A 2008-as esztendő során a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség ÁROP 1.A.2. megjelöléssel pályázati felhívást tett közzé a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztésére. A kiírásra Kapuvár Városi Önkormányzat pályázatot nyújtott be, és a megvalósításra 92 %-os támogatási intenzitással a maximális támogatási összeget: 19.964.000,- Ft-ot nyert el. Jelen írás a projekttel kapcsolatos helyi tapasztalatokat kívánja exponálni.

A pályázati felhívás önmagában régvárt reményeket ébresztett országszerte, ugyanis a helyi igazgatási szervek számára hosszú évtizedek óta először nyílt meg a lehetőség külső forrásból megvalósítani szervezetfejlesztési elgondolásaikat.
A kiírás keretében támogatható tevékenységekként az alábbiakat határozták meg:
• szakértői tanácsadás, szolgáltatás igénybevétele;
• képzések lebonyolítása;
• szoftverfejlesztés;
• egyes kapcsolódó további tevékenységek.
Fájó pont és komoly határoló tényező volt a projekttervezés szakaszában, hogy a szigorúan vett szervezetfejlesztési céljaink egyéb külső pénzügyi forrás vagy további pályázati lehetőség hiányában nem párosulhattak például eszközbeszerzéssel, épület-felújítással, -átalakítással, pedig ez talán a változtatások komplexebb végrehajtását tette volna lehetővé.
Az alábbiakban kifejtett, meglehetősen szerteágazó pályázati anyag összeállítását egy megbízott külső szakértői cég segítségével végeztük. Igyekeztünk arra törekedni, hogy az abban foglaltak visszatükrözzék a Hivatal előtt álló törvényi kötelezettségeket és a vezetés fejlesztési elképzeléseit egyaránt.
Már a pályázat előkészítésének ebben a fázisában dönteni kellett a projektmenedzsment személyi összetételéről. Törekvésünk volt, hogy a kivitelezés során a projekt minden eleme kellő támogatással bírjon mind szakmai, mind pénzügyi vonalról, egyúttal a várható adminisztrációs tehertétel se jelentsen legyűrhetetlen akadályt a napi munkamenetben. Lényegében így állt össze a megvalósítás aktív gerincét jelentő 5 fős csapat.
A pályázati anyag benyújtását követően az elbírálás folyamata nem történt zökkenőmentesen. A projekt, bár támogatást nyert, de a döntéshozatal kb. félévnyi csúszása a későbbiekben az időbeli és pénzügyi ütemezés szinte teljes újratervezését és módosításának engedélyeztetését igényelte.
A nyertes pályázati anyagunk 4 főbb fejlesztési részterületre tagozódik:
• E-iktatás bevezetése;
• Minőségügyi rendszer felülvizsgálata;
• Településüzemeltetési feladatok átvilágítása;
• Az ügyfélhívó rendszer bevezetésének előkészítése.
Jogszabályi kötelezettségből adódóan 2008. év végén a legsürgetőbb projektelem megvalósítása az elektronikus iktatásra is alkalmas, tanúsított ügyiratkezelő-program alapmoduljának beszerzése volt, melyhez kapcsolódóan megelőzőleg elvégeztük a korábbi iktatási rend teljeskörű felülvizsgálatát illetőleg a vonatkozó szabályozás módosításait, ezzel egységesítettük az addig tagolt ügyirat-kezelési folyamatot a Hivatal egészében. Ezen alprojekt keretében beszerzésre került továbbá egy csoportmunka-kezelő szoftver, amely alkalmas a hivatali dolgozók egymás közötti, valamint egyes kiemelt partnerszervezetek közötti írásos kommunikációjára, dokumentumok küldésére, feladatok és határidők kezelésére.
A második alprojektet indokolta, hogy 2008. évben új ISO minőségügyi szabvány jelent meg, amelyre le kívántuk cserélni a Hivatalban akkor alkalmazott ISO 9001:2001 minőségügyi rendszert. Ehhez egy szakértői cég bevonásával át kellett dolgoznunk a teljes meglévő dokumentációt, új minőségügyi eljárási szabályozást dolgoztunk ki és egyúttal bevezetésre került a CAF – Közös Értékelési Keretrendszer. Az újdonsült minőségügyi rendszerünket a 2009 júniusában zajló auditot követően sikeresen tanúsítattuk.
A harmadik és egyben legnagyobb szabású alprojekt keretében szakértői igénybevétellel felmérésre került a településüzemeltetéssel összefüggő feladatok teljes köre, ennek humán- és eszközigénye, végül javaslattétel fogalmazódott meg a feladatellátás – Hivatalon kívüli – jövőbeli módjára. Ezen az alprojekten belül megtörtént a Hivatal munkatársainak teljes körű kompetencia-mérése, melynek alapján személyre szabott fejlesztési javaslatok készültek az egyes munkakörök feladatainak hatékonyabb elvégzéséhez. Ennek adatai jelenleg már alapul szolgálnak az éves képzési terv, valamint teljesítménykövetelmények összeállításához. Szintén idetartozó projektelemként valósult meg a Hivatal vezetői körének csapatmunkát erősítő tréningrendezvénye és különböző szakmai tárgyú képzésen való részvétele.
A negyedik alprojekt a Hivatal épületében működő Okmányirodába telepíteni szándékolt ügyfélhívó rendszer bevezetését készítette elő, mely berendezés azóta saját forrásból került beszerzésre.
A projekt megvalósításával deklarált rövidtávú célunk volt új szervezési- és működési kultúra meghonosítása a Hivatal szakmai munkája, valamint a nyújtott szolgáltatások minőségének növekedése érdekében.