A közös önkormányzati hivatalok megalakításához - Melléklet

A közigazgatás szakmai fóruma

Cikkek / Módszertani útmutató

A közös önkormányzati hivatalok megalakításához – Melléklet

XIV. évfolyam, 4. lapszám
Szerző(k):
Belügyminisztérium



1. számú melléklet

Megállapodás közös önkormányzati hivatal létrehozásáról

1. Általános kérdések

A közös hivatal létrehozása az Mötv. 85. § (1) bekezdés hatálya alá tartozó önkormányzatok számára kötelező, a megállapodás megkötése az Mötv. 42. § 2. pontja szerint a képviselő-testület át nem ruházható hatáskörébe tartozik.

a) A megállapodás célja

A megállapodás elsődleges célja olyan megoldások kimunkálása és rögzítése, amelyek garantálják, hogy valamennyi érintett településen biztosítva legyenek az önkormányzati működés feltételei, az állampolgárok lehetőleg azonos szinten jussanak hozzá a hivatali szolgáltatásokhoz.

b) A megállapodás jogi természete

A megállapodás jogi természete kettős jellegű.

A döntés formáját tekintve önkormányzati határozat.

Ebben a minőségében minden szempontból – beleértve a törvényességi felügyeleti eljárást is – osztja az ilyen típusú önkormányzati döntések sorsát.

Annak pedig, hogy közjogi megállapodásról beszélünk, többek között az esetleges későbbi értelmezési viták megelőzése, eldöntése szempontjából lehet jelentősége.

A bírói gyakorlat szerint a közjogi megállapodás értelmezése során alkalmazni kell a Ptk. szerződések értelmezésére vonatkozó rendelkezéseit is [Ptk. 207. § (1) bekezdés].

Így a közjogi megállapodást vita esetén úgy kell értelmezni, ahogyan azt a másik félnek (feleknek) a szavak általánosan elfogadott jelentése szerint értenie kellett, figyelemmel az így kinyilvánított akaratra és az eset összese körülményeire.

Az „eset összes körülményeire” való utalás azt jelenti, hogy a megállapodás valóságos tartalmának megállapításánál figyelembe kell venni a megelőző tárgyalásokat, a megkötéskor vagy utóbb tett nyilatkozatokat, a felek ráutaló magatartását is [Győri Ítélőtábla Pf.V.20.144/2010/4.]

c) Általános követelmények

A fenti megállapítás nem csak az előkészítő folyamat fontosságára vet fényt, hanem külön nyomatékot ad a jogalkotásban egyébként is megkövetelt egyszerű, világos, egyértelmű, közérthető fogalmazásnak.

Ezek a követelmények a dokumentum áttekinthető, ésszerűen tagolt, logikus szerkezetére is érvényesek.

El kell kerülni a fölösleges túlszabályozás csapdáját, illetőleg azt, hogy lényeges kérdések kimaradjanak a megállapodásból.

A megállapodásban történő túlszabályozás veszélye mást jelent a székhelytelepülés és a társtelepülések esetében.

Utóbbiakra vonatkozóan indokolt lehet olyan kérdéseket belefoglalni a megállapodásba, amelyeknek egyébként csak a hivatali ügyrendben lenne helye (pl. az ügyfélszolgálati megbízott munkaköri kötelessége vagy a kirendeltség szervezete, munkarendje).

Ebben az esetben is érvényes az általános elv, hogy lényegesnek kell tekinteni minden olyan kérdést, amelyet jogszabály vagy a felek annak tartanak.

2. A megállapodás részletes tartalma

a) A közös önkormányzati hivatal hivatalos elnevezése

Az elnevezés az Mötv. 84. § (5) bekezdés b) pontja alapján tartalmazza a székhelytelepülés nevét, amely így válik a megállapodás részévé.

b) A közös hivatalt létrehozó önkormányzatok megnevezése

c) A megállapodás létrehozásának, módosításának, megszüntetésének módja

A megállapodás eo ipso lényeges eleme a közös döntések meghozatalának módja.

