Az önkormányzat tevékenységének egyik továbbfejlesztési lehetősége az informatikában rejlő lehetőségek kiaknázása, az elektronikus önkormányzás megvalósítása. A belső folyamatok hatékonyabbá tétele, korszerű informatikai eszközökkel történő támogatása lehetővé teszi a gyorsabb, ügyfélbarát ügyintézést. Ez fontos és kiemelt feladat Békéscsabán is, melynek teljesítésével az önkormányzat valódi szolgáltató önkormányzattá válhat.

Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata 2004 júniusában fogadta el informatikai stratégiáját, amely a Magyar információs társadalom stratégiához (MITS), valamint annak elektronikus önkormányzati részstratégiájához illeszkedik. Az informatikai stratégia a 2004–2006 időtávra meghatározta az önkormányzat informatikai fejlesztéseinek irányvonalát, meghatározva a célokat és a célok eléréséhez vezető utat. A Gazdasági versenyképesség operatív program keretében meghirdetett (GVOP-2004-4.3.1.) „Az önkormányzat információ-szolgáltató tevékenységének fejlesztése” pályázati lehetőség több ponton is kapcsolódott az elképzelésekhez, ezért az önkormányzat – elektronikus önkormányzati szolgáltatások projekt megvalósítását tervezve – 2004-ben pályázott. A 432 500 E Ft értékű beruházáshoz 378 437 E Ft + 32,437 E Ft támogatást nyert az önkormányzat. A pályázati cél megvalósítása a befejezéshez közeledik.

Az önkormányzat honlapján a pályázat benyújtása előtt számos közérdekű, közhasznú információ mellett az adózási, városüzemeltetési, működési és telephelyengedélyek, építéshatósági ügyleírások, a letölthető nyomtatványok megtalálhatóak voltak, de nem volt lehetőség az elektronikus ügyintézésre.

A projekt keretében elektronikus ügyintézési szolgáltatás kerül bevezetésre, amely lehetővé teszi, hogy a vállalkozások az adózási, valamint engedélyezési (közterület- foglalási, működési és telephely-, építéshatósági) területeken elektronikus úton intézhessék ügyeiket. Az elektronikus ügyintézési szolgáltatások megvalósításához az ügyintézéseket támogató közigazgatási és adminisztratív back-office rendszerek fejlesztése is elengedhetetlen volt.

A projekt célja hatékonyan működő önkormányzat kialakítása, amely gyorsabb és jobb szolgáltatásokat nyújt mind a személyes, mind az internetes ügyintézés terén.

A projekt eredményeként megtörténik az okmányirodán működő telefonos időpontfoglalási lehetőség internetes továbbfejlesztése, valamint mindkét időpontkérési lehetőség bevezetésre kerül a nagyobb ügyfélforgalmat folytató – ügyfélhívó rendszerekkel már ellátott – adózási és szociális ügyfélszolgálatokon. A szolgáltatás lehetővé teszi, hogy az interneten vagy telefonon bejelentkezett ügyfél az általa lefoglalt időpontban várakozás nélkül intézhesse ügyeit. Olyan rendszer alakul ki, ami lehetővé teszi, hogy a vállalkozások interneten intézhessék el ügyeiket. A térinformatikai rendszer alrendszereiben tárolt adatállomány alapján nyújtott szolgáltatások: közterület- használati engedélyek kiadásának támogatása, telek- és építményinformációs szolgáltatások igénybevételének lehetősége, ezen belül pl. grafikus szabályozási terv, helyi építési szabályzat, egyesített közműtérkép megjelenítése, az építéshatósági alrendszerben az építéshatósági ügyintézés, valamint a működési és telepengedélyek kiadása a Ket. szerinti korlátokkal történik. Az ügyfél interneten keresztül, egyedi azonosítóval és jelszóval betekinthet a folyamatban lévő ügyeibe. A kialakításra kerülő rendszerek az elektronikus ügyintézés megvalósítása érdekében képesek együttműködni az on-line szolgáltatást nyújtó „front-office” (internetes honlap) rendszerekkel.

