A korszerű ügyvitelszervezésnek ma már nélkülözhetetlen eszköze az informatika. Alkalmazása azonban feltételezi a szervezet racionalizálását, ellenkező esetben a jobb informáltság mellett munkaszervezési problémák léphetnek fel. Az integrált – egy szakterület egészét lefedő – rendszerek e követelményt még hangsúlyosabbá teszik.
Az önkormányzati hivatalok információs folyamatai a változó környezeti feltételektől, a munkatársak személyi lehetőségeitől, vezetői stílusoktól és még számos egyéb körülménytől függően eltérően fejlődtek. A szervezeti egységeken belül a munkamegosztás – az adott szakterület követelményein túl – nagyobbrészt az adatfeldolgozás sajátosságaira épül. Hagyományos környezetben – szigetszerű programok, kisebb-nagyobb részben manuális nyilvántartások használata esetén – csak állandó egyeztetésekkel, javításokkal biztosítható a részfolyamatok közötti összhang (1. sz. ábra). Az egyes rész-rendszerekből nehézkes, munkaigényes a vezetői információk összegyűjtése, a műveletek a korlátozott adatfeldolgozási lehetőségek miatt nem átcsoportosíthatóak. Integrált rendszerekben viszont minden adat azonos adatbázisban van, így a munkafolyamat műveletei nem különülnek el, az információk kinyerése egyszerű és gyors, nincs szükség pótlólagos egyeztetésekre. (2. sz. ábra).
  

Az önkormányzatoknál integrált rendszereket használnak már pl. műszaki-térinformatikai, valamint költségvetési gazdálkodási területeken, bár – az önkormányzatok szerény anyagi lehetőségei miatt – még csak kevés helyen.

A közműszerűen üzemeltetett, egységes kistérségi informatikai rendszerek elterjedésével együtt az integrált rendszerek használata válik általánossá, ezért fel kell készülni a hivatalok illetékes vezetőinek a szükséges szervezeti változtatásokra.

A szervezeti változások lehetőségeit alaposabban átgondolva a következőket emelhetjük ki:
• Az egyes ügytípusokhoz tartozó dokumentumok általában több, a rendszer számára lényeges információt tartalmaznak, mint amit egy-egy munkaműveletben eddig hasznosítottak. Pl. egy bejövő számla több kézen keresztülmenve jutott el a pénzügyi rendezésig, majd a könyvelésbe, illetve esetleg egy harmadik munkatársnál vették nyilvántartásba a rajta szereplő ÁFÁ-t. Az integrált rendszerben az összes szükséges adat egy helyen kerülhet rögzítésre, ami a munkamegosztásban – munkaterhelés elosztásában – okozhat változást: ezt természetesen a szervezeti működési szabályozásnak (ügyrend, munkaköri leírások) is követnie kell.
• A vezetői információk kigyűjtése – jelentős munkaigénye miatt – egy korlátozott, de hosszabb ideig változtathatatlannak tartott séma szerint történt korábban. Egy integrált informatikai rendszer bevezetésével az információs lehetőségek széles választéka nyílik meg, ami a döntés előkészítés folyamatának és adattartalmának módosítását igényli. Ez jelentősen javíthatja pl. az előterjesztések színvonalát, de zavart is okozhat, kellő átgondolás és előkészítés (igényfelmérés, tájékoztatás) hiányában.
• A közműszerűen – kistérségi, regionális központtal – üzemeltetett információs rendszerek lehetőséget adnak az eddigieknél hatékonyabb, az önkormányzatok társulásán alapuló munkamegosztásra.
Az integrált rendszerek bevezetése tehát számos új vezetői feladat megjelenésével jár, azonban ezen feladatok sikeres megoldása a vezetői munkában is minőségi előrelépést hoz majd.