esetén.
Jelentős eredményeket értünk el a szolgáltató állam megvalósítása és az ügyfélbarát közigazgatás megteremtése terén, de komoly kihívások állnak még előttünk. A Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala innovációs tevékenységének központjában az ügyfélorientált, integrált szolgáltatási kultúrán alapuló modernizáció áll. A Hivatal elektronikus, központi, közhiteles alapnyilvántartásai a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztül fokozatosan elérhetővé válnak a közigazgatás valamennyi szereplője számára. A központi rendszerre kapcsolódó intézmények elektronikusan azonosított ügyintézői automatizált, szabványosított módon kérdezhetnek le adatot a nyilvántartásainkból, így azok szerves részévé válnak az e-ügyfélszolgálat tudás- és adatbázisainak. Az okmányirodák és egyéb érintett szervezetek így harmonizált, egyenszilárd módon biztosíthatják az egységesen kialakított funkciók használatát, és nyújthatnak emelt szintű szolgáltatást ügyfeleik számára.
Kategória
Könyvajánló
A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló törvény magyarázata
Negyedik, hatályosított kiadás
(2023. őszi kiadás)
Ára: 12000 Ft