Felgyorsult és folyamatosan digitalizálódó világunk állandóan változó környezetet teremt, amelyben mind fontosabb szerep jut az informatikai alkalmazásoknak. Segítik és megkönnyítik munkánkat, az életünk szerves részeivé válnak. Ma már az „e” betűvel kiegészített közigazgatás nem csupán az ügyfelek számára közvetlenül érzékelhető szolgáltatásokat jelent, hanem a belső működés hatékonyságát, integrált alkalmazásokkal megtámogatott ügyviteli folyamatokat, nyilvántartások és ráépülő szakrendszerek együttműködési képességét. Mindezeknek az önkormányzati igazgatásban is érvényre kell jutnia, amelyre vonatkozó megoldási alternatívaként jelentkezett az ASP.

Az ASP (Application Service Provider, alkalmazás-szolgáltató) nem más, mint egy technológiai modell, amelynek az a lényege, hogy a felhasználók távoli szolgáltató központtól, interneten keresztül vehetik igénybe a tevékenységükhöz szükséges alkalmazásokat. Ennek a modellnek az önkormányzati működésben történő implementálásaként értelmezhető tehát az önkormányzati ASP, mint központi rendszer.

Az ASP rendszer felépítése és fő funkcionalitása biztosan mindenki számára ismert, hiszen úton-útfélen találkozhatunk manapság ezekkel az információkkal. A keretrendszer, a támogató rendszerek, a szakrendszerek és az ún. adattárház alkotja és teszi egésszé a rendszert. A szakrendszerek azok a napi ügyvitelt támogató alkalmazások, amelyek immár kiváltják az eddig alkalmazott egyedi sajátosságokat mutató rendszereket, célul tűzve ki a bizonyos fokú sztenderdizációt. Az adattárházat érintő szükségesség kontra félelem szakmai „hitvita” több önálló fejezetet is megélt, illetve meg fog még élni a közeljövőben. Kanyarodjunk inkább vissza ahhoz a bizonyos másik megközelítéshez. Ez a megközelítés pedig a tények világa.

Kell-e csatlakozni?

A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvényben foglalt rendelkezések megteremtik a törvényi alapot a helyi önkormányzatok feladatellátásának ASP rendszer általi támogatására, a rendszerhez történő csatlakozásra. Az önkormányzati ASP rendszerről szóló 257/2016. (VIII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) pedig rögzíti a csatlakozások módját, határidejét és feladatait. Nem az tehát a fő kérdés, hogy milyen is az ASP, hanem az, hogy hogyan és miként lehet megfelelni a jogszabályokban rögzített kötelezettségeknek. Nem a szakmai lamentálás van most napirenden, hanem az igazán húsba vágó megfelelési kényszer. A „majd csak nem kell csatlakozni” mítosz immár a múlté.

Egészben vagy részben?

Kétféle lehetőség kínálkozik az ASP rendszerhez történő csatlakozásra.

Rendszercsatlakozás esetén az önkormányzat a feladatellátáshoz az ASP rendszer megfelelő szakrendszerét (és keretrendszerét) használja. Közös önkormányzati hivatalhoz tartozó minden helyi önkormányzat esetében a szakrendszerek használatának önkormányzatonkénti elkülönítése kerül biztosításra és a használt szakrendszerekben tárolt adatok adatfelelőse a helyi önkormányzat lesz. Aki ezt a csatlakozási formát választja, azt a kormányzat csatlakozási források biztosításával támogatja. Ezen célból került meghirdetésre a „KÖFOP-1.2.1-VEKOP-16 Csatlakoztatási konstrukció az önkormányzati ASP rendszer országos kiterjesztéséhez” című felhívás.

