2. rész

1. A közös önkormányzati hivatalok megalakításának előkészítése

A közös önkormányzati hivatalok létrehozása csak alapos előkészítő munkával, a közigazgatás átalakítását szolgáló egyéb kormányzati intézkedésekkel (pl.: járások kialakítása, járási hivatalok létrehozása, stb.), valamint más települések önkormányzatainak a polgármesteri hivatal, vagy közös önkormányzati hivatal létrehozására irányuló szándékával, továbbá a meglévő társulási együttműködési kapcsolatok korrekciójával, és a mindezek hatásaként beálló új szervezeti, költségvetési, vagyoni, munkajogi helyzet rendezésével összhangban történhet.

Előbbiekre tekintettel a hivatal létrehozását a képviselő-testületek – a bizottságaik, a tisztségviselők, a polgármesteri hivatalok köztisztviselői közreműködésével és szoros együttműködésével – kellően alapos tervező, szakmai, jogi, pénzügyi előkészítő munkájával szükséges végrehajtani.

Itt is hangsúlyozzuk, annak ellenére, hogy az Mötv. a polgármesteri hivatalok, közös önkormányzati hivatalok című fejezetének 2013. január 1-i hatálybalépését követően hatvan napot biztosít a hivatalok létrehozására, ez az időtartam azonban csak akkor elegendő egy ilyen nagy horderejű intézkedés szakszerű, törvényes végrehajtásához, ha azt már ezen intervallumot megelőzően kellően előkészítették.

Álláspontunk szerint a járási hivatalok létrehozásának tervezett folyamata, valamint a közös hivatalok megalakításának alább felsorolt jelentős számú előkészítő intézkedése szükségessé teszik, hogy a települési önkormányzatok már 2012. második félévében több olyan lépést megtegyenek, melyek a közös hivatal jelzett hatvan napon belüli létrehozásának előkészítésével szorosan összefüggenek, vagy optimális esetben lehetővé teszik a 2013. január 1-jei felállását. A teendőket ezért már most célszerű megkezdeni, hogy kellő előkészítéssel a közös hivatalok elhúzódó átmenet nélkül megkezdhessék működésüket.

Az alábbiakban ennek folyamatát, lehetséges intézkedési fázisait, főbb konkrét feladatait mutatjuk be a teljesség igénye nélkül. Természetesen minden egyes hivatal létrehozása igényli a jogszabályok és az egyedi kormányzati döntéseken túl a helyi körülmények, lakossági igények, feltételek alapos számbavételét, és kellő mérlegelés után a konkrét helyi döntések meghozatalát.

2. Az előkészítés fázisa

a) A döntéshozóknak és a végrehajtásban résztvevőknek egyaránt kellő mélységgel szükséges megismerni a közös önkormányzati hivatalok létrehozásával összefüggő jogszabályi hátteret, kormányzati intézkedéseket. Így különösen: az Mötv. ezzel kapcsolatos rendelkezéseit, a járások kialakításáról, valamint ehhez illeszkedő egyes további törvényekben, a Munka Törvénykönyvében, a kormánytisztviselőkre, köztisztviselőkre vonatkozó jogszabályokban, stb. írt rendelkezéseket.

b) A felelős későbbi döntések előkészítéseként nem mellőzhető a polgármesteri hivatalban, a körjegyzőségi hivatalban dolgozó köztisztviselőkkel kapcsolatos munkajogi kérdések előzetes tisztázása, a nyilvántartások rendezése. A munkajogi helyzet egyértelművé tétele érdekében pontosítani szükséges a feladatköröket, munkaköri leírásokat. Indokolt esetben a köztisztviselővel egyeztetve a feladatkörök új csoportosítása lehet célszerű, megkönnyítve ezzel a feladatkörök és létszámok járási hivatalokhoz átadását, illetve a közös hivatali szervezet kialakítását. Fel kell mérni a közös hivatal, illetve a járási hivatal létrehozása miatt bekövetkező munkajogi változásokkal kapcsolatos köztisztviselői szándékokat.

c) Felülvizsgálandók a polgármesteri hivatal, körjegyzőség által intézett folyamatos ügyek. Rendelkezni kell a lehetséges befejezésük, illetve a továbbra is folyamatban maradók esetében a szakszerű intézkedések megtétele érdekében. Elő kell készíteni az iratok közös hivatalnak, illetve járási hivatalnak történő átadás-átvételét. Gondoskodni szükséges az irattárak előírásoknak megfelelő kezeléséről, a jogutódnak, vagy levéltárnak átadásra előkészítéséről.

