Az önkormányzati rendszer bevezetését követően hivatalunkban is elkezdődött a „számítógépek forradalma”.

Az évtized derekára értük el, hogy majdnem minden köztisztviselő személyi számítógép segítségével végezhesse munkáját és ekkorra épült ki a hivatali kommunikáció alapját képező Novell hálózat. A fejlesztési folyamat jelentősebb állomásaként említem meg a 2002. év végétől induló „HatRend” elnevezésű adatbázis-kezelő program rendszerbe állítását. Egy adatbázisban rögzítjük a bizottsági ülések napirendjeit és az ülésekről készült jegyzőkönyveket.
A hivatalon belüli kommunikációt javító szándékkal vezettük be a hivatal hálózatáról minden alkalmazott által elérhető, ún. „közös” mappa használatát. Erről a helyről érhetők el a közgyűlés rendeletei, a hivatal belső szabályzatai, a vezetői értekezletekről készült feljegyzések és azok a munkamappák, amelyek a hivatal mindennapi feladatainak ellátása szempontjából jelentősek (pl. közgyűlési munkaterv, házi telefonkönyv stb). A kommunikációt javítja, hogy szinte minden munkatárs rendelkezik saját e-mailcímmel, ezek egy levelező listát alkotnak, így akár azonnal értesíthető minden dolgozó.
A közgyűlés 2003-ban határozatot fogadott el arról, hogy üléseinek anyagait a jövőben digitalizált formában, elektronikus úton kívánja megkapni. A határozat végrehajtása során nem a közgyűlési terem hálózatainak (elektromos, és számítástechnikai) kiépítése és a notebook-ok beszerzése okozott gondot, hanem az, hogy egy eddig a mindennapi munkában jelen nem levő folyamatot kellett megtanulni, és hibátlanul alkalmazni. A kollégák informatikai ismereteinek hiánya, a megszokottól eltérő, új munkafolyamatok elsajátítása sok időt, türelmet igényelt, és sokszor viták forrása is volt. További gondunk volt, hogy az előterjesztések mellékleteit nem minden esetben a hivatal állította elő, hanem kívülről (más szervezettől) kerültek hozzánk, papír alapon. Digitalizált formában történő megszerzésük nem volt lehetséges. Pénzügyi forráshiány miatt ezek szkennelése (digitalizálása) mintegy 10 oldal terjedelemig volt megoldható, e felett sokszorosítással, papír alapon juttattuk el a közgyűlési anyagot a digitalizált anyagokkal együtt a képviselőknek. Az idő és a technikai fejlődés azonban megoldotta a problémákat és elmondhatjuk, hogy mára a közgyűlés üléseinek digitális alapon történő előkészítése és elektronikus postázása rutin feladattá vált, akár több száz oldalnyi papír alapú anyagot is rövid idő alatt tudunk szkennelni.
Egy külső cég 2004-ben megvizsgálta a hivatal működését. Ezt követően javaslatot tettem a közgyűlésnek szervezeti átalakításra és bizonyos munkafolyamatok megváltoztatására. Ez érintette az informatikát is. Az új informatikai vezetőnek utasítást adtam egy helyzetelemzésen alapuló, középtávú stratégia kidolgozására. A helyzetfelmérés rámutatott arra, hogy bár mennyiségileg a számítógépes ellátottság kiváló (szinte minden kolléga rendelkezik személyi számítógéppel, többen laptoppal), de a géppark minősége kritikus állapotban van.
A polgármesteri hivatal középtávú (2005 – 2010) fejlesztési tervét a közgyűlés 2005 májusában ellenszavazat nélkül fogadta el. A stratégia egy általános és egy különös részt tartalmaz. Az általános részben rögzítettük, legfontosabb céljaink közé tartozik:
a.) Biztosítani kell, hogy a polgárok az őket érintő önkormányzati, kistérségi információkhoz elektronikus formában is hozzájuthassanak, ezen belül el kell érni, hogy az önkormányzat működésére, illetve a döntésekre vonatkozó adatok az Interneten keresztül hozzáférhetővé váljanak.
b.) Az önkormányzat és szervei működésének elősegítésében, valamint az önkormányzat költségvetési szervei fenntartói irányításában hatékony informatikai támogatást kell biztosítani,
c.) Meg kell valósítani, hogy egyszerűsödjön, emellett hatékonyabbá váljon, gyorsuljon az ügyintézés a tér- és időkorlátok csökkentésével, valamint on-line módon is az elektronikus aláírás alkalmazása révén.
d.) El kell érni, hogy a közszolgálati dolgozók befogadják, és alkalmazni tudják a korszerű informatikai megoldásokat.
A különös rész a fenti célok megvalósításához vezető speciális előírásokat tartalmazza:
a.) A hardver eszközök elavultsági sorrendben történő, öt éven belüli teljes cseréje.
b.) A szoftver-fejlesztés a szabad licence-ű szoftverek beszerzésén alapul. Kiemelt területként kezeljük azonban az elektronikus iktatás és egy komplex pénzügyi rendszer bevezetését.
c.) A hálózat-fejlesztés a jól bevált Novell-re épül.
d.) Az önkormányzat hivatalos honlapjának rendszeres fejlesztése alapvető, mivel ez szükséges az e-közigazgatás megvalósításához.
e.) A képviselők és köztisztviselők felhasználói szintű informatikai ismereteinek fejlesztése, az informatikusok rendszeres szakmai továbbképzéseken való részvétele elengedhetetlen.
Az elfogadott stratégiára figyelemmel azonnal közbeszerzési eljárást indítottunk a nyomtatási lehetőség javítására és mára 36 db új, nagy teljesítményű (blokkszerűen működő) multifunkcionális (nyomtatás– szkennelés–fénymásolás) irodagép segíti a munkát. A több tucat elavult nyomtatót, fénymásolót leállítottuk. Kialakítottunk egy ún. Work Shop-ot is, amely a lakosság felé méltányos árért nyújt sokszorosítási (pl. A/0-ás méretben, vagy színesben megvalósuló) szolgáltatást.
Tavaly a tervben foglaltakat teljesítettük, megvalósult 35 db számítógép cseréje, a kor követelményeinek megfelelő (az egészséges munkakörnyezet követelményeit is figyelembe vevő) LCD monitorokkal együtt, megvalósult az okmányiroda ügyfélhívó rendszerének fejlesztése és beszereztünk egy komplex közszolgálati nyilvántartó rendszert.
A 2006. évre előirányzott fejlesztésekre a közgyűlés a pénzügyi forrást költségvetés módosítással biztosította, ez évben 59 db asztali számítógép, 20 db laptop beszerzését, valamint egy komplex pénzügyi rendszer és a számítógépes iktatás bevezetését tervezzük megvalósítani. Az elektronikus iktatás bevezetését a jogszabályi környezet gátolja. A levéltári törvény 9. § (2) bekezdése előírja, hogy elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik. Tudomásom szerint azonban a fenti követelményeknek megfelelő szoftver még nem szerezhető be.
A jövőben tervezzük a hivatal fennmaradó számítógépének cseréjét, azon kollégák laptoppal történő ellátását, akik hivatal épületén kívül is végeznek munkát. Az elektronikus közigazgatás bevezetésében is sok még a tennivaló, meg kell teremtenünk az interneten történő ügyintézés lehetőségét, ki kell építeni az önkormányzati intézményekkel elektronikus úton való kapcsolattartást, valamint informatikai rendszerünket integrálni kell a kistérséget alkotó többi önkormányzat rendszeréhez.