A közös hivatal létrehozása és maga a megállapodás tartalma csak az érintett képviselő-testületek egyhangú, át nem ruházható döntésén alapulhat.

Ezt a döntést a képviselő-testületek külön-külön tartott ülésükön hozzák meg.

A megállapodás azonban tartalmazhat olyan elemet is, hogy valamely témát a testületek együttes ülésen kívánnak megtárgyalni (pl. a jegyző éves beszámolója).

d) A hivatal felépítése (Figyelemmel az Mötv. 85. § (8) és (9) bekezdésére is)

– a székhelytelepülésen működő hivatal szervezete

– a települések, ahol kirendeltség működik

– a települések, ahol ügyfélszolgálati megbízott működik

e) A hivatal összlétszáma, a felépítés szerinti részletezéssel (székhely, kirendeltségek, ügyfélszolgálati megbízottak)

A hivatal létszámának meghatározása elsősorban az ellátandó feladatoktól, a kialakított struktúrától függ. Az érintett önkormányzatok közös érdeke, az ésszerű, hatékony mértékek és méretek kialakítása, a legkorszerűbb igazgatásszervezési megoldások (beleértve a technikai megoldásokat is) alkalmazása.

f) A működés alapkérdései

– a székhelytelepülés által nyújtott alapszolgáltatások (pl. informatikai szolgáltatás stb.)

– a kirendeltségek jellege (állandó, ideiglenes), szolgáltatásai, ügyfélfogadási rendje stb.

– az ügyfélszolgálati megbízott feladatai, munkarendje.

g) A hivatal irányítása [Mötv. 67. § a), b), d) pont]

– mely irányítási jogosultságot tartanak fenn maguknak a képviselő-testületek és milyen módon döntenek ezekben

– mely irányítási jogosultságokat bíznak a székhelytelepülés polgármesterére vagy a polgármesterek együttes döntésére

– a Mötv. 81. § (4) bekezdésben szabályozott egyetértési jog gyakorlásának módja.

h) A hivatal vezetése, a jegyző

– milyen döntési mechanizmusban döntenek a polgármesterek a jegyzővel kapcsolatos munkáltatói jogok gyakorlásáról

– a jegyző beszámolási kötelezettsége (gyakoriság, kötelező témák stb.)

– – a képviselő-testületek együttes ülésén (ha van ilyen)

– – az egyes települések testületei előtt

i) A hivatal költségvetéséhez való hozzájárulás településenként

A költségvetési hozzájárulás arányának meghatározása akkor okozza a legkevesebb feszültséget, ha minél több tényezőt vesznek figyelembe, esetleg az általában szokásos szempontokon (pl. lakosságszám, ügyiratforgalom stb.) kívül is.

A hivatal munkájának nyilvánossága

A közös hivatalra is vonatkozik az a jogállami követelmény, hogy érvényesüljön a hivatal munkájának átláthatósága, nyilvánossága, méghozzá valamennyi településen.

Ennek alapvető feltételeit, az ehhez kapcsolódó feladatokat is indokolt a megállapodásban rögzíteni.

 

2. számú melléklet

1. Alapító okirat

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV törvény (a továbbiakban Áht.) 8. § (4) értelmében a költségvetési szerv alapításáról alapító okiratot kell kiadni.  Az alapító okirat tartalmáról az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról kiadott 368/2011.(XII. 31.) Kormányrendelet (a továbbiakban Ávr.) 5.§-a rendelkezik. Eszerint az alapító okirat tartalmazza a költségvetési szerv nevét, székhelyét, esetleges telephelyeit, ha alapításáról jogszabály rendelkezett, akkor az alapításról rendelkező jogszabály teljes megjelölését, közfeladatát és alaptevékenységét, illetékességét, működési körét, az irányító szerv adatait, gazdálkodási besorolását, vezetőjének megbízási rendjét, valamint a foglalkoztatottakra vonatkozó foglalkoztatási jogviszonyok megjelölését. Jogszabály az alapító okirat fenti tartalmi kellékei mellett egyéb elemeket is tartalmazhat.