d) Szükséges a jelenlegi polgármesteri hivatal, vagy körjegyzőség elhelyezését biztosító vagyon településenkénti számbavétele. Ingatlan-nyilvántartási helyzetének tisztázása, az egyes ingatlanokat terhelő jogok, kötelezettségek feltárása, szükség esetén más ingatlanra történő átterhelése. El kell végezni annak értékelését, hogy a jövőben az ingatlan várhatóan milyen funkciót tölt be (pl.: járási hivatal, közös hivatal, vagy települési ügyfélszolgálat elhelyezése). Ez utóbbira figyelemmel hozandók meg a tulajdoni és egyéb jogok rendezésére vonatkozó intézkedések.

e) Fontos teendő a jelenlegi polgármesteri, körjegyzőségi hivatal számára rendelkezésre álló tárgyi, dologi eszközök felmérése. El kell készíteni a velük kapcsolatos hivatalos leltárakat, az esetleg szükségessé váló selejtezéseket.

f) Át kell tekinteni a jelenlegi hivatalok által alkalmazott informatikai rendszerek állapotát, eszközkészletét. Intézkedni kell az átadás, vagy a kellő mértékű szétválasztás előkészítése és tovább hasznosíthatóságuk érdekében.

g) E fázis lezárásaként indokoltnak tartjuk, hogy a polgármester a szakapparátus bevonásával készítsen tájékoztató anyagot a képviselő-testület részére. Ebben ismertesse az Mötv.-nek a polgármesteri hivatalok, közös önkormányzati hivatalok létrehozásával kapcsolatos jogszabályi rendelkezéseit, továbbá mindazokat az információkat, melyek a tájékoztatás időpontjáig a hivatalok létrehozását befolyásoló körülményként ismertek. Így a tájékoztató érintse különösen a következő főbb területek addig ismert információit: járások kialakítása, járási hivatalok létrehozása, az államigazgatási feladatok átrendezése, az önkormányzatok jövőbeni feladatai, a hivatalaik tevékenységi területei, a jelenlegi hivatal (körjegyzőségek) működésének személyi, elhelyezési, dologi, pénzügyi, stb. feltételei, a társulási együttműködés sajátosságai, és minden egyéb fontosnak tartott körülmény. Mindezekre tekintettel a jogszabályi rendelkezések, és a helyi sajátosságok egybevetése alapján a tájékoztató vázolja a hivatali működés önkormányzatuk esetében lehetséges konkrét formáját (az önkormányzat polgármesteri hivatalt hozhat-e létre, vagy közös önkormányzati hivatali együttműködési formában működtetheti hivatalát). Majd kellő részletességgel ismertesse a közös önkormányzati hivatal létrehozásának feltételeit (ennek jogi megoldását, személyi konzekvenciáit, anyagi hátterét, finanszírozásának módját, vagyoni, valamint átadás-átvételi kérdéseit, stb.) Végül tegyen javaslatot a hivatal létrehozásával kapcsolatos azon képviselő-testületi döntésekre, melyek az előkészítés folyamatát megindítják. Így különösen:

– a képviselő-testület fogadja el a tájékoztatást, hozzon előzetes döntést a közös önkormányzati hivatal létrehozásának megkezdéséről,

– a testület bízza meg a polgármestert a hivatal létrehozásával kapcsolatos konkrét tervező, döntés-előkészítő feladatok irányításával, a végrehajtási feladatok koordinálásával, a hatáskörébe tartozó döntések meghozatalával, a konkrét teendőkkel kapcsolatos intézkedések számba vételével,

– amennyiben szükséges, a testület a tagjaiból hozzon létre ad hoc bizottságot (vagy az igazgatási, jogi ügyekért felelős bizottságot bízza meg) a hivatal létrehozásának intézkedéseit véleményező, segítő, a végrehajtást ellenőrző feladatok ellátására,

– a testület rendelje el, hogy a polgármester a jegyző bevonásával tegye meg mindazon előkészítő intézkedéseket, melyek a feladatok, a vagyon, a köztisztviselők zavartalan átadásának előkészítése érdekében szükségesek (személyi anyagok, vagyon és eszköz leltárak, irattárak, nyilvántartások, stb. rendezése, pótlása)

3. Koncepció-készítés, önkormányzatok közötti koordináció fázisa

a) A kormányzati döntésekkel, és konkrét intézkedésekkel összhangban a képviselő-testület alakítsa ki a közös önkormányzati hivatal létrehozásával kapcsolatos koncepcióját. Tekintse át a hivatali feladatok ellátásának jelenlegi feltételrendszerét. Tisztázza a jövőbeni feladatokat és azok ellátásának a jogszabályi környezettel harmonizáló lehetséges módját. Körvonalazza a jövőbeni együttműködés során számításba vett önkormányzati partnereket. Elemezze a közös feladatellátásból, a közös hivatal létrehozásából az önkormányzatra háruló feladatokat, lehetséges kötelezettségeket. Adjon felhatalmazást a polgármesternek az előkészítő tárgyalások lefolytatásához.