Másik lehetőség az ún. interfészes csatlakozás, amely során az önkormányzat a saját informatikai rendszerét megtartja ugyan, ám emellé fejlesztenie kell: mégpedig a Kincstár által meghatározott informatikai specifikációk alapján olyan interfészt, amelyen keresztül a meghatározott adatok automatizált módon kerülnek be az önkormányzati adattárházba. Ennek megfelelőséget az e-közigazgatásért felelős miniszter ellenőrzi, és mindenekelőtt adhat egyedi hozzájárulást a megvalósításra. Ezen hozzájárulás hiányában ilyen csatlakozás nem valósítható meg. Attól függetlenül, hogy egy önkormányzat az interfészes csatlakozást választja, az ASP rendszer keretrendszeréhez és adórendszeréhez ugyanúgy csatlakoznia kell. További fontos tény ennél a csatlakozási módozatnál, hogy ez támogatásból nem finanszírozható, csak saját forrásból. Kézenfekvő megoldásnak látszódhat az is, ha az egyes önkormányzatok eddig használt szakrendszereit fejlesztő és üzemeltető szállítók lefejlesztik ezt az interfészt a további együttműködés reményében. De ekkor csak további kérdések merülnek fel. Megkapja az önkormányzat az egyedi hozzájárulást az interfészes csatlakozásra? Amennyiben nem, akkor miből fogja finanszírozni a rendszercsatlakozást (hiszen a pályázati lehetőség addigra már lezárul)? Amennyiben megkapja az egyedi hozzájárulást, hosszú távon gazdaságosan működtethetőek-e ezek a rendszerek egyrészt az önkormányzat, másrészt az ügyfélkörből jelentősen veszítő szállítók oldalán? A döntés és a kockázat az önkormányzat térfelén, a határidő pedig közeleg. Látható, hogy az interfészes csatlakozás csak a nagyobb (megyei jogú városok, fővárosi kerületek) önkormányzatok számára lehet releváns, ahol jelenleg is olyan összetett és integrált rendszerek működnek, amelyek teljes kiváltása aránytalan lenne. Meggondolandó tehát a pályázatra nyitva álló időablak rövidsége okán, hogy mindenki nyújtsa be a pályázatot, aztán egy esetleges interfészes csatlakozást támogató döntés esetén újra lehet még kormányozni az ASP rendszer irányába haladó hajót.

Mit és mikorra?

A tények mezsgyéjén haladva további fontos kérdés, hogy valójában meddig is kell csatlakozni az ASP rendszerhez? Tény, hogy nem kell mindenkinek mindent 2017-re megvalósítani.

A teljes spektrumra vetítve egy három lépcsős csatlakozási folyamat rajzolódik ki. A már említett Rendelet 4. számú mellékletében felsorolt helyi önkormányzatoknak 2017. január 1-jéig kell az adó- és gazdálkodási szakrendszerhez csatlakozniuk. 2017. október 1-jéig van lehetőség minden további helyi önkormányzatnak az adó rendszerhez, 2018. január 1-jéig pedig minden helyi önkormányzatnak minden szakrendszerhez csatlakozni.

Tévhit tehát az, hogy mindent gyorsan és azonnal végre kell hajtani. Természetesen az első mérföldkő rohamosan közeleg és rendkívüli erőfeszítést fog igényelni a résztvevőktől, de a további munka 2017-ben is realizálható. Egy optimális feladat- és ütemtervvel tudatos bevezetés hajtható végre, amely a munkatársak leterheltségét is képes megfelelően tompítani.

Informatikai projekt?

Mi is valójában az ASP rendszerhez történő csatlakozás? Egy-egy informatikai szolgáltatás igénybevétele esetén hajlamosak vagyunk azt gondolni, hogy mindehhez informatikai tudásra van szükség. Ez szintén a mítoszok táborát hizlaló tévhit. A csatlakozás öt fő feladatcsoportot foglal magában, amelyek közül csupán egy informatikai vonatkozású.

Lehetőség van a csatlakozás során informatikai eszköz és szoftver beszerzésére, meghatározott paraméterek és költségplafon mentén. Ez természetesen határozottan informatikai feladat, hiszen egy kellően alapos helyzetfelmérés és testre szabott priorizálás eredményeként valóban önkormányzatra igazított eszközök és szoftverek szerezhetőek be, amelyek későbbiek során hatékonyan üzemeltethetőek. Fontos az is, hogy nem csupán a beszerzést kell lebonyolítani, de üzembe is kell helyezni ezeket az eszközöket, szoftvereket, majd ezt követően pedig üzemeltetni.

A működésfejlesztés és szabályozás kialakítása viszont már korántsem informatika. Sokkal inkább igazgatásszervezés. Az elkövetkezendő évek munkában töltött mindennapjait az fogja megalapozni, hogy azok a hivatali folyamatok, amelyekre az ASP rendszernek közvetlen vagy közvetett hatása van, hogyan kerültek kialakításra, vagy kiigazításra. A szabályzatok, a folyamatok, az ügyvitel igazgatási, mintsem informatikai kérdés.