2. Szervezeti és működési szabályzat

Az önkormányzati működés alapdokumentuma továbbra is a szervezeti és működési szabályzat, amelyet az Mötv. 53. §-a alapján a képviselő-testület fogad el önkormányzati rendelet formájában. Az SZMSZ tartalmát az Mötv. szabályozza.

Ettől elkülönül az önkormányzati hivatal, mint önálló költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzata, melynek megalkotásáról és részleteiről az új Áht. rendelkezik. Fontos megjegyezni, hogy két különböző SZMSZ-ről van szó, melyek közti különbséget elnevezésükben is jelezni szükséges.

Az önkormányzati hivatal  szervezeti és működési szabályzatának konkrét tartalmát az Ávr. 13.§ (1) bekezdése az alábbiak szerint szabályozza:

„13. § (1) A költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzata tartalmazza

a) a költségvetési szerv alapításáról szóló jogszabály teljes megjelölését, ha a költségvetési szerv alapításáról jogszabály rendelkezett,

b) a költségvetési szerv alapító okiratának – ha azt az alapítás óta módosították, a hatályos, egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratának – keltét, számát, az alapítás időpontját,

c) az ellátandó, és a szakfeladatrend szerint szakfeladat számmal és megnevezéssel besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését,

d) azon gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását, amelyek tekintetében a költségvetési szerv alapítói, tulajdonosi (tagsági, részvényesi) jogokat gyakorol,

e) a szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek – ezen belül a gazdasági szervezet – megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, a költségvetési szerv szervezeti ábráját,

f) azon ügyköröket, amelyek során a szervezeti egységek vezetői a költségvetési szerv képviselőjeként járhatnak el,

g) a szervezeti és működési szabályzatban nevesített munkakörökhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat,

h) jogszabályban meghatározott kivétellel a munkáltatói jogok gyakorlásának – ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is – rendjét, és

i) az irányító szerv által a 10. § (1)-(3) bekezdése szerint a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szervek felsorolását.”

Fentiek értelmében az SZMSZ mellékletét képezhetik az egyes szervezeti egységek ügyrendjei, valamint a munkavállalók munkaköri leírásai.

Az ügyrend, a vonatkozó jogszabályok, valamint a helyi sajátosságok alapján részletesen meghatározza az adott szervezeti egység feladatait, a szervezethez tartozó vezetők és munkavállalók feladat-, hatás- és jogköreit.

A munkaköri leírás a felelősségi körök és hatáskörök egyik meghatározási módja, a munkáltató utasítása, amelyben a munkavállaló részére meghatározza azokat a feladatokat, alá- és fölérendeltségi viszonyokat, hatásköröket, amelyeket köteles és jogosult ellátni, illetve végezni a kinevezésben meghatározott munkaköre szerint.

3. Közszolgálati szabályzat

A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 75.§ (5) bekezdése szerint a hivatali szervezet vezetője köteles a törvényben foglaltaknak megfelelő és az általános munkáltatói szabályozási hatáskörbe tartozó kérdésekben közszolgálati szabályzatot kiadni.

Ebben a munkáltató meghatározza a munkáltatói jogok gyakorlásának rendjét, a teljesítményértékelés szabályait, a munkarendet – benne a helyettesítés, szabadságolás szabályait, a pályázati – kiválasztási eljárás rendjét, a szociális, egészségügyi, kegyeleti juttatásokra vonatkozó szabályozást.

A közszolgálati szabályzat melléklete gyakran a Cafetéria Szabályzat, melynek kiadását jogszabály konkrétan nem írja elő. A Cafetéria Szabályzatban a munkáltató által nyújtott béren kívüli juttatások körét, azok igénybe vételének módját határozzák meg.

4. Számviteli politika

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet szerint kötelező jelleggel kell kialakítani a számviteli politikát, melynek keretében el kell készíteni

a) az eszközök és a források leltározási és leltárkészítési szabályzatát,

b) az eszközök és források értékelésének szabályozását,

c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot,

d) a pénzkezelési szabályzatot.

5. Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás rendje

Az Ávr. 13. § (2) bekezdés értelmében a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban rendezi „a működéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket, így különösen

a) a tervezéssel, gazdálkodással – így különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével -, az ellenőrzési adatszolgáltatási és beszámolási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket,

b) a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet,

c) a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével és lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos kérdéseket,

d) az anyag- és eszközgazdálkodás számviteli politikában nem szabályozott kérdéseit,

e) a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait,

f) a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét,

g) a vezetékes és rádiótelefonok használatát, és

h) a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének, továbbá a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét.

6. Közbeszerzési szabályzat

A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény 6. §-a értelmében ajánlatkérőnek minősülnek a közbeszerzési eljárás során a költségvetési szervek és a helyi önkormányzatok is. E törvény 22.§ (1) bekezdése rendelkezik arról, hogy az ajánlatkérő saját közbeszerzési eljárásai rendjét köteles meghatározni. Ezen törvényi rendelkezésnek a helyi szabályozásban a közbeszerzési szabályzat felel meg. A szabályzat tartalmazza az eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének módját, a felelősségi szabályokat, a szerv nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét, az eljárás dokumentációs rendjét. Külön hangsúlyos elemként szerepel a szabályzatban a döntésekért felelős személy, személyek, testületek meghatározása.

7. Iratkezelési szabályzat

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Lvt.) 10. § (1) bekezdés c) pontjának előírása szerint egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki az önkormányzati hivatal számára a jegyző az illetékes közlevéltárral és a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervével egyetértésben.

Az iratkezelési szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza.

Az iratkezelési szabályzat mellékletét képezi az irattári terv, mely „a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.” (Lvt. értelmező rendelkezések).

8. Adatvédelmi szabályzat

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 7. § szerint mindazon szervezetek, amelyek a törvény szempontjából adatkezelőnek minősülnek – köztük a közös önkormányzati hivatal is – kötelesek tevékenységük során az adatok biztonságáról gondoskodni, továbbá kötelesek kialakítani azon eljárási szabályokat, amelyek a törvény és egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

Ugyanezen törvény 24. § (3) bekezdése alapján az önkormányzati adatkezelőknek adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatot kell készíteniük.

9. Tűzvédelmi szabályzat

A tűz elleni védekezésről, a műszaki mentésről és a tűzoltóságról szóló 1996. évi XXXI. törvény 19. § (1) bekezdése alapján többek között a jogi személyeknek tűzvédelmi szabályzatot kell készíteniük abban az esetben, ha ötnél több munkavállalót foglalkoztatnak, vagy ha ötvennél több személy befogadására alkalmas létesítményt működtetnek.

A tűzvédelmi szabályzat tartalmát, annak szükséges mellékleteit a tűzvédelmi szabályzat készítéséről szóló 30/1996. (XII.6.) BM rendelet konkretizálja.

10. Munkavédelmi szabályzat

Munkavédelmi szabályzat kiadásának kötelezettségét konkrét törvényi felhatalmazás nem tartalmazza. A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény 2. § (3) bekezdés szerint a munkáltató határozza meg – a jogszabályok és a szabványok keretein belül – annak módját, hogyan valósítja meg az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményeit.

11. Esélyegyenlőségi terv

Az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló 2003. évi CXXV. törvény 63. § (4) bekezdése kötelezi az 50 főnél több személyt foglalkoztató költségvetési szerveket, hogy esélyegyenlőségi tervet fogadjanak el.

A Módszertani segédlet teljes szövege olvasható A közös önkormányzati hivatalok megalakításához – I. rész és II. rész címek alatt.

Hozzászólások

Előfizetés

Kategória

Feliratkozás hírlevélre

Könyvajánló

Facebook Pagelike Widget

1037 Budapest, Montevideo utca 14.
Tel.: +36 1 340 2304
Fax: +36 1 349 7600
E-mail: info@hvgorac.hu

Weboldal: hvgorac.hu

Szakmai partnerek

Jegyzők Országos Szövetsége (JOSZ) – www.josz.eu

Közszolgálati Tisztviselők Szakmai Szervezeteinek Szövetsége – www.kozszov.org.hu