b) A polgármester a kapott felhatalmazás alapján – figyelemmel a további információkra is – szükség szerint készítsen intézkedési tervet a hivatal létrehozásával kapcsolatosan. Ez tartalmazza mindazokat a feladatokat (a végrehajtás felelőseit, határidőit), döntést igénylő kérdéseket, amelyek biztosítják a hivatal létrehozásának tervszerűségét.

c) Előzetes bizottsági véleményezés után a képviselő-testület tárgyalja meg az intézkedési tervet, fogadja el. Döntsön azokban a kérdésekben, melyek kellő előkészítés alapján már ebben az időszakban állásfoglalást igényelnek.

d) A polgármester kezdje meg az előkészítő tárgyalásokat a közös önkormányzati hivatalba társulni kívánó önkormányzatok polgármestereivel. Javasoljuk, hogy a hatékonyság, egységes tartalmi, szakmai megközelítés érdekében a hivatal leendő székhelye szerinti település polgármestere végezze a többi településsel kapcsolatos koordinációt.

e) Folytassanak folyamatos egyeztetést a törvényességi felügyeletért, a járási hivatalok létrehozásáért felelős kormányhivatallal. Az egyeztetés alapvetően két – egymással szorosan összefüggő – területet fogjon át. Egyfelől egyeztetni szükséges a kormányhivatallal (járási biztossal) a járási hivatalok létrehozásából eredő települési önkormányzati teendőket. Másfelől szakmai segítség kérhető a kormányhivataltól a közös hivatal felállításához.

f) A közös hivatal létrehozásában együttműködő önkormányzatok polgármesterei közösen dolgozzák ki a hivatal feladataira, szervezetére, létszámára, költségvetésére, vagyonára, egyéb feltételeire vonatkozó javaslatot. Ebben részletezzék a hivatal felállításával kapcsolatos valamennyi lényeges körülményt, különös tekintettel az egyes önkormányzatokra háruló feladatokat, kötelezettségeket, a hivatal működésének finanszírozási és egyéb kérdéseit. Kellő alapossággal térjenek ki a munkajogi kérdések megoldásának lehetőségeire, illetve az azzal kapcsolatos plusz önkormányzati anyagi terhekre.

g) A javaslatban foglaltakra figyelemmel készítsék el a közös hivatal létrehozásának megállapodás tervezetét. Ennek főbb tartalmi elemeire ugyancsak ajánlást készítettünk.

h) Készüljön tájékoztatás a képviselő-testület részére a hivatal létrehozásában társulni szándékozó önkormányzatok polgármesterei tárgyalásának eredményéről, a meghozható döntésekről, a megállapodás előzetes tervezetéről (vagy amennyiben az egyeztetések oly mértékben előrehaladtak, az érdekek teljességgel egybecsengenek akár a végleges megállapodásról). Javasoljuk, hogy az érintett önkormányzatok polgármesterei közösen készítsék el a testületeiknek szóló előterjesztést, mely önkormányzatonként annyiban térjen el, amennyiben az adott település tekintetében további kiegészítést igényel.

i) A közös önkormányzati hivatal létrehozásában együttműködő önkormányzatok a hivatalra vonatkozó javaslatot és megállapodás tervezetet jóváhagyás végett terjesszék az önkormányzataik képviselő-testületei elé, és azt a testületek fogadják el. A testület döntsön a közös hivatal lehetőleg 2013. január 1-jével történő létrehozásáról és fogadja el az erre vonatkozó megállapodást. Hatalmazza fel a polgármestert annak aláírására. Célszerűnek tartjuk, hogy ez közösen, ünnepélyes keretek között mielőbb megtörténjen, hogy a további konkrét szervezési intézkedések oly időben megtehetők legyenek, mely biztosítja a hivatal működésének 2013. január 1-jével történő megkezdését.

j) A megállapodás elfogadását tárgyaló utolsó testületi ülést követően az illetékes megyei kormányhivatalt haladéktalanul tájékoztassák a közös hivatal létrehozása előkészítésének helyzetéről, a konkrét döntésről, a megkötött megállapodásról.