Ugyanez igaz az elektronikus ügyintézés megvalósításának feladatára is. Gondolhatunk erre úgy is, hogy mindez nem több, mint egy nyomtatvány megtervezése. Viszont ebben az esetben nagyot tévedünk, hiszen a központi közigazgatásban hosszú évek tanulságos gyötrelmeit követően rögzült csupán, hogy az elektronikus ügyintézés nem áll meg nyomtatványtervezésnél. Ki kell alakítani azokat az ügyviteli folyamatokat, amelyek a nyomtatvány ügyintézésbe történő beemelését hivatottak támogatni. Ki és mit fog ügyintézőként ezzel a nyomtatvánnyal csinálni? Hogyan illeszthető be az elektronikus nyomtatvány az eljárásba? Mi van abban az esetben, ha nem elérhető a nyomtatvány? Kit lehet majd a nyomtatvány kitöltésével keresni? A munkatársnak milyen tájékoztatásra kell felkészülnie? Lehetne sorolni azokat a beavatkozási pontokat, amelyek az elektronikus ügyintézés megvalósításával meghatározandóak egy optimális működés során, ám azt gondolom felesleges. Látható, az elektronikus ügyintézés megvalósítása komplex megközelítést igényel.

Az adattisztítás és migráció egyértelműen az a feladatcsoport, amely igazgatási és módszertani ismeretek meglétére támaszkodik. Ezen feladatok lelke és motorja az az aprólékos, mindenre kiterjedő és figyelmet fordító hozzáállás, amely a hivatal dolgozóinak állhatatos munkája nélkül kivitelezhetetlen. Kivitelezhetetlen azért is, mert adatvédelmi szabályok mentén történő, helyi nyilvántartásokat érintő beavatkozásokról van szó.

A rendszer felhasználói tesztelése és élesítése pedig már a munkatársak napi szintű, ügyviteli feladatellátásának leképezése.

Látható tehát, attól, hogy egy informatikai alkalmazás bevezetéséről van szó, a csatlakozással járó feladatok nagy része igazgatási vonatkozású.

Ki csinálja meg mindezt?

A fentiekből is világosan látható, a csatlakozás igen összetett és újszerű feladatrendszert, valamint a feszített ütemezésre tekintettel, dinamikus végrehajtást jelent az önkormányzatok számára. Mindezek megfelelő minőségben történő ellátása az üzemszerű működés mellett plusz terheket ró az amúgy is túlterhelt szervezet munkatársaira.

Teljesen reális megoldási alternatívaként mutatkozik, ha külső szakértő bevonásával igyekszik egy önkormányzat mindezt kezelni. Sajnos bizonyos szempontból kiszolgáltatottak az önkormányzatok a piaci szféra szerencselovagjainak, akik az első „tégla” lerakásáig határtalan magabiztosságról tesznek tanúbizonyságot. A gond akkor kezdődik, amikor a megvalósítás során az első szakmai kérdés után a tizedikre sem kapunk választ. Érdemes az ellátandó feladathoz igazítani a választást a külső szállító profilját illetően. Fontos, hogy a kiszerződött feladatra ahhoz értő szakértő kerüljön megbízásra, akár úgy, hogy informatikai feladatot informatikus, igazgatásszervezési feladatot pedig igazgatásszervező végezzen. Érdemes arról is meggyőződni, hogy az adott cég valóban helytálló információkat közöl és nem téveszti-e meg netán a gyanútlan megrendelőt azzal, hogy nem létező minisztériumi kötődését hangoztatja.

Fontos azzal is tisztában lenni, hogy mely költségek hogyan számolhatóak majd el. Jó példa erre a projektmenedzsment költség, amelyet csak a hivatal munkatársaira lehet elszámolni. Ez akkor lehet érdekes, ha egy pályázatíró cég ezen feladatok ellátásáért ellentételezést igényel.

Így vagy úgy, kisebb vagy nagyobb mértékben – függően a kiszervezéstől – a hivatal munkatársai részt vállalnak a csatlakozás végrehajtásából. Van lehetőség ezen pályázati keretek között célprémiumok kifizetésére, amellyel a többletmunkát lehet honorálni.