A pénzügyi területen korszerű integrált rendszer bevezetésére kerül sor. Olyan egységes pénzügyi rendszert vezet be az önkormányzat, amely az intézményeit is magában foglalja. A rendszer támogatja a kötelezettségvállalások egységes nyilvántartását is. Az elektronikus ügyiratkezelés (iktatás, munkafolyamat kezelése) területre olyan ügyiratkezelő rendszert vezet be, ami egységesen képes megoldani a teljes önkormányzatra vonatkozó ügykezelést, támogatja a teljes körű papíralapú és elektronikus ügyintézést. A testületi munka támogatása keretében segíti a közgyűlési, bizottsági munkát, az ülések előkészítését. A dokumentumkezelés keretében a rendszerhez a képviselők is hozzáférhetnek az interneten keresztül, ezzel segítséget nyújt számukra az önkormányzati dokumentumok (rendeletek), önkormányzati információk (bizottsági, közgyűlési meghívók, jegyzőkönyvek) gyors és könnyű eléréséhez, így hatékony segítséget nyújt a képviselői munkához.

Helyi adók elektronikus ügyintézése keretében az önkormányzatnál működő ÖNKADO rendszer internetes kiterjesztését valósítja meg a fejlesztés. A portálon keresztül az adózó megtekintheti az adatait internetes kapcsolaton keresztül a megfelelő azonosítást követően, valamint elvégezheti az adatmódosításokat, adóbevallások elektronikus ügyindítását.

A fejlesztés része a vezetői információs rendszer, amely az egyes alrendszerekből kinyerhető információk felhasználásával segíti a döntés-előkészítő, tervezési, ellenőrzési munkát.

A városi portál – www.bekescsaba.hu – is új arculatot kap. A portál fogja össze a korábbi jellemzői mellett az elektronikus ügyintézés lehetőségével kiegészülve a fejlesztés valamennyi részterületét, átfogó információkat nyújtva a szolgáltatást igénybe vevők számára.

A bevezetés tapasztalatai:

A projekt egyik fontos elemeként a tényleges elektronikus ügyintézés, illetve az ehhez kapcsolódó hivatali ügyirat és dokumentumkezelés kialakítása volt. Azaz, hogyan lehet a rendszer elindulását követően interneten keresztül – akár otthonról – olyan hatósági ügyet intézni, amely szerepel az elektronikusan intézhető ügyek között.

Az ügyintézés – az elektronikus és a „hagyományos” formát is beleértve – alapfeltétele egy megbízható, stabil ügyiratkezelő rendszer. A polgármesteri hivatalban már húsz éve elektronikus iktatás folyik. Nagyon fontos volt tehát, hogy az elmúlt húsz év adata átkerüljön az újonnan indított ügyirat- és dokumentumkezelő rendszerbe. A fő nehézséget az adatmigráció, az adattisztítás, az ügyféltörzs kialakítása jelenti. A teljes körű adatmigrálás helyett kompromisszumos megoldásként a rendszer üzemeltetője az iktatatási rendszer mellett kialakított egy olyan párhuzamos kereső felületet, amelyen az elmúlt húsz év iktatási anyagában lehet előzményekre keresni. Az adattisztítás, adatmigráció problematikája a projekt valamennyi elemén végigvonulva okozott megoldandó feladatokat.

A befejezéshez közeledve, a tesztelési időszak vége felé járva látjuk, hogy a munkának korántsincs vége. A megvalósítás során nyert tapasztalatok már jelzik, hogy a rendszer folyamatos bővítésére, továbbfejlesztésére lesz szükség. Az elektronikus ügyintézés Ket.-ben, illetve a számos végrehajtási jogszabályban rögzített feltételeinek való megfelelés – számos, nem nehézségek nélküli feladatot ad az elkövetkező időszakban is. A békéscsabai mellett az ország számos városában több hasonló projekt megvalósítása folyt vagy folyik jelenleg is, városonként eltérő megoldások alkalmazásával. Felvetődik a gondolat, hogy nem lett volna-e eredményesebb egységesen kialakított irányvonalak mentén kialakított rendszereket bevezetni különösen a jogszabályokban előírt elektronikus ügyintézés feltételeinek biztosítása terén.

Minden változtatás nehézségekkel jár. Egy hosszú éveken keresztül működtetett megszokott rendszer újjal történő felváltása a bevezetés időszakában megfeszített munkát igényel az azt alkalmazó kollégáktól, és időnként feszültséget is okozhat. A pályázat eredményeként bevezetett új rendszerek, a megvalósított fejlesztés viszont hatékonyabb működést és az ügyfélek elégedettségének növekedését eredményezi, egy jókora lépés a valódi szolgáltató önkormányzattá válás felé.