Az operatív intézkedések fázisa

a) A képviselő-testület az elfogadott megállapodásban vállaltakkal összhangban hozza meg a további döntéseket a hivatal személyi, tárgyi, vagyoni, anyagi feltételei megteremtése érdekében. Döntéseknek megfelelően a polgármester tegye meg az időszerű intézkedéseket.

b) A közös önkormányzati hivatal székhelye szerinti önkormányzat polgármesterének koordinálásával történjen a további operatív feladatok végrehajtása is. Indokolt esetben kellő rendszerességgel koordinációs megbeszélésekre kerüljön sor. Szükség szerint vonják be ennek munkájába az önkormányzatok jegyzőit, körjegyzőit.

c) A hivatal létrehozásában együttműködő önkormányzatok közösen dolgozzák ki a hivatal működésének megkezdéséhez szükséges dokumentumokat (SZMSZ módosítás, alapító okirat, ügyrend, munkaköri leírások, stb.). A döntési hatáskörök jogosítottjai hozzák meg ezek elfogadásával kapcsolatos döntéseiket.

d) A közös hivatal finanszírozásának biztosítása érdekében a következő évi költségvetési tervező munka során vegyék figyelembe a hivatal közös fenntartásából egyes önkormányzatokra háruló anyagi terheket. Kezdjék meg a hivatal költségvetésének közös tervezését, majd a központi költségvetés előkészítésére és elfogadására figyelemmel annak véglegesítését.

e) Amennyiben az előkészítő munkák oly mértékben előrehaladott stádiumba kerülnek, hogy várható a hivatal működésének 2013. január 1-jével történő megkezdése, úgy a személyi feltételek biztosítása érdekében kellő időben ki kell írni a szükséges pályázatokat.

f) Az elfogadott megállapodásban foglaltak szerint az önkormányzatok tegyék meg a szükséges intézkedéseket a közös hivatal feltételeinek biztosítását szolgáló átadás-átvétel előkészítése érdekében, majd kerüljön sor a konkrét átadásra.

g) Településenként történjen meg a közös hivatali ügyfélfogadásra alkalmas helyiség kijelölése, berendezése oly módon, hogy az már a közös hivatal működésének megkezdésekor alkalmas legyen az ügyfelek fogadására.

h) A képviselő-testületeket az üléseikhez igazodóan, de azon túl is rendszeresen informálni kell a közös hivatal létrehozásának helyzetéről. Szükség esetén kezdeményezni kell a hatáskörükbe tartozó további döntések meghozatalát.

i) A hivatal alapító okiratának elfogadását követően haladéktalanul rendelkezni kell a közös önkormányzati hivatal nyilvántartásba vétele, és erről a felügyeleti és ellenőrzési tevékenységet, pénzkezelést végző, ellenőrző szervek tájékoztatása, a kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre jogosult személyek bejelentése érdekében.

j) A képviselő-testület rendelje el a hatályos rendeletei felülvizsgálatát, és az új hivatal létrehozására tekintettel történő módosítását.

k) Az érintett önkormányzatok vizsgálják felül korábbi társulási együttműködéseiket. Az államigazgatási feladatok járási hivatalokhoz kerülésére tekintettel az átadott feladatot érintő együttműködést szüntessék meg. Egyéb további együttműködésüket igazítsák az önkormányzati és állami feladatok átrendeződésével, a közös hivatal létrehozásával, a járások, járási hivatalok megalakulásával beállott új körülményekhez, és mindenekelőtt a lakossági igényekhez.

l) Amennyiben a közös hivatalhoz tartozó településeken nemzetiségi önkormányzatok működnek, úgy ezek vezetőit folyamatosan tájékoztatni szükséges a hivatal létrehozásának főbb kérdéseiről. Egyeztetést kell végezni a nemzetiségi önkormányzatok feladatai ellátásának a közös hivatal létrehozásból eredő változásairól, a jogszabályokban előírt kötelezettségek teljesítésének jövőbeni módjáról.

m) Az érintett polgármesterek, települési képviselő-testületek az új hivatal létrehozásával összefüggően fordítsanak kiemelt figyelmet a lakosság tájékoztatására. Már az előkészítő szakaszban, de a konkrét döntések meghozatalát követően a helyi SZMSZ-ben előírt kötelező jellegű tájékoztatásnál is szélesebb körű lakossági tájékoztatást alakítsanak ki, különös tekintettel: a feladatok változására, az ügyfélfogadási helyekre, ügyfélszolgálati időkre, az informatikai úton intézhető ügytípusokra, az egyes településekre kihelyezett ügyfélszolgálatokra, vagy más ügyintézési lehetőségekre, a járási hivatalok ügyintézésére, és minden más olyan körülményre, amely a lakosság zavartalan ügyintézéséhez szükséges. Járuljanak hozzá ezzel a jövőbeni lakossági ügyintézés segítéséhez, a döntések, az új szervezet elfogadásához. Vonják be ebbe a tájékoztató tevékenységbe a helyi – szükség esetén a térségi – sajtót, intézményeiket, a társadalmi szervezetek fórumait is.

A Módszertani segédlet folytatódik az I. rész és a Melléklet címek